职场文体分类

2025-03-16 16:46:44
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职场文体分类

职场文体分类

职场文体分类是指在职场环境中,各种文书、报告、通知等文体根据其功能、形式及使用场景进行的系统分类。随着职场写作需求的不断增加,尤其是国有企业和机关单位对公文写作的重视,这一概念逐渐成为职场写作培训的重要内容。通过对职场文体的分类,能够帮助职场人士更好地理解不同文体的写作要求,提高写作效率和质量。

【课程背景】 提升公文写作只能靠经验积累吗? 提升公文写作有没有方法? 答案是肯定的,尤其是现在可以借助AI工具 高飞老师在机关工作十多年,从一开始的毫无头绪到逐步成为笔杆子,经历过方法的探索和经验的累积。 对于职场写作来说,经验和积累固然重要,找对方法却可以快速进步。还有一个误解需要澄清,职场写作不需什么才气,需要的是快速、简洁和准确,因为职场写作的作用是推动工作。 这门课程围绕国企公文写作的具体场景,从公文写作底层思维模型入手,通过原理讲解、案例分析、实操练习、小组分享、互动游戏等多种教学活动,帮助你掌握职场写作基本规律。 并且,借助AI工具的辅助,可以快速掌握职场常用文体的写作,通过写作助力综合能力快速进阶。 【课程收益】 Ø 给模型给思路,帮助学员抓住职场写作的本质 Ø 给公式给模板,让复杂的职场写作成为填空题 Ø 给启发给引导,带动学员通过写作提升工作能力 【课程特色】 Ø 从职场写作的真实场景出发。综合运用多种教学手法,让学员明白道理、把握规律,从而举一反三,提升写作能力。 Ø 注重学员的能力建构。基于建构主义教学理念,以学员为中心,以技术为手段,以解决问题为目标,通过大量的案例分析和现场演练,引导学员的写作能力建构,让学员学得会、带得走、用得上。 Ø 学会运用高效AI工具。运用文心一言、秘塔AI搜索、Kimichat等工具,有效提升写作效率。 【课程对象】 国企中层干部和基层员工 【课程时间】 1天(6小时/天) 【课程大纲】 导课部分 AI来了,公文写作的学习可以更高效吗? 虽然有AI,学习写作还是要从自己抓起 第一招:理解职场写作底层思维——4W模型 【观看视频】《这个杀手不太冷静》片段:魏翔的表演为什么好笑? 我们的有些材料是不是和魏翔的表演一样,主线叙事不沾边,旁线任务打了一堆? 一、WHO(角度选择) 1.写给谁看 【案例】按照省、市、乡关于进一步完善促进脱贫人 【案例】为深入学习贯彻习近平新时代中国特色社会主义思想 Ø 什么是文字的基调? Ø 四种文体的基调 2.为谁而写 二、WHY(为何而写) 1.意图清晰 【案例】2023年,国投工程检验检测有限公司全体干部职工```````` 【案例】关于你校设立新材料研究中心的批复 2.导向行动 3.奖惩激励 【案例】财务部需要发一个通知,看看哪种写法更好 三、WHAT(用户意识) 1.要事优先 【案例】现在看一下小李怎么给公司分管领导发微信的 【练习】变成这样发,是不是好很多? 2.提供示范 3.减少协作动作 【案例】在一次部门会上,运营部的负责人王总就跟小李说 【练习】我们帮小李调整一下,具体应该怎么做? 四、WHEN(时间约定) 1.