工作效率提升技巧
在现代社会，工作效率的提升已成为企业和个人追求的重要目标。尤其是在快速发展的科技环境中，如何通过有效的方法和工具来提升工作效率，已成为一个热门话题。本文将系统地探讨工作效率提升技巧的各个方面，包括背景、定义、策略、案例分析以及未来趋势，以期帮助读者在实际工作中更好地应用这些技巧。
【课程背景】
AI发展那么快，到底怎么学？
AI工具那么多，到底学什么？
对于日常办公来说，怎样用AI工具提升效率？
AI工具不怎么好使啊，写出来的东西没啥用啊？
当前，人工智能正迅速成为推动企业效率革命的关键力量。AI技术的广泛应用正在深刻地改变传统的办公方式，从自动化日常任务到提供决策支持，AI正助力企业实现更高效、智能的工作环境。本课程旨在帮助企业管理者和员工掌握AI技术在办公场景下的应用，从而提高工作效率、优化工作流程、增强决策能力，并最终推动企业的整体竞争力。
通过本课程，学员将学习到如何运用AI技术解决实际办公问题，实现个人工作效能的飞跃，以及如何为企业构建一个更加智能和高效的办公环境。
【课程收益】
Ø 学习当前主流的AI大模型，理解它们在自动化办公任务中的应用，以及如何通过这些模型提升工作效率。
Ø 掌握大模型对话技术，学习其在内容创作和高效数据处理中的应用策略和技巧。
Ø 通过实操学习，能够熟练运用AI工具进行公文写作、PPT制作和分析报告撰写，极大提升办公效率和水平。
【课程特色】
Ø 理论与实践相结合：深入讲解人工智能的基础理论，并结合丰富的实际应用案例，帮助学员全面理解AI技术在企业中的应用。
Ø 实操导向的课程设计：通过一系列动手操作的练习，让学员能够熟练掌握AI工具的使用，确保学习效果的实用性和应用性。
Ø 高度互动的学习环境：引导学员积极参与提问和讨论，创造一个开放和互动的学习氛围，从而提升学习效果和深化理解。
【课程对象】
企业各级管理人员和各级员工
【课程时长】
1天（6小时/天）
【课程大纲】
第一部分：AI综合能力认知及提示词编写
一、生成式AI的发展历程及AI工具介绍
1.生成式AI的发展历程
Ø 技术演变与关键节点
Ø 节点人物介绍
●Jürgen Schmidhuber
●Geoffrey Hinton（辛顿）
●李飞飞
2.AI工具介绍
Ø 公文写作主打——文心一言
Ø AI搜索主打——秘塔AI搜索
Ø 数据分析及方案撰写主打——豆包
Ø PPT制作主打——WPSAI AIPPT
Ø 语音及文字综合处理主打——通义
Ø 图片处理及视频生成处理主打——WHEE
二、AI时代综合能力矩阵
1.五力模型矩阵
Ø AI思维能力
Ø 人机对话能力
●熟知不同模型特征
●灵活应用不同提问结构
●拥有自己擅长的对话套路
●熟知必要咒语
Ø 工具应用能力
Ø 平台开发能力
Ø 高级开发能力
2.人和AI相处三阶模型
Ø 助手阶段
Ø 帮手阶段
Ø 协作阶段
三、三维高效对话模型
1. 结构化说出你的需求
Ø 角色设定
Ø 场景描述
Ø 结构化需求
实操案例：简单提示词和结构化提示词对比
2.三维高效对话模型
第一维：领导视角——结构化说出你的需求
实操案例：你是福州空港人事部的培训经理，负责公司员工培训--------
第二维：老板视角——出错了，给方法
实操案例：输出不准确，怎么办？
指出错误，修改提示词
第三维：上帝视角——还是出错，投喂正确方案
实操案例：如果持续出错，需求投喂正确方案
四、建立思维链——让AI隐性思维显性化
1.细节描述法
实操案例：“有点甜”公司推出一款夏季新品产品，要写营销活动的策划方案------
直接向AI提需求，输出结果是------
如果我们给AI提供更丰富的细节描述，输出结果是-------
2. 复杂问题分解法
Ø 先来说说分隔符的作用
实操案例：假设「有点甜」公司想要提高其销售效率，这是一个复杂问题。可以将其拆解成几个小问题-----
Ø 用结构化提示词来定义一个复杂问题解决专家的角色
Ø 看看AI的输出结果怎么样
Ø 再来一个例子：企业营销策划助手帮助企业制定和优化营销方案
