5W2H分析工具

5W2H分析工具

5W2H是一种广泛应用于项目管理、问题分析、决策制定等多个领域的分析工具，帮助个人或组织系统性地理解和解决问题。其名称源于所涉及的七个问题的首字母，具体为：What（什么）、Why（为什么）、When（何时）、Where（哪里）、Who（谁）、How（如何）以及How much（多少）。通过对这七个问题的深入分析，使用者能够全面掌握问题的各个方面，从而制定出更具针对性的解决方案。

杨翊东：从校园到职场—新员工的职场三项核心竞争力塑造

【课程背景】做好任何工作，都需要两个基本的前提：意愿、能力。新员工是有意愿无能力、老员工是有能力意愿不稳定。本课程旨在：针对新时代下的社会新职场人士的浮躁心理、自我心理、自满心理；从职场执行力、职场思考力、职场自我学习力三个维度出发，让职场新人提高自身素质：增强工作自觉性、改善工作作风、从向企业要工资到自我创造价值提高工资的转变、从而提升工作效率、提高执行力，做一个有意愿有能力的职场人。【课程收益】● 端正职场心态，了解职场核心竞争力的内涵及提升思路● 掌握职场执行力提升的具体思路和方法● 掌握职场思考力的塑造及在工作中的应用思路● 掌握职场自我学习力的方法及工具【课程时长】2-3天（6小时/天）【课程对象】职场新员工以及期望自我提升的职场人士【课程方式】理论讲授30%、案例演练30%、小组呈现20%、总结概括20%【课程特色】逻辑性强、轻松诙谐、化繁为简，实战演练，落地为先【课程大纲】导入：职场竞争力的基础1. 当代职场人的现状2. 透过现象看本质3. 如何快速在职场崭露头角第一讲：雷厉风行——打造高效职场执行力一、正确解读执行力1. 执行力对个人、对企业有多重要1）看看什么是执行力2）个人执行力3）团队执行力2. 机械执行，还是为结果负责3. 好的执行力的三个关键词4. 什么是九段执行力二、找出执行力弱的根源1. 执行力的强弱，什么是关键因素2. 执行力的强弱，什么是关键因素三、行为风格对执行力影响1. 四种风格详述与测试及讲解视频：四种风格的表现2. 四种风格自我审视四、提升执行力之“强化意愿”1. 结果导向，杜绝借口1）“怀才不遇”的五个原因2）提升情商十分必要3）增强责任：责任是工作安排出来的2. 严格检查，有效监督1）检查工作中的“四不”问题2）检查工作中的内容3）及时跟进工作的全部过程3. 有力奖罚，提升动力1）自我激励，就是把自己的“潜能”转变为“动能”的过程2）自我激励的五大法宝五、提升执行力之“提升能力”1. 目标能力提升1）SMART原则2）目标管理的含义3）目标管理的五要素2. 计划能力提升1）计划的认知2）用OGSMT做年度运营计划3. 沟通能力提升1）沟通心理学常识2）如何沟通上司3）如何跨部门沟通六、之高执行力之“工具”运用1. PDCA管理改善循环1） PDCA基本概念2）PDCA的四个阶段3）PDCA八个步骤4）PDCA的运用特点2. 关键事件技术1）关键事件法的概述2）关键事件法的准备3）关键事件运用实施3. 5W2H分析及其在工作中的应用1）5W2H的概念与优势2）5W2H实际应用3）5W2H在PDCA中应用4）5Why问题分析及问题解决方法5）5W2h工具运用表4. 时间四象限法则及其广泛应用1）什么是四象限法则2）时间管理四象限法则3）四象限法则的策略拓展多项运用第二讲：条例分明——打造高效职场思考力一、职场思考力的基础1. 结构性思维的四个基本特点案例1：麦肯锡30秒电梯理论、五分钟电梯汇报术案例2：工作汇报中，怎样开篇点题，结论先行2. 结构化接收信息的三个步骤1）识别：信息中的事实、理由及结论2）对应：找到事实与观点的对应关系，并画出结构图3）表达：一句话概括出所有内容案例1：杜拉拉升职记中汇报工作的瑕疵案例2：书面阅读《金字塔结构》找出中心思想二、基于目标定主题1. 快速提炼主题的ABCD法则2. 提炼主题（中心思想）原则1）简单原则：主题简明扼要，不啰嗦2）准确原则：主题能清晰概括中心思想3）利益原则：主题符合目标受众接收习惯案例1：如何给自己的商务报告起一个主题案例2：如何为自己的PPT内容页起主题名3. 确定主题及内容架构的WPS原则4. 主题精彩呈现的故事化表达案例1：柴静《穹顶之下》故事化表达案例2：广告也结构SCQA5. 主题呈现的商业故事影响力1）讲故事的四把钥匙2）讲故事的靶心人公式3）伟大的领导都是故事大王案例1：乔布斯《改变世界》故事案例2：褚时健《褚橙》巅峰故事三、纵向结构分层次1. 自上而下的疑问/回答式案例1：怎样说服一个人？案例2：即兴表达结构化训练2. 自上而下表达5W2H原则及其运用3. 纵向表达的2WIH及其1-2-3极简模型4. 自下而上的概括/总结式案例1：杜绝“没有中心思想的主题句”案例2：请讨论美女在盲人乞丐的牌子上写了什么？四、横向结构选顺序1. 演绎论证——让说服更有力案例研讨：标准式演绎vs常见式演绎2. 归纳论证——让要点更清晰1）时间序列归纳法2）结构顺序归纳法3）重要性归纳法案例研讨：怎样与顾客拉近关系3. 横向结构顺序表达的MECE的五种方法第三讲：持续精进——打造高效职场学习自驱力一、学习有向——为自己制定成长目标1. 为自己画像探索：十年后的你思考：找到目标2. 制定学习目标的三向思维模式1）制定学习目标要考虑的问题2）制定学习目标的六个维度3）制定目标的三个方向试一试：找对目标3. 制定学习目标的方法1）常见的学习目标思考：如何确认学习的表现性2）设定学习目标的流程练习：从问题到目标工具：《学习目标设定表》现场实操：给自己设定三年学习目标二、学习有理——设计学习道路路径讨论：做一道拿手菜1. 梳理你的思维模式1）导致思维混乱的原因2）什么是思维案例分析：思维测试：看看我的思维模式2. 逻辑思维模型与应用1）金字塔逻辑案例：学习高尔夫技术2）逻辑思维的三个核心点3）逻辑思维下的学习逻辑现场练习：制定你的学习逻辑3. 逻辑思维工具的应用1）思维导图的定义与由来2）导图的绘制步骤与技巧工具：思维导图软件三、学习有料——如何在工作中提取学习内容思考：小木匠的成长之路1. 学习内容的三个维度2. 如何提取工作中的学习内容1）依据工作内容提取案例：绩效面谈工具：《学习内容提取表》现场练习：依据工作提取学习内容2）依据所需能力提取案例：金牌导购工具：《他人案例分析表》现场案例练习：依据能力案例提取学习内容四、学习有方——快速掌握职业技能的学习方法1. 理论到实践的差距1）学到未必能用2）为什么转化很难2. 基于学习内容的方法论思考：大片1）学习内容与学习刺激度2）你必须要知道的生理周期3）针对不同的学习内容设计学习方式工具：《自我学习对照表》3. 岗位自学四步法现场案例练习：主题学习设计