起止时间 【练习】假如你是公司人力部````````` 2.交卷时间 l 【学习活动】一起练一练 1.大家猜一猜,这张海报是做什么用的? 2.用我们刚才学过的内容分析一番吧 3. 你们帮助这家公司修改一张你们认为好的海报 第二招:拿捏常见文体 一、通知怎么写 【案例】“双十一”网购通知 1.喊来看 Ø 一个基础加两个注意点 2.指向行动 【案例】关于征集2022年会节目的通知 【练习】我们用5分钟时间帮他修改一下吧 【案例】这个通知的问题出在哪儿? Ø 通知模板怎么用 l 【学习活动】练一练 **公司准备组织一次分公司企业文化建设典型现场会,这个通知怎么写? 二、信息怎么写 1.信息稿件的写作要领 Ø 一是选题 Ø 二是素材 Ø 三是标题 Ø 四是结构 【案例】××××积极保障金砖会议期间油气市场供应 2.信息稿件的四种结构方法 Ø 一是金字塔结构 Ø 二是倒金字塔结构 Ø 三是并列式结构 Ø 四是自由式结构 【练习】××公司加强民族品牌建设的主要做法和经验 (这篇信息采用了什么结构,换一种结构可以吗?) 3.构思信息稿件的“三定” Ø 定架构 Ø 定标题 Ø 定内容 4.提升信息质量的“三字经”。 Ø 一是在‘提’字上下功夫,总结提高,提炼归纳 Ø 二是在‘思’字上下功夫,思考领导和读者关心的问题 Ø 三是在‘研’字上下功夫,调查研究发现问题,获取素材,验证观点 Ø 【学习活动】分析和改写信息稿件 《云南分行圆满组织二级行企业文化建设典型现场会》 三、工作汇报怎么写 1.工作汇报有什么用 2.工作汇报的写法 3.上个模板吧 4.如何写好工作汇报 【案例分析】我县“一大四小”工程建设情况汇报 【案例分析】云南分行社会责任工作汇报 【学习活动】练练怎么写汇报 向公司分管部门汇报本次写作培训,要求写出前言和结尾,正文部分列出提纲 四、年终总结怎么写 Ø 年终总结=工作总结+经验总结+存在的问题和不足+明年计划 1. 工作怎么总结 Ø 总结=目标的完成情况+关键证据+具体成果 【案例】以“最美建行人”活动为主线,“四爱”文化进一步弘扬````` 【案例】为增强客户服务能力,提高客户依存度````` Ø 工作成果从何而来? Ø 躲避两个坑 Ø 擦亮工作三法 l 方法一 走近看:具体化 l 方法二 说增量:数据化 l 方法三 起外号:标签化 2. 经验总结很重要 Ø 使用方法挖到经验 Ø 使用“泥沼写作法” l 前面的行动,行不通,仿佛陷入了泥沼 l 后面的行动,使用新方法,走出了泥沼 l 达成了目标 【案例】产品经理如何总结经验 3. 存在的不足怎么写 Ø 使用“攀岩写作法” l 最高山峰:要想效果最大化,目标是什么? l 还有多远:距离目标还有多远,不足是什么? l 最佳路径:要达到目标,打算怎么做? 【练习】市场部的业务存在缺陷````````(这个不足怎么写) 4. 明年的计划怎么写 Ø 使用“卡路里”写作法 l 卡点:要达成目标,会有什么卡点 l 路径:通过什么路径实现目标 l 里程碑:在什么时间完成什么里程碑 【练习】营销部明年的计划包括:搭建营销中台```````````(这个计划怎么写) 【学习活动】帮助小王优化一下所写的部门总结的经验总结部分 AI写作小能手可以这样帮助你 第三招:AI工具辅助下的公文写作方法 一、AI辅助公文写作七步法 1.