职场写作能力提升
职场写作能力提升是指在职场环境中,通过系统的学习和实践,增强个人在各类文书写作、表达和沟通方面的技能。随着信息化时代的来临,职场写作的要求越来越高,良好的写作能力不仅能提升个人的职业形象,还能促进团队的有效沟通,推动工作效率的提升。
【课程背景】
发了一个工作通知,却接到下级单位十几个询问电话;
熬夜写完一篇报告,两眼通红的交到领导手中,却被领导痛批主题不清晰内容无重点、被要求重写;
向上级单位汇报,准备了两天的汇报材料,结果才汇报到了一半,上级领导却不耐烦:你们汇报的重点是什么?
这些场景经常出现在我们周围,造成这些问题的直接原因就是表达不清晰,材料无章法!其根本原因在于传递信息时没有构建出有效的逻辑和结构。本课程围绕公文写作这个主题,帮助学员学会结构化的思考方法,进而能够重点突出、条理分明、有理有据地进行公文的写作,有效提升职场思维能力和写作能力。
【课程目标】
1.学会结构化思考的方法,提升思考效率和水平
2.从思维层面掌握公文材料写作的本质规律
3.掌握领导讲话、工作总结、工作汇报、等常用公文的写作技巧和方法
4.从多个层面提升公文材料的写作能力,帮助学员形成自己的方法论
【课程特色】
1.从学员的能力建构出发。基于建构主义教学理念,以学员为中心,通过大量的案例分析和现场演练,引导学员的写作能力建构,让学员学得会、带得走、用得上。
2. 从公文写作的真实场景出发。综合运用多种教学手法,让学员明白道理、把握规律,从而举一反三,提升写作能力。
3.实现能力的延伸。引导学员不只是完成材料的写作,更重要的是解决问题,推动工作。
【课程对象】
企业中基层管理者,骨干员工
【课程时间】
1天(6小时/天)
【课程大纲】
导课部分
【案例】你的工作汇报是这样的吗?
【故事】看清世界的方法:达芬奇在500年前所“预见”的直升机
【音乐】听一段巴赫的《赋格的艺术》,你听到了什么?
公文写作的关键:结构化思维
正课部分
第一部分:认识结构化思维的好工具—金字塔原理
一、认识金字塔原理
1. 金字塔原理主张什么
2. 金字塔原理的起源
【案例】什么时候开会合适?
3.金字塔原理四大特征
二、从金字塔原理看结构思维
1.纵向结构
【案例】如何为朋友介绍对象
Ø 自上而下搭建分层结构
Ø 还可以自下而上搭建结构
Ø 搭建纵向的文章结构
l 结论先行,提出中心思想
【案例】看一下小李怎么给行长发微信的
【练习】变成这样发,是不是好很多?
l 提出疑问:设想读者的主要疑问
l 给出答案:围绕中心思想给出答案并分层解读
2、横向结构
Ø 演绎推理
Ø 归纳推理
【案例】小李的发言有啥毛病?
Ø 归类分组,让原因不再混乱
Ø 使用分类模型,让材料结构更清晰
三、金字塔原理三大顺序
1.时间/步骤顺序
2.结构/空间顺序
3.重要性/程度顺序
4.分类的标准-MECE原则
5.做人力和行政工作的小张应该如何总结工作
Ø 按照时间顺序总结
Ø 按照空间顺序总结
Ø 按照重要性顺序总结
第二部分:运用结构化思维拿捏公文写作
一、归纳和演绎—用好逻辑思维
1.老刘如何准备竞聘演讲
2. 老刘的竞聘演讲如何运用归纳和演绎
3.会议纪要怎么写
Ø 会议纪的三种主要类型
Ø 会议纪要正文的主要写法
Ø 需要注意的五个点
【案例】办公会议纪要
Ø 会议纪要写作技巧
【学习活动】改写一篇会议纪要
二、要话先说-风向标思维
1.怎样准确把握领导的意图?