第二部分：AI智能写作方法
一、AI辅助公文写作七步法
1.拆解工作问题（人工）
2.分析处理信息（AI）
3.判断信息质量（AI）
4.明确写作要求（人工）
5.生成文种内容（AI）
6.判断内容质量（人工）
7.精调文本内容（人工）
案例演示：七步法如何操作
二、公文写作提示词的基本写法
1.通用提示词框架
角色+背景+任务+要求
2.角色设定
3.描述背景
4.界定任务
5.明确要求
Ø 指定内容要点
Ø 框定内容结构
l 写作公式
写作公式示例：总结类材料篇章=帽段+主体段（做法）+主体段（问题）+主体段（计划
l 内容模块
对优质的公文进行拆解后，提炼出不同的段落模块
案例演示：公文写作提示词的基本写法
三、AI辅助写作工作汇报
工作汇报：有的放矢效果好
Ø 分析处理工作问题
最重要的是把上级精神搞清楚，明确汇报重点
Ø 套用公式生成内容
写作公式示例：工作汇报=标题+引言段+主要情况部分+存在问题部分+有关建议部分
Ø 判断调整修改内容
对提示词和AI工具的灵活运用，会在很大程度上影响AI生成的效果
实操演练：各部分提示词的具体写法
生成一份工作汇报的初稿
四、文案快捷写作PDCA
PDCA写作流程
Ø P 问AI拿框架
Ø D 给信息拿方向
Ø C 给框架拿结果
Ø A 给反馈拿优化
第三部分：AI辅助创作PPT
一、WPS AI智能生成PPT
1.文档转换为ppt
实操案例：文档《2023年度工作总结》输出为PPT的操作步骤
2.WPS 智能生成PPT
实操案例：在wpsPPT界面上，在开始菜单中找到“新建幻灯片”按钮，然后选择“从文字大纲导入”----
二、AI辅助制作PPT工作流
1.明确主题
用AI辅助写标题，有两个方法
一是AI提炼标题共性特征
实操案例：请根据我提供的优秀PPT标题-----
二是AI学习后生成标题
实操案例：让 AI总结提炼方法并进行学习，然后进行PPT标题的撰写
2. 梳理目录
Ø 同字串联法
实操案例：请为以下4个标题分别提炼一个能概括该句的两字词语，并且4个词语的第一个字都是”提“
Ø 拆字串联法
实操案例：把职场精英三项能力拆为T O P开头的英文单词
Ø 类比串联法
实操案例：将职场规则培训三个部分的标题，使用比喻的方式------
Ø 数字串联法
实操案例：将“高效制作工作型PPT“的目录增加一个带数字的两个字前缀词
3. 运用框架
Ø PREP框架
实操案例：用PREP框架向老板汇报，我们的产品应该涨价20%-----
假设你是某大型连锁超市的门店负责人，近期有一场双节活动，你想策划一场“双节促销活动”，请你用 PREP的结构，组织一段汇报话术----
Ø SCQA框架
实操案例：假设你的工作业绩完成得非常好，想通过本次汇报争取授权，请用SCQA 结构组织汇报内容
Ø 5W2H框架
实操案例：你要针对国庆和中秋的双节活动制作策划PPT，请用5W2H的结构梳理PPT的制作逻辑和思路
Ø SCRTV框架
实操案例：你想要说服领导，为公司员工批量购买图书，汇报内容符合 SCRTV 公式
4. 提炼内容
Ø 结构化
实操案例：1.用结构化提示词生成专业的文本结构化提炼专家
2. 对《科技行业人事管理的需求》文档进行提炼
Ø 表格化
实操案例：请对以下文字进行分析，并将其整理成一个表格的形式----
Ø 公式化
实操案例：请将以下这段话总结为一个简明扼要的公式
5. 用好金句
思路一：按照名人搜
思路二：按照主题搜
第四部分：AI制作数据分析报告
一、工具准备
1.工具准备
AI工具：豆包
二、数据分析报告的内容要求
1.合格的数据分析报告的结构
实操案例：你是一个数据分析专家，请为我列举数据分析报告的规范格式包含几个部分
2.让AI帮助生成数据分析报告
3.金字塔式的数据分析报告框架
实操案例：请使用金字塔模型一步一步为我分析数据
三、补充数据分析报告的背景
1.继续向AI提问：了解报告类型
2.还需要了解汇报对象
Ø 汇报对象最关心什么?