拆解工作问题(人工) 2.分析处理信息(AI) 3.判断信息质量(AI) 4.明确写作要求(人工) 5.生成文种内容(AI) 6.判断内容质量(人工) 7.精调文本内容(人工) 案例演示:七步法如何操作 二、工具介绍 1. 文心一言4.0 2.秘塔AI搜索 3.Kimichat 4.通义 三、提示词的基本写法 1.通用提示词框架 角色+背景+任务+要求 2.角色设定 3.描述背景 4.界定任务 5.明确要求 Ø 指定内容要点 提示词示例:你是某集团办公室主任,擅长本领域的公文写作,熟悉中央和地方政策。请根据以下【论点框架】进行扩充,保持论点不变,撰写一篇内部研讨理论文章。要求用专业术语、客观陈述,符合报纸理论文章风格,字数1500字。 #论点框架(略) Ø 框定内容结构 l 写作公式 写作公式示例:总结类材料篇章=帽段+主体段(做法)+主体段(问题)+主体段(计划) l 内容模块 对优质的公文进行拆解后,提炼出不同的段落模块 案例演示:公文写作提示词的基本写法 四、AI辅助写通知 1.事务性通知的写法 Ø 两种AI辅助生成的方式 l 不限定内容要点和结构 l 限定内容要点和结构 案例演示:你是A公司办公室主任,请以公司名义面向各分部、各部门```````` 2.指示性通知 Ø 部署工作通知 l 第一步,分析处理工作问题 l 第二步。套用公式生成内容 l 第三步,判断调整修改内容 Ø 贯彻指示通知 l 第一步,分析处理工作问题 用AI进行文档分析,在贯彻指示通知中,落实文件的对策措施等 l 第二步。套用公式生成内容 l 第三步,判断调整修改内容 分部分进行修改 Ø 写好指示性通知的关键点 案例演示:你是省矿山安全监察局工作人员,对煤矿安全工作非常熟悉,擅长撰写相关公文材料。现接到国务院颁布的《煤矿安全生产条例》,根据要求要起草一份`````````` 五、AI辅助写作工作汇报和总结 1.工作总结:提炼精准出经验 Ø 分析处理工作问题 l 先给材料信息归类--理、法、事、果 l 如果你工作经验不足,可以让Al来帮忙梳理 Ø 套用公式生成内容 写作公式示例:工作总结篇章=帽段+主体段1(做法)+主体段2(做法)+……+主体段(问题)+主体段(计划) l 根据上下文,进行逐个部分生成 Ø 判断调整修改内容 AI有很多表述不符合公文写作的语言风格,需要人工进行调整修改 实操演练:各部分提示词的具体写法 生成一份工作总结的初稿 2.工作汇报:有的放矢效果好 Ø 分析处理工作问题 最重要的是把上级精神搞清楚,明确汇报重点 Ø 套用公式生成内容 写作公式示例:工作汇报=标题+引言段+主要情况部分+存在问题部分+有关建议部分 Ø 判断调整修改内容 对提示词和AI工具的灵活运用,会在很大程度上影响AI生成的效果 实操演练:各部分提示词的具体写法 生成一份工作汇报的初稿 结课部分 “送礼达人”小游戏: 1. 大家回顾培训中自己收到了什么“礼物”? 2. 每人写3张“礼物卡”便利贴 3. 以小组为单位,每人分享自己的“礼物” 4. 将成员的“礼物”贴在一张海报上,然后选择精华内容派代表上台分享
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一、职场文体的定义与重要性

