提升商务沟通效率的关键：专业书面沟通技能
在现代商业环境中，沟通的有效性直接影响到企业的运营效率和员工的工作满意度。根据麦肯锡的一项研究，平均每位员工在工作中至少有30%的时间用于阅读和回复电子邮件。在中国，尤其是外企和跨国公司，这一比例同样显著。这表明，电子邮件依然是商务沟通的主要工具，然而，许多员工并未接受系统的商务写作培训，这导致沟通不畅和误解频发。
【Course Background】According to a McKinsey study of the average employee in the US, one spends at least 30% of workhours reading and responding to emails. Situation is similar in China, especially in foreign companies and transnational companies. Even in the era of social media and apps, emails are by far the most common method of communication in business for a wide range of purposes. Email is evolving with the time, it is becoming a searchable archive, a manager’s accountability source, and a document courier. However, employees rarely receive systematic training in business writing, specifically email writing. Therefore, we often send and receive bad emails that consequently result in even more emails because of miscommunication. It is necessary to learn how to write emails concisely, logically, persuasively, effectively, which connects with the readers and solves problems at work.【课程背景】根据麦肯锡一项调查表明，美国企业员工平均有30%的工作时间都在回复邮件。在中国，情况也是相似，特别是在外企和跨国公司。在社交媒体的时代，邮件仍然是商务沟通中使用最为普遍的沟通方式，其所涉及的内容也极为广泛。随着时代的变化，邮件的功能也更新迭代，成为可搜索的档案、职业经理人的问责证据、文件传递的载体。然而，很多公司的员工都没接受过系统的商务写作培训，尤其是邮件写作。因此，我们常常发出或收到糟糕的邮件，往往造成沟通不畅。如此往复，恶性循环。因此，学会如何高效地写出言简意赅、逻辑详实、极具说服力的邮件，既提升职场人际关系，又解决工作中的问题，就显得尤为必要了。【Course Highlights】The aim of this course is to ensure your email will be read and acted on after you receive the training. Therefore, it is not only offering a number of useful linguistic knowledges to enhance your writing skills, but also covering how to have a two-way communication at the workplace via email. The course emphasizes the problem-solving mindset that every single email is written to solve problems. It is important for the sender to analyze the existing information from 3 perspectives, “Tone, Content and Logic”. To think before write, you will be able to write emotional comfortable, logical and convincing emails. In the context of globalization, business writing in English is one kind of cross-cultural communications. The course looks into the cultural and linguistic differences in different scenarios, especially when handling sensitive issues. After taking this course, Chinglish will no longer be your worries. Write to win will become a reality. 【课程亮点】本课程的目标是让你的邮件能被收件人及时地阅读并付诸行动。因此，课程不仅涵盖了诸多实用的英语表达及写作技巧，并将教授如何通过邮件实现职场的双向沟通。课程强调以解决问题为导向的思维出发，邮件撰写者应三思而后落笔，从“语气、内容、逻辑”三个维度分析既有信息，继而写出令人情绪舒适、有逻辑性、极具说服力的邮件。在全球化的语境之下，商务英语写作是跨文化交流的一种方式。本课程将探讨不同情境之下的中西文化语言差异，特别是处理敏感事件的文化语言差异。