提升企业沟通效率:商务英语书面沟通的重要性
在现代职场中,有效的沟通被视为企业成功的关键因素之一。随着全球化进程的加快,尤其是在外企和跨国公司,书面沟通的重要性愈发凸显。根据麦肯锡的研究,许多员工在工作中至少有30%的时间都在处理电子邮件。尽管社交媒体和即时通讯工具日益普及,电子邮件依然是商务沟通的主流方式之一。然而,很多员工在邮件写作方面缺乏系统的培训,导致沟通的效率低下和误解频发。这种情况不仅增加了工作负担,还可能影响企业的整体运营效率。
【Course Background】According to a McKinsey study of the average employee in the US, one spends at least 30% of workhours reading and responding to emails. Situation is similar in China, especially in foreign companies and transnational companies. Even in the era of social media and apps, emails are by far the most common method of communication in business for a wide range of purposes. Email is evolving with the time, it is becoming a searchable archive, a manager’s accountability source, and a document courier. However, employees rarely receive systematic training in business writing, specifically email writing. Therefore, we often send and receive bad emails that consequently result in even more emails because of miscommunication. It is necessary to learn how to write emails concisely, logically, persuasively, effectively, which connects with the readers and solves problems at work.【课程背景】根据麦肯锡一项调查表明,美国企业员工平均有30%的工作时间都在回复邮件。在中国,情况也是相似,特别是在外企和跨国公司。在社交媒体的时代,邮件仍然是商务沟通中使用最为普遍的沟通方式,其所涉及的内容也极为广泛。随着时代的变化,邮件的功能也更新迭代,成为可搜索的档案、职业经理人的问责证据、文件传递的载体。然而,很多公司的员工都没接受过系统的商务写作培训,尤其是邮件写作。因此,我们常常发出或收到糟糕的邮件,往往造成沟通不畅。如此往复,恶性循环。因此,学会如何高效地写出言简意赅、逻辑详实、极具说服力的邮件,既提升职场人际关系,又解决工作中的问题,就显得尤为必要了。【Course Highlights】The aim of this course is to ensure your email will be read and acted on after you receive the training. Therefore, it is not only offering a number of useful linguistic knowledges to enhance your writing skills, but also covering how to have a two-way communication at the workplace via email. The course emphasizes the problem-solving mindset that every single email is written to solve problems. It is important for the sender to analyze the existing information from 3 perspectives, “Tone, Content and Logic”. To think before write, you will be able to write emotional comfortable, logical and convincing emails. In the context of globalization, business writing in English is one kind of cross-cultural communications. The course looks into the cultural and linguistic differences in different scenarios, especially when handling sensitive issues. After taking this course, Chinglish will no longer be your worries. Write to win will become a reality. 【课程亮点】本课程的目标是让你的邮件能被收件人及时地阅读并付诸行动。因此,课程不仅涵盖了诸多实用的英语表达及写作技巧,并将教授如何通过邮件实现职场的双向沟通。课程强调以解决问题为导向的思维出发,邮件撰写者应三思而后落笔,从“语气、内容、逻辑”三个维度分析既有信息,继而写出令人情绪舒适、有逻辑性、极具说服力的邮件。在全球化的语境之下,商务英语写作是跨文化交流的一种方式。本课程将探讨不同情境之下的中西文化语言差异,特别是处理敏感事件的文化语言差异。在完成本课程的学习之后,中式英语将不再是你的困扰,写赢职场也将成为现实。【Course Outline】【课程大纲】Section One版块一 Email Essentials/ 3h英语电邮必备/ 3小时Essentials: building blocks of business correspondence 电子商务邮件的“基础构件”,每个部分标准且高效的写法Subject line: brief + informative (news headline style)标题:简洁+信息量(新闻式标题)Correct salutation and greeting: relations between you and the reader 称呼与问候:你与读者的关系Opening: reason for writing, put your purpose in a direct and warm way开头:一语中的,同时传递温度Main point: short paragraphs 主要内容:短篇段落结构Closing:create potential for a two-way communication结尾:营造潜在的双向沟通Details: provide “all the needed” information, reader-friendly format and layout 细节:提供“所有的必需的”信息、舒适的格式排版Ending: Dos & Don’ts in emails 电子邮件中的注意事项Choose the right tools (email, face-to-face, WeChat/What’s app) in the light of conditions 因事而异:选择合适的沟通方式(邮件、当面沟通、微信)Case study I: Push a colleague in different department to send the report on time案例讨论一:有技巧地催促不同部门同事按时交报告 Section Two版块二 Content Structure/3.5h内容结构/3.5小时 Structure guideline: how to arrange contents in an email?