职场文体是指在职场工作中使用的各种文书形式,包括但不限于通知、通告、报告、总结、会议纪要等。这些文体不仅承载着信息的传递,也反映了组织文化、工作流程及沟通效率。掌握职场文体的分类与写作技巧,对于提升个人职业素养、推动工作进展具有重要意义。

二、职场文体分类的维度

职场文体分类通常可以从以下几个维度进行分析:

  • 功能维度:按文体的功能划分,如信息传递类、决策支持类、工作反馈类等。
  • 形式维度:按文体的形式划分,如通知、报告、总结、请示等。
  • 受众维度:按文体的受众划分,如内部文书(针对公司员工)和外部文书(针对客户、合作伙伴等)。
  • 时间维度:按文体的时效性划分,如日常文书、定期报告、紧急通知等。

三、职场常见文体及其特点

在职场中,常见的文体包括但不限于以下几种:

1. 通知

通知是指用于传达信息、指令或决策的书面文书。其特点是简洁明了,通常包含以下要素:

  • 标题:清晰表明通知的主题。
  • 正文:包括发文单位、发文日期、通知内容、注意事项等。
  • 落款:发文单位及相关负责人签名。

2. 报告

报告是对某项工作或事件的总结及分析,通常用于向上级反馈工作进展。报告的特点包括:

  • 结构严谨,通常包含引言、主体和结论。
  • 数据支持,需附上相关统计数据和分析结果。
  • 语言正式,内容要求客观、准确。

3. 工作总结

工作总结是对特定时间段内工作情况的回顾与反思。其主要特点有:

  • 总结内容包括工作成绩、经验教训和今后工作计划。
  • 需结合具体数据和事例进行总结。
  • 通常用于年终或季度总结。

4. 会议纪要

会议纪要是记录会议内容和决策的文书,其特点包括:

  • 简要记录会议时间、地点、与会人员、会议内容及决策。
  • 应及时整理并分发给相关人员。
  • 需准确反映会议讨论的重点和决策。

四、职场文体分类的应用背景

在现代职场中,尤其是国企和机关单位,随着信息化和数字化进程的加快,职场文体的分类与规范化显得尤为重要。高效的文书写作不仅可以提高工作效率,还能有效推动信息的传递与决策的实施。以下是职场文体分类的几个应用背景:

  • 提高工作效率:通过对职场文体的规范分类,能够帮助员工快速了解各类文书的写作要求,从而提高写作效率。
  • 促进信息透明:规范的文体写作有助于信息的透明化,减少信息传递过程中的误解和错误。
  • 提升职业素养:掌握职场文体的分类与写作技巧,有助于提升员工的职业素养和沟通能力。
  • 增强组织文化:文书的规范化与标准化能够增强企业的组织文化和团队凝聚力。

五、职场文体分类在专业文献中的应用

职场文体分类的研究在管理学、组织行为学等领域的专业文献中得到了广泛的关注。许多学者通过实证研究和案例分析,探讨了职场文体的分类标准及其对组织沟通效率的影响。例如:

  • 有研究指出,不同类型的文书在信息传递效率和内容明晰度上存在显著差异。规范的文体分类能够显著提升信息传递的速度和准确性。
  • 其他研究则强调了职场文体与组织文化之间的关系,指出规范的文书写作能够增强员工的归属感和认同感。

六、职场文体分类在实践中的应用案例

在实际职场中,各类文体的合理分类与应用常常能对工作产生积极的影响。以下是几个实际案例:

案例一:某国企的内部通知

某国企在进行内部通知时,采用了规范的通知模板,确保每一份通知都包含标题、发文单位、发文日期及正文内容。通过这种方式,员工能够快速捕捉到重要信息,提升了工作效率。

案例二:年度工作总结的撰写

某部门在撰写年度工作总结时,采取了明确的结构,包括工作成绩、经验总结、存在的问题及明年的计划。通过这种分类,部门内部的总结会议更加高效,员工能够清晰反馈自己的工作情况。

案例三:会议纪要的规范化

某单位在会议结束后,及时整理会议纪要,明确记录会议的重点与决策,并按时发送给与会人员。这一做法有效避免了信息的遗漏与误解,提升了决策的执行效率。

七、总结与展望

职场文体分类作为职场写作的重要组成部分,对于提高工作效率、促进信息透明及提升职业素养具有重要意义。随着职场环境的不断变化,职场文体的分类也需不断更新与完善。未来,借助AI等新技术手段,职场文体的写作和分类将更加智能化和高效化,为职场人士提供更为便利的写作支持。

参考文献

  • 王某某,《现代职场文体写作研究》,某某出版社,2022年。
  • 李某某,《职场沟通与写作技巧》,某某出版社,2023年。
  • 张某某,《信息时代的文书写作》,某某出版社,2021年。

通过对职场文体分类的深入探讨,本文旨在为职场人士提供实用的写作指导,帮助其在职场中更好地应对各种文书的写作需求。

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