杨翊东 培训咨询

一、5W2H的概念与起源

5W2H分析工具最早起源于管理学，尤其是在20世纪的日本企业管理实践中获得了广泛应用。它是由行业专家和管理学者逐渐总结出的一种有效的思维方式，旨在帮助企业和个人在复杂环境中理清思路、明确问题、找到解决方案。通过对每个问题进行深入分析，使用者不仅能明确当前状况，还能预测可能的结果，为决策提供重要依据。

二、5W2H的构成要素

• What（什么）：明确问题的具体内容，定义要解决的核心问题。
• Why（为什么）：分析问题发生的原因，探讨其背后的动因。
• When（何时）：确定问题发生的时间节点，了解其时间背景。
• Where（哪里）：明确问题发生的地点，了解其地理和环境因素。
• Who（谁）：识别与问题相关的人员，了解各方的责任与角色。
• How（如何）：探讨解决问题的具体方法和步骤。
• How much（多少）：评估问题解决所需的资源、时间和成本。

三、5W2H在职场中的应用

在职场中，5W2H工具被广泛应用于项目管理、问题解决、风险评估等多个环节。具体而言，它的应用可以分为以下几个方面：

1. 项目管理

在项目管理中，使用5W2H能够帮助项目经理明确项目目标、制定计划、分配任务。例如，在启动一个新项目时，项目经理可以通过提问“我们要做什么（What）？”来定义项目的具体内容，通过“为什么要做这个项目（Why）？”来理解项目的背景和目的，进一步明确项目的可行性和必要性。

2. 问题分析

在面对复杂问题时，5W2H能够帮助团队从多个维度分析问题。例如，在发现产品质量问题时，团队可以通过“这个问题是什么（What）？”来描述具体的质量缺陷，通过“这个问题为什么会出现（Why）？”来分析根本原因，从而找到有效的解决方案。