四、故事模型
1.故事模型的实质
情节—起伏—结尾
2.观点分析模型：SCQA模型
实操案例：
1.AI使用SCQA模型来改进叙述方式，让它生成一个新的提示词模版
2.假设你需要给老板做销售数据汇报，请你重新生成年度销售报告，其中”优化建议”的描述过程，请按照下面的步骤，一步一步为我分析
3.故事结合图表
如果你的优化建议较多，且亟待解决的问题特别紧迫：PIRSA模型
实操案例：请你按照PIRS模型，为我提供生成“2023年销售曲线”的叙述步骤，并根据叙述步骤，重生生成图表的故事化描述
结课活动：课程实操练习
Ø 回顾课程要点
Ø 学员实操使用AI工具写作工作汇报
Ø 学员分享经验和反馈
一、背景与定义
随着经济的全球化与信息技术的迅猛发展，企业面临着日益激烈的竞争压力。在这样的背景下，提高工作效率不仅能降低成本，还能增强企业的市场竞争力。因此，工作效率提升技巧应运而生。
工作效率提升技巧是指通过一系列的方法、工具和策略，使个人或团队在规定的时间内完成更多的工作任务，同时保持或提高工作质量的能力。这些技巧可以应用于各个领域，包括企业管理、项目管理、个人时间管理等。
二、工作效率的影响因素
为了更好地理解工作效率提升技巧的应用，首先需要分析影响工作效率的主要因素。以下几个方面对工作效率有着显著的影响：
- 时间管理：有效的时间管理能够帮助个体或团队合理安排工作时间，避免时间浪费。
- 工作环境：良好的工作环境可以提升员工的工作积极性和专注力，从而提高效率。
- 团队协作：良好的团队协作能够提高信息流通的速度，减少重复工作。
- 工具与技术：现代科技工具的应用能够自动化繁琐的工作流程，提高工作效率。
- 个体能力：员工的工作能力和素质直接影响工作效率，包括专业技能和解决问题的能力。
三、工作效率提升技巧的分类
工作效率提升技巧可以从不同的角度进行分类，以下是一些常见的分类方式：
1. 时间管理技巧
时间管理是提升工作效率的关键。以下是一些有效的时间管理技巧：
- 优先级排序：根据任务的重要性和紧急程度进行优先级排序，确保最重要的任务优先完成。
- 时间块管理：将工作时间分块，集中精力处理特定任务，避免频繁切换任务带来的效率损失。
- 设定明确目标：为每个工作任务设定明确的目标，确保完成工作的方向性。
- 避免拖延：通过制定日常计划和自我激励来克服拖延，确保按时完成任务。
2. 工具与技术
现代科技为提升工作效率提供了众多工具和技术，以下是一些常用的工具：
- 项目管理软件：如Trello、Asana等，可以帮助团队进行任务分配、进度跟踪和协作。
- 时间追踪工具：如RescueTime、Toggl等，可以帮助用户分析时间使用情况，发现时间浪费的环节。
- 自动化工具：如Zapier、IFTTT，可以自动化重复性任务，节省时间。
- 云存储与共享：如Google Drive、Dropbox等，便于团队成员共享和协作，提高信息流通效率。
3. 工作流程优化
通过优化工作流程，可以减少不必要的步骤，提高工作效率：
- 流程标准化：将重复性工作进行标准化，制定明确的工作流程，减少人为错误。
- 信息共享：建立信息共享机制，确保团队成员及时获取所需信息。
- 反馈机制：建立有效的反馈机制，及时调整工作流程，提升工作效率。
四、具体案例分析
通过具体案例的分析，可以更直观地理解工作效率提升技巧的应用。以下是一些成功应用工作效率提升技巧的案例：
1. 某科技公司的时间管理实践
一家知名科技公司在面对项目拖延问题时，引入了“时间块管理”技巧。公司要求员工将工作时间划分为若干个时间块，每个时间块专注于一个特定任务。这一做法有效减少了员工的时间浪费，提高了项目完成的效率，最终使项目提前一周交付。
2. 某团队的工具应用
一个市场营销团队使用项目管理软件Asana来进行任务分配和进度追踪。通过将所有任务集中管理，团队成员能够实时查看任务进度，彼此之间的沟通效率大大提升，项目的整体交付效率提高了30%。
3. 某企业的流程优化
一家公司在进行流程优化时，对重复性工作进行了标准化，制定了明确的工作流程。通过信息共享平台，团队成员能够及时获取所需的工作信息，减少了因信息不对称造成的工作延误，整体工作效率提升了15%。
五、实践经验与学术观点
在实践中，许多企业和个人通过不断尝试和调整，积累了丰富的经验。以下是一些实践经验：
- 持续学习：工作效率提升是一个持续的过程，个人和团队需要不断学习新的技巧和工具，保持竞争力。
- 定期反思：定期对工作方式进行反思和总结，找出不足之处并加以改进。
- 建立良好的工作文化：企业应建立鼓励创新和合作的工作文化，以提高员工的积极性和创造力。
在学术界，许多研究显示，工作效率的提升不仅与个人能力有关，还受到组织文化、管理方式等多种因素的影响。有效的管理能够激励员工发挥潜能，提高工作效率。
六、未来趋势
随着人工智能、机器学习等新技术的不断发展，工作效率提升的技巧也将不断演变。未来的工作效率提升技巧将更加依赖智能化工具，自动化程度将不断提高，个体和团队将能够更加专注于高价值的创造性工作，从而进一步提升工作效率。
此外，远程办公的普及使得工作效率提升技巧的应用场景更加多样化，企业需要探索新的管理模式和工具，以适应这一变化。
七、总结
工作效率提升技巧是现代职场中不可或缺的组成部分。通过有效的时间管理、工具应用和工作流程优化，个人和团队可以显著提高工作效率。在实践中，持续学习和反思是提升工作效率的重要途径。随着技术的不断进步，未来的工作效率提升技巧将更加智能化和自动化。希望以上内容能为读者提供有效的参考，助力在工作中实现更高的效率。
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