在完成本课程的学习之后，中式英语将不再是你的困扰，写赢职场也将成为现实。【Course Outline】【课程大纲】Section One版块一 Email Essentials/ 3h英语电邮必备/ 3小时Essentials: building blocks of business correspondence 电子商务邮件的“基础构件”，每个部分标准且高效的写法Subject line: brief + informative （news headline style）标题：简洁+信息量（新闻式标题）Correct salutation and greeting: relations between you and the reader 称呼与问候：你与读者的关系Opening: reason for writing, put your purpose in a direct and warm way开头：一语中的，同时传递温度Main point: short paragraphs 主要内容：短篇段落结构Closing：create potential for a two-way communication结尾：营造潜在的双向沟通Details: provide “all the needed” information, reader-friendly format and layout 细节：提供“所有的必需的”信息、舒适的格式排版Ending: Dos & Don’ts in emails 电子邮件中的注意事项Choose the right tools (email, face-to-face, WeChat/What’s app) in the light of conditions 因事而异：选择合适的沟通方式(邮件、当面沟通、微信)Case study I: Push a colleague in different department to send the report on time案例讨论一：有技巧地催促不同部门同事按时交报告 Section Two版块二 Content Structure/3.5h内容结构/3.5小时 Structure guideline: how to arrange contents in an email?结构指南：如何编排邮件内容？What is your objective for writing email & make a list of bullet points 你写这封邮件的目的是什么 & 列出内容要点Who you are writing? (Tone)邮件写给谁？(语气)What do you want from the reader? (Content)你想让对方做什么？(内容)Why the reader shall act as per your proposal? (Logic)对方为什么应该做？(逻辑)Cut to the chase with your objective: catch attention, save time, avoid misunderstanding 开门见山：引起注意、节省时间、避免误解Think before write: problem-solving mindset 三思而后落笔：解决问题的思维Key information: what, who, when, where, why 核心信息：何事、何人、何时、何地、何故 Analytical methods: pyramid structure, mind mapping, fishbone diagram 分析方法：金字塔结构、思维导图、鱼骨图Case study II: Draw the pyramid structure, mind mapping, fishbone diagram for progress report / business proposal / work plan / promotion application案例讨论二：为进度报告、活动方案、工作计划、竞升申请做金字塔结构/思维导图/鱼骨图Section Three版块三Linguistics/3h语言专版/3小时 Write with credibility —— concise & clear写出信服力——简明扼要No flowery writing, but informative expressions (graphs, statistics, facts, quotes)摈弃华丽辞藻，使用信息化语言（图表、数据、事实、引用）Using verbs rather than adjectives多用动词，少用形容词List of commonly used linking words and phrases 常用连接词10 rules of writing easily understood English 简明英语写作10大法则Be clear in your position立场清晰Keep it short: value reader’s time more than yours 篇幅简短：尊重对方的时间Case study III: Request your supervisor for approving a new hire 案例讨论三：请上级批准新增一名同事Case study IV: Apply for a site visit to a client 案例讨论四：向客户请求前去拜访 Section Four版块四 Cross-cultural communication/2h跨文化沟通/2小时 Writing on sensitive/negative/embarrassing issues —— Positive 处理敏感/负面/尴尬的事件——积极Correct tone & business style: emails