水平思考培训：提升结构化会议效率与团队协作

提升会议效率：企业面临的痛点与解决方案

在当今快节奏的商业环境中，会议已经成为企业沟通与决策的重要工具。然而，许多企业在会议管理中遇到了一系列难题，如会议效率低下、参与度不足、以及思维不同步等。这些问题不仅浪费了宝贵的时间，还可能导致决策失误，进而影响企业的整体绩效。因此，如何有效管理会议，成为了中基层管理者亟需解决的关键问题。

陶娟：高效会议管理

【课程背景】本课程以爱德华·德博诺(Edward De Bono)的水平思考创新思维方式作为基础，旨在解决会议中思维不同步、难以聚焦，会议效率低下的问题。课程首先阐述了结构化会议的特点、本质和目  的；讲解结构化会议的底层架构——问题分析解决办法；着重介绍、演练能够使结构化会议可视的工具——活动挂图法；重点练习结构化会议的流程化。【课程收益】陈述结构化会议的本质、特点及目的在结构化会议中，有效应用活动挂图法支持群体参与设计典型团队参与会议的四要素应用常见工具包组织团队研讨应用结构化会议流程和工具准备、控制、跟进会议执行【课程对象】中基层管理者【课程时间】1天（6小时/天）【课程大纲】课程导入 —— 一场悬而未决的会议模块1：结构化会议的本质——群体思维1. 会议问题面面观：偏离主题效率不高参与度低2. 问题原因细分析：缺少理论和原则缺少群体参与的文化缺少规范化流程、工具缺少流程演练3. 结构化会议本质：结构化会议的本质: 水平思考、垂直思考结构化会议的特点: 结构化、规范性结构化会议的目的: 高效会议、提升绩效、发展团队案例：中粮结构化会议模块2 ：结构化会议的底层架构——问题分析解决1. 查找、界定问题（方法：三点法、六化法）2. 分析问题的根源（工具：鱼骨图、结构树）3. 筛选并确定解决问题的方案（工具：头脑风暴、六顶思考帽）4. 根据解决方案制订行动计划（工具：决策矩阵、甘特图）5. 实施行动计划（工具：实施成效检查表）6. 评估结果（工具：SDCA与PDCA结合）7. 小结：人类思维的基本形式——解决问题模块3： 结构化会议的可视化——活动挂图法1. 活动挂图法的特点2. 活动挂图法的书写规则和应用3. 团体研讨方法实践（使用活动挂图法）活动挂图法应用练习：典型团队研讨会议议程设计结构化会议设计四要素       4. 工具包形式简介模块4：结构化会议的流程与会议的必备技能1. 会议准备会议设计四要素会议的时间和地点准备工作清单（清单准备及注意要点）2. 会中控制（六顶思考帽使用）六顶思考帽概念结构化会议的五步骤及六帽使用结构化会议三角色及六帽使用主持人：与会者：记录员：会议质量评估工具3. 会后管理注重会后执行、持续提升绩效提升成就感、促进团队能力发展

陶娟 培训咨询

会议效率低下的根本原因

会议效率低下通常源于多种因素，这些因素相互交织，形成了一个复杂的系统。以下是一些主要原因：

• 缺乏明确的会议目标：许多会议在召开时缺乏清晰的目的和议程，导致与会者无法集中注意力，讨论内容偏离主题。
• 参与度不足：有些与会者可能在会议中处于被动状态，缺乏参与和互动，这使得会议的讨论质量下降。
• 缺乏规范化流程和工具：会议的流程往往没有标准化，缺少有效的工具来支持讨论和决策，从而导致效率低下。
• 思维方式的局限性：传统的会议思维往往依赖于线性思维，难以激发创新和灵活应变的能力。

行业需求与企业痛点

面对以上挑战，企业在会议管理方面的需求愈发明显。为了提升会议的效率和效果，企业需要掌握一套系统的方法论，以便于在复杂的会议环境中引导团队进行高效的讨论和决策。这不仅能提高团队的参与感，还能确保会议的每个环节都能产生实际价值。

同时，企业也亟需建立一套可视化的工作流程，以便于与会者能够清晰地看到会议的进展，避免思维的混乱和不必要的重复。这种可视化的方式能够帮助团队迅速聚焦于讨论的核心问题，从而提升整体的会议效率。

结构化会议管理的核心价值

为了解决上述问题，结构化会议管理提供了一种有效的解决方案。结构化会议是一种系统化、规范化的会议形式，旨在通过合理的流程和工具，提升会议的效率和成果。以下是结构化会议的几个核心价值：

• 提高会议的聚焦度：通过明确的目的和结构，帮助与会者在讨论中保持高度的专注，避免偏离主题。
• 增强团队的参与感：结构化会议鼓励每位与会者积极参与，提供意见和建议，从而提升团队的凝聚力和合作意识。
• 规范化会议流程：通过标准化的会议流程，使得每次会议都能按照既定的步骤进行，减少混乱和时间浪费。
• 提升决策的质量：结构化会议通过集体智慧的汇聚，提高决策的准确性和有效性，降低决策失误的风险。

如何实施结构化会议

实施结构化会议并不复杂，企业只需掌握一些基本的工具和技巧即可。以下是一些关键步骤：

• 问题分析与界定：首先，要明确会议的核心问题，使用工具如鱼骨图和结构树来分析问题的根源。
• 制定解决方案：通过头脑风暴和六顶思考帽等方法，集思广益，筛选出可行的解决方案。
• 行动计划的制订：使用决策矩阵和甘特图等工具，将解决方案转化为具体的行动计划，并明确责任分工。
• 实施与评估：在实施过程中，使用实施成效检查表来监控进展，并通过SDCA与PDCA相结合的方式进行效果评估。

可视化工具在结构化会议中的应用

在结构化会议中，使用可视化工具能够大大增强会议的效果。其中，活动挂图法是一种非常有效的可视化工具。它能够帮助团队在会议中清晰地展示思路和结果，使得讨论过程更加直观和高效。

活动挂图法的应用包括：

• 明确会议议程：通过可视化的方式，清晰列出会议的各个议程，使与会者能够提前了解讨论的内容和顺序。
• 记录讨论过程：在会议过程中，使用活动挂图记录重要的讨论结果和决策，确保信息的透明性和可追溯性。
• 促进团队互动：通过可视化的展示，激发与会者的参与热情，促进团队之间的互动和交流。

总结

结构化会议管理为企业提供了一种高效的会议解决方案，可以有效应对会议中常见的痛点和挑战。通过采用结构化的方法，企业不仅可以提升会议的效率，还能够增强团队的参与感和凝聚力。可视化工具的应用更是为会议提供了直观的展示方式，使得讨论过程变得更加清晰和高效。

在不断变化的商业环境中，企业需要通过有效的会议管理来提升决策效率和团队协作能力。结构化会议的实施，可以成为企业在竞争中保持优势的重要一环。