结构化会议培训：提升团队协作效率与思维同步能力

提升企业会议效率的关键：结构化会议管理

在现代企业中，会议已成为决策、沟通与协作的重要手段。然而，许多企业在会议管理中面临着诸多挑战，如会议内容偏离主题、参与者积极性不足、效率低下等问题。这些痛点不仅影响了团队的工作效率，还可能导致项目延误、资源浪费和团队士气下降。因此，如何提升会议的效率与效果，成为了各类企业亟待解决的重要课题。

陶娟：高效会议管理

【课程背景】本课程以爱德华·德博诺(Edward De Bono)的水平思考创新思维方式作为基础，旨在解决会议中思维不同步、难以聚焦，会议效率低下的问题。课程首先阐述了结构化会议的特点、本质和目  的；讲解结构化会议的底层架构——问题分析解决办法；着重介绍、演练能够使结构化会议可视的工具——活动挂图法；重点练习结构化会议的流程化。【课程收益】陈述结构化会议的本质、特点及目的在结构化会议中，有效应用活动挂图法支持群体参与设计典型团队参与会议的四要素应用常见工具包组织团队研讨应用结构化会议流程和工具准备、控制、跟进会议执行【课程对象】中基层管理者【课程时间】1天（6小时/天）【课程大纲】课程导入 —— 一场悬而未决的会议模块1：结构化会议的本质——群体思维1. 会议问题面面观：偏离主题效率不高参与度低2. 问题原因细分析：缺少理论和原则缺少群体参与的文化缺少规范化流程、工具缺少流程演练3. 结构化会议本质：结构化会议的本质: 水平思考、垂直思考结构化会议的特点: 结构化、规范性结构化会议的目的: 高效会议、提升绩效、发展团队案例：中粮结构化会议模块2 ：结构化会议的底层架构——问题分析解决1. 查找、界定问题（方法：三点法、六化法）2. 分析问题的根源（工具：鱼骨图、结构树）3. 筛选并确定解决问题的方案（工具：头脑风暴、六顶思考帽）4. 根据解决方案制订行动计划（工具：决策矩阵、甘特图）5. 实施行动计划（工具：实施成效检查表）6. 评估结果（工具：SDCA与PDCA结合）7. 小结：人类思维的基本形式——解决问题模块3： 结构化会议的可视化——活动挂图法1. 活动挂图法的特点2. 活动挂图法的书写规则和应用3. 团体研讨方法实践（使用活动挂图法）活动挂图法应用练习：典型团队研讨会议议程设计结构化会议设计四要素       4. 工具包形式简介模块4：结构化会议的流程与会议的必备技能1. 会议准备会议设计四要素会议的时间和地点准备工作清单（清单准备及注意要点）2. 会中控制（六顶思考帽使用）六顶思考帽概念结构化会议的五步骤及六帽使用结构化会议三角色及六帽使用主持人：与会者：记录员：会议质量评估工具3. 会后管理注重会后执行、持续提升绩效提升成就感、促进团队能力发展

陶娟 培训咨询

企业会议痛点的深度剖析

会议作为团队沟通的重要工具，理应发挥其应有的作用。然而，许多企业在实际操作中却陷入了以下困境：

• 主题偏离：会议中常常出现讨论内容与最初议题不符的情况，导致会议效率低下。
• 参与度低：部分团队成员在会议中缺乏参与感，可能因为缺乏明确的角色定位或会议节奏不当。
• 缺乏规范流程：会议缺少明确的目标和结构，导致讨论漫无目的，难以达成预期效果。
• 工具使用不当：传统的会议工具往往难以满足团队协作的需求，影响信息的传达与共享。

这些问题的根源在于缺乏有效的会议管理机制与工具，导致了团队在面对复杂问题时的思维不同步与沟通不畅。因此，企业需要通过结构化会议的方式，来提升会议的效率和参与度，确保团队在会议中能够聚焦于重要议题，推动问题的解决。

结构化会议的价值与应用

结构化会议是通过明确的流程和工具，帮助团队有效地进行问题分析和解决方案制定的一种会议形式。它以水平思考与垂直思考为基础，强调团队的群体思维与参与，能够有效提升会议的效果和参与者的积极性。

具体来说，结构化会议的优势体现在以下几个方面：

• 提升会议效率：通过明确会议的目的和议程，确保讨论的焦点集中，避免无效讨论。
• 促进团队协作：结构化会议强调团队的共同参与，通过有效的工具和方法，增强团队成员之间的互动与协作。
• 系统化问题解决：通过系统化的问题分析和解决流程，确保会议能够产生切实可行的解决方案。
• 可视化管理：利用可视化工具如活动挂图法，增强信息的传达与理解，帮助团队在会议中更好地聚焦于关键问题。

如何实施结构化会议

实施结构化会议并非一蹴而就，而是需要团队成员在会议前、中、后进行充分的准备与实践。以下是实施结构化会议的几个关键步骤：

会议前的准备

在会议召开之前，确保会议的设计与组织工作充分到位：

• 明确会议目标：清晰地定义会议的目的，确保所有参与者对会议的期待一致。
• 设计会议议程：制定详细的会议议程，列出各个讨论环节的时间分配与内容安排。
• 准备必要工具：选择适合的工具和方法，如鱼骨图、头脑风暴等，帮助团队在会议中有效沟通。

会议中的控制

会议进行时，主持人需具备以下技能，以确保会议的顺利进行：

• 时间管理：严格控制会议时间，避免讨论过于冗长，确保每个议题都能得到充分讨论。
• 促进参与：通过提问和引导，鼓励所有与会者积极发言，确保每个人的声音都能被听到。
• 使用可视化工具：采用活动挂图法等可视化工具，帮助与会者理清思路，增强理解与记忆。

会议后的管理

会议结束后，持续跟进会议的执行与效果评估同样重要：

• 总结会议成果：对会议中讨论的重点进行总结，形成会议纪要，确保信息的有效传递。
• 跟进执行进度：制定后续行动计划，明确责任人，并定期检查执行情况，确保任务落实。
• 评估会议效果：通过反馈机制，评估会议的效果，收集与会者的意见，持续优化会议管理流程。

核心价值与实用性总结

结构化会议不仅仅是一种会议形式，更是一种有效的问题解决工具。通过实施结构化会议，企业能够明显提高会议的效率，促进团队的协作与创新，确保每次会议都能为企业的发展带来实际价值。

在当前竞争激烈的市场环境中，企业需要不断优化内部管理，提高团队的工作效率与协作能力。结构化会议的实施为企业提供了一种切实可行的方法，使得团队在面对复杂问题时能够快速响应，找到有效的解决方案，从而推动企业的持续发展。

通过深入理解结构化会议的原理与应用，企业管理者可以在实际操作中灵活运用相关工具与方法，提升会议的整体效果与团队的凝聚力。在未来的工作中，这将成为企业提升竞争力的重要一环。