alive 正确的语气&商务风格：见字如面Writing etiquette 书面礼仪Using modal verbs correctly 正确使用情态动词State “what can/should be done”, instead of “what cannot/should not be done”陈述“能/应该”做的，而不是“不能/不应该”做的Linguistic differences due to different cultures 东西方不同文化的语言差异Avoid Chinglish 避免中式英语Case study V: Reply to a underperformed supplier 案例讨论五：回复表现不佳的供应商的邮件Case study VI: Reply to a complaint 案例讨论六：回复一封投诉信 Section Five版块五 Conclusion & practice/1.5h总结及综合演练/1.5小时Problem-solving mindset 解决问题的思维Tone，Content, Logic 语气、内容、逻辑Practicing “TCL”操练“TCL”写作思维Emails alive with the right tone: make the reader emotionally comfortable见字如面：让对方情感上舒适Provide all needed information: make the reader thoughtfully informed发散思维，提供所有必需的信息：周到地与对方沟通（思维的广度）Build the structure logically: make the reader logically convinced收拢思维，构建有逻辑的结构：逻辑上让对方信服（逻辑的深度）Case study VII: salary raise request 案例讨论七：提出加薪
企业面临的痛点
随着全球化的加速，企业在国际市场中的竞争愈发激烈，良好的沟通能力显得尤为关键。以下是一些企业普遍面临的沟通痛点：
- 信息传递不畅：员工在撰写电子邮件时，往往缺乏清晰的结构和逻辑，导致信息传递不完整。
- 误解与混淆：由于缺乏有效的写作技巧，电子邮件中容易产生误解，进而引发更多的沟通成本。
- 跨文化沟通困难：在国际化的环境中，不同文化背景的员工可能在沟通中产生障碍，影响团队合作。
- 缺乏说服力：许多员工在撰写商务邮件时，未能有效说服收件人采取行动，导致沟通效果不佳。
这些痛点不仅影响了员工的工作效率，也对企业的整体运营造成了负面影响。因此，提升商务书面沟通能力，尤其是电子邮件写作能力，成为解决这些问题的关键。
有效沟通的核心要素
要提升商务书面沟通的有效性，企业需要关注以下几个核心要素：
- 语气与内容：邮件的语气应与读者的关系相适应，同时内容要简洁明了，避免冗长的表达。
- 逻辑结构：邮件应遵循清晰的逻辑结构，确保读者能够快速理解主要信息。
- 双向沟通：邮件不仅是单向的信息传递工具，更应促进双向沟通的实现。
- 文化敏感性：在跨文化环境中，理解并尊重文化差异能够有效避免误解。
提升商务书面沟通能力的解决方案
为了帮助企业解决以上痛点，提升员工的商务书面沟通能力，针对性地培训课程应运而生。该课程不仅提供实用的写作技巧与语言知识，还强调问题解决的思维方式。以下是该课程所涵盖的关键内容：
邮件撰写基础
课程首先介绍了电子邮件的基本构成，包括：
- 主题行：简洁且信息量大的标题，确保收件人能够快速了解邮件的核心内容。
- 称呼和问候：根据与读者的关系选择合适的称呼，营造良好的沟通氛围。
- 开头部分：直接表明写作目的，以温暖的语气引入主题。
- 主要内容：使用短段落，确保信息易读，避免信息过载。
- 结尾：鼓励双向沟通，为后续交流铺平道路。
通过掌握这些基础知识，员工能够有效提升邮件撰写的专业性，减少误解的发生。
内容结构与逻辑思维
在商务写作中，内容结构的合理安排至关重要。课程中教授了如何从以下三个方面进行分析：
- 目标明确：在写作前明确邮件的目的是什么，列出要点，以确保信息传递的清晰。
- 受众分析：根据读者的背景和需求调整语气与内容，使其更具针对性。
- 说服逻辑：通过清晰的逻辑结构，展示为何读者应采取行动，增强邮件的说服力。
采用金字塔结构、思维导图等方法，可以帮助员工更好地整理思路，提升写作效率。
提升语言表达能力
有效的商务写作要求简洁明了的语言。课程中强调：
- 使用动词：减少形容词的使用，增强表达的力量和清晰度。
- 信息化表达：通过数据、图表等方式增强邮件的可信度。
- 遵循写作规则：掌握十条简明英语写作规则，提升邮件的可读性。
通过这些技巧，员工能够在撰写邮件时更具信服力，从而提升沟通的效果。
跨文化沟通与敏感问题处理
在全球化的商业环境中，跨文化沟通的能力尤为重要。课程对文化差异进行了深入探讨，尤其是在处理敏感问题时的沟通技巧：
- 正确语气：根据邮件的内容采取适当的语气，确保邮件的语气不会引起误解。
- 积极表达：关注解决方案，而非问题本身，采用积极的措辞。
- 避免中式英语：通过案例分析，帮助员工规避常见的语言误区，提高表达的准确性。
这些内容不仅提升了员工的跨文化沟通能力，也帮助企业更好地应对国际市场中的挑战。
总结：商务书面沟通的核心价值
提升商务书面沟通能力不仅是个人职业发展的需求，更是企业提高运营效率、增强竞争力的关键。通过系统的培训，员工能够掌握有效的写作技巧，提升沟通的清晰度和专业性，减少误解，促进团队协作。
在现代商业环境中，良好的沟通能力将直接影响到企业的绩效和员工的工作满意度。通过掌握邮件撰写的核心要素、内容结构、语言表达以及跨文化沟通技巧，企业能够在激烈的市场竞争中立于不败之地。
因此，重视商务书面沟通的培训，将为企业带来长远的收益，帮助企业在复杂多变的商业环境中实现可持续发展。
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