结构指南:如何编排邮件内容?What is your objective for writing email & make a list of bullet points 你写这封邮件的目的是什么 & 列出内容要点Who you are writing? (Tone)邮件写给谁?(语气)What do you want from the reader? (Content)你想让对方做什么?(内容)Why the reader shall act as per your proposal? (Logic)对方为什么应该做?(逻辑)Cut to the chase with your objective: catch attention, save time, avoid misunderstanding 开门见山:引起注意、节省时间、避免误解Think before write: problem-solving mindset 三思而后落笔:解决问题的思维Key information: what, who, when, where, why 核心信息:何事、何人、何时、何地、何故 Analytical methods: pyramid structure, mind mapping, fishbone diagram 分析方法:金字塔结构、思维导图、鱼骨图Case study II: Draw the pyramid structure, mind mapping, fishbone diagram for progress report / business proposal / work plan / promotion application案例讨论二:为进度报告、活动方案、工作计划、竞升申请做金字塔结构/思维导图/鱼骨图Section Three版块三Linguistics/3h语言专版/3小时 Write with credibility —— concise & clear写出信服力——简明扼要No flowery writing, but informative expressions (graphs, statistics, facts, quotes)摈弃华丽辞藻,使用信息化语言(图表、数据、事实、引用)Using verbs rather than adjectives多用动词,少用形容词List of commonly used linking words and phrases 常用连接词10 rules of writing easily understood English 简明英语写作10大法则Be clear in your position立场清晰Keep it short: value reader’s time more than yours 篇幅简短:尊重对方的时间Case study III: Request your supervisor for approving a new hire 案例讨论三:请上级批准新增一名同事Case study IV: Apply for a site visit to a client 案例讨论四:向客户请求前去拜访 Section Four版块四 Cross-cultural communication/2h跨文化沟通/2小时 Writing on sensitive/negative/embarrassing issues —— Positive 处理敏感/负面/尴尬的事件——积极Correct tone & business style: emails alive 正确的语气&商务风格:见字如面Writing etiquette 书面礼仪Using modal verbs correctly 正确使用情态动词State “what can/should be done”, instead of “what cannot/should not be done”陈述“能/应该”做的,而不是“不能/不应该”做的Linguistic differences due to different cultures 东西方不同文化的语言差异Avoid Chinglish 避免中式英语Case study V: Reply to a underperformed supplier 案例讨论五:回复表现不佳的供应商的邮件Case study VI: Reply to a complaint 案例讨论六:回复一封投诉信 Section Five版块五 Conclusion & practice/1.5h总结及综合演练/1.5小时Problem-solving mindset 解决问题的思维Tone,Content, Logic 语气、内容、逻辑Practicing “TCL”操练“TCL”写作思维Emails alive with the right tone: make the reader emotionally comfortable见字如面:让对方情感上舒适Provide all needed information: make the reader thoughtfully informed发散思维,提供所有必需的信息:周到地与对方沟通(思维的广度)Build the structure logically: make the reader logically convinced收拢思维,构建有逻辑的结构:逻辑上让对方信服(逻辑的深度)Case study VII: salary raise request 案例讨论七:提出加薪
企业面临的沟通挑战
企业在日常运作中,常常会遇到以下几种沟通挑战:
- 邮件内容不清晰,导致信息传递不准确。
- 缺乏有效的沟通结构,造成邮件写作的逻辑混乱。
- 对收件人的语气把握不当,影响双方的关系。
- 跨文化沟通中的语言障碍,增加了误解的可能性。
- 未能有效处理敏感话题,可能导致团队内部矛盾。
这些挑战不仅影响了员工的工作效率,还可能导致项目延误、资源浪费,甚至影响客户满意度和企业声誉。因此,提升员工的商务英语书面沟通能力,成为了越来越多企业的迫切需求。
提升书面沟通能力的解决方案
为了解决上述问题,企业需要为员工提供系统的培训,特别是在电子邮件写作方面的培训。高效的邮件写作不仅能让邮件被及时阅读和回复,还能有效地解决工作中的问题。培训内容可以围绕以下几个关键点展开:
1. 邮件写作的基本要素
邮件的结构应当简明扼要,包括以下几个部分:
- 标题:简洁而富有信息量,能够引起收件人的注意。
- 称呼与问候:恰当的称谓可以拉近与收件人的距离。
- 开头:直接说明写邮件的目的。
- 主要内容:使用短段落,使信息易读。
- 结尾:创造双向沟通的潜在机会,鼓励对方回复。
通过系统学习这些基本要素,员工可以迅速提升邮件的专业性与有效性,减少因沟通不当导致的错误和误解。
2. 内容结构与逻辑思维
在邮件写作中,内容的结构和逻辑至关重要。培训中应强调如何根据目标明确邮件内容,利用金字塔结构、思维导图等方法来组织信息。这可以帮助员工更加清晰地思考,避免信息的遗失或混淆。
3. 语言表达与风格
有效的邮件必须具备简明扼要的语言表达,避免使用过于复杂的句子和华丽的辞藻。通过学习常用的连接词和短语,员工能够更好地传达自己的思想,使邮件内容更加流畅。
4. 跨文化沟通的注意事项
在国际化的工作环境中,跨文化沟通的能力尤为重要。培训应包括对不同文化背景下语言差异的理解,以及如何在书面沟通中保持适当的语气和风格,避免语言带来的误解。
课程的核心价值与实用性
通过以上培训内容的学习,企业不仅能够提升员工的商务英语书面沟通能力,还能有效解决以下问题:
- 提升沟通效率:通过结构化的邮件写作,使信息传递更加迅速,减少不必要的邮件往来。
- 降低误解风险:明确的内容结构和逻辑思维可以有效减少信息的误读和误解。
- 增强团队协作:良好的书面沟通能力可以促进团队内部的协作与理解,提升工作氛围。
- 提升企业形象:专业的邮件写作能够给客户和合作伙伴留下良好的印象,增强企业的信誉。
总的来说,提升商务英语书面沟通能力的课程,不仅是对员工个人能力的增强,更是对企业整体沟通效率的提升。通过系统的培训,员工能够在实际工作中更加自信地使用英语进行书面沟通,从而为企业的发展贡献更多的价值。
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