3. 决策制定

在决策过程中，5W2H能够帮助决策者全面了解决策的背景和影响因素。例如，在制定市场营销策略时，决策者可以通过“我们要在哪些地方推广（Where）？”来明确目标市场，通过“我们需要投入多少资源（How much）？”来评估预算，从而确保决策的科学性和可行性。

四、5W2H的优势与局限性

5W2H作为一种分析工具，具有以下几个显著优势：

• 系统性强：通过全面分析七个方面，5W2H能够帮助使用者系统地理解问题。
• 简单易用：该工具的结构清晰，易于掌握和应用，适合各类人员使用。
• 促进沟通：5W2H的应用能够促进团队成员之间的沟通与协作，确保信息的透明和共享。

然而，5W2H也存在一定的局限性：

• 依赖数据：5W2H的有效性依赖于数据的准确性和完整性，缺乏数据支持可能导致分析结果不准确。
• 过于简化：在某些复杂问题中，简单的七个问题可能无法覆盖所有重要因素，导致分析不够深入。

五、5W2H在主流领域和专业文献中的应用

在主流领域，5W2H被广泛应用于多个行业，包括但不限于：

• 制造业：在质量控制、生产管理等环节，5W2H帮助企业分析问题，优化运营流程。
• 服务业：在客户服务和用户体验设计中，5W2H用于识别客户需求，提升服务质量。
• 教育培训：在课程设计和教学评估中，5W2H帮助教育者明确教学目标和评估标准。

在专业文献中，5W2H的应用也得到了广泛的认可和研究。许多管理学、心理学和教育学的文献中均提到该工具的使用，强调其在提高决策效率、增强团队合作、提升问题解决能力等方面的作用。

六、5W2H的实际应用案例

以下是几个5W2H实际应用的案例，展示其在不同场景中的有效性：

案例一：新产品开发

某科技公司在开发新产品时，运用5W2H进行市场调研和产品定位：

• What：开发一款智能手表。
• Why：满足市场对健康监测的需求。
• When：计划在下一季度上市。
• Where：主要针对欧美市场。
• Who：研发团队、市场部门及销售团队。
• How：通过市场调研和用户访谈收集反馈。
• How much：预算为200万美元。

案例二：提高销售业绩

某零售公司在面对销售业绩下滑的问题时，运用5W2H进行深入分析：

• What：销售额下降的原因。
• Why：市场竞争加剧、客户流失。
• When：近三个月内持续下滑。
• Where：主要在一线城市的门店。
• Who：销售团队及市场营销部门。
• How：开展促销活动、优化产品组合。
• How much：计划投入50万元进行市场推广。

七、5W2H在PDCA中的应用

PDCA（计划-执行-检查-行动）循环是管理学中一种重要的过程控制工具，而5W2H可以作为PDCA过程中的有效补充。在计划阶段，使用5W2H分析可以帮助团队明确目标和行动步骤；在执行阶段，通过“如何执行（How）？”和“谁来执行（Who）？”的问题，确保各项任务顺利推进；在检查阶段，利用“结果如何（How much）？”的问题来评估执行效果；在行动阶段，通过“为何需要改进（Why）？”来总结经验教训，持续优化工作流程。

八、5W2H的工具运用表

为了更好地应用5W2H，建议使用工具运用表。该表格可以帮助使用者系统化记录分析过程中的每个要素，便于后续的回顾和总结。以下是一个简单的5W2H工具运用表的示例：

九、5W2H与其他工具的结合应用

5W2H不仅可以独立使用，也可以与其他分析工具结合，提高问题解决的效率。例如，与SWOT分析结合，可以在进行市场分析时，运用5W2H明确市场机会和威胁；与鱼骨图结合，可以深入分析问题根源，帮助团队理清思路；与思维导图结合，可以可视化问题的各个方面，便于团队成员共同参与讨论。

十、总结与展望

5W2H分析工具以其系统性、简单性和有效性，成为职场中不可或缺的分析工具之一。随着商业环境的复杂化和多变性，5W2H的应用将更加广泛。在未来，结合数字化工具和数据分析技术，5W2H将为企业和个人的决策提供更为精准的支持，助力更高效的工作和管理。

综上所述，5W2H作为一种实用的分析工具，其应用范围广泛，适用于各个行业和领域。通过深入理解和灵活运用5W2H，职场新人能够更好地提升自身的职场思考力、执行力和自我学习力，为职业发展打下坚实的基础。