Ø 写时做领导
Ø 写前问领导
Ø 平常学领导
2.准确把握组织的“风向标
3.工作汇报怎么写
Ø 工作汇报有什么用
Ø 工作汇报的写法
Ø 上个模板吧
Ø 如何写好工作汇报
【案例分析】我县“一大四小”工程建设情况汇报
【案例分析】云南分行社会责任工作汇报
【学习活动】练练怎么写汇报
向集团分管部门汇报本次写作培训,要求写出前言和结尾,正文部分列出提纲
4.领导讲话怎么写
Ø 领导讲话稿的特点
l 既体现组织机关的意志
l 也阐发领导个人的见解
Ø 撰写讲话稿四个要注意的点
【案例分析】对比两篇在中青年干部培训班上的讲话稿
Ø 写好讲话稿的“八个度“
【案例分析】在直管干部轮训班结业仪式上的讲话
【学习活动】赏析南京市委书记韩立明讲话:以敢为善为拼出高质量发展新境界
三、向下想三层——层度思维
1.如何说服人力部把小刘留在市场部
2. 多层次的思考
3.年终总结怎么写
Ø 年终总结=工作总结+经验总结+存在的问题和不足+明年计划
l 工作怎么总结
总结=目标的完成情况+关键证据+具体成果
【案例】以“最美建行人”活动为主线,“四爱”文化进一步弘扬`````
【案例】为增强客户服务能力,提高客户依存度`````
l 工作成果从何而来?
l 躲避两个坑
l 擦亮工作三法
方法一 走近看:具体化
方法二 说增量:数据化
方法三 起外号:标签化
Ø 经验总结很重要
l 使用方法挖到经验
l 使用“泥沼写作法”
前面的行动,行不通,仿佛陷入了泥沼
后面的行动,使用新方法,走出了泥沼
达成了目标
【案例】产品经理如何总结经验
Ø 存在的不足怎么写
l 使用“攀岩写作法”
最高山峰:要想效果最大化,目标是什么?
还有多远:距离目标还有多远,不足是什么?
最佳路径:要达到目标,打算怎么做?
【练习】市场部的业务存在缺陷````````(这个不足怎么写)
Ø 明年的计划怎么写
使用“卡路里”写作法
卡点:要达成目标,会有什么卡点
路径:通过什么路径实现目标
里程碑:在什么时间完成什么里程碑
【练习】营销部明年的计划包括:搭建营销中台```````````(这个计划怎么写)
【学习活动】帮助小王优化一下所写的部门总结的经验总结部分
四、SCQA——故事化思维
1.SCQA是个啥呢
2.故事化的表达方式
【案例】《史记 匈奴列传》中如何用SCQA讲故事
3.工作报告怎么写
Ø 工作报告的最大特点是综合性
Ø 工作报告难在3个方面
l 主题的提炼
l 是表达的切实性和准确性
l 全面与重点的平衡
Ø 工作报告主题的重要性体现在三个方面
Ø 如何确定报告的主题
Ø 如何确定报告的结构
l 两块式
l 三块式
l 多块式
【案例】看看这个报告结构怎么样
【案例】在公司2016年工作会议上的报告(提纲)
Ø 工作报告的内容如何写实
l 把准时政方针的‘脉搏’
l 把准领导思想的‘脉动’
l 把准现实问题的‘脉络’
Ø 观点、素材与意群
【学习活动】云南分行***年工作报告综合解析
结课部分
【学习活动】“任意门”小游戏
1. 每位伙伴写一张卡片,内容可以是问题:有没有什么公文写作小妙招?素材积累怎么弄?···也可以是收获:今天学到的最实用方法三个、最大收获四点、···
2. 任意挑选一位伙伴交换卡片`````````
3. 和刚才交换卡片的伙伴,再次交换卡片。然后老师随机抽取伙伴进行分享
4. 把卡片制作成展示海报,在教室公共区域进行展示
一、职场写作的重要性
在当今的职场中,写作能力是个人职业素养的重要组成部分。无论是撰写工作汇报、会议纪要,还是撰写项目计划书、领导讲话稿,良好的写作能力都能帮助个人更清晰地传达信息,表达观点,促进协作。以下是职场写作的重要性:
- 沟通效率提升:清晰、结构化的写作能够减少误解,提高沟通效率,使信息传递更加顺畅。
- 职业形象塑造:良好的写作能力能够提升个人的专业形象,增强在职场中的竞争力。
- 决策支持:高质量的文书可以为领导决策提供准确的数据支持和分析,帮助决策者做出合理的判断。
- 团队协作促进:在团队项目中,文书的规范与清晰能够提高团队成员间的协作效率,减少沟通成本。
二、职场写作能力提升的构成要素
职场写作能力的提升涉及多个方面,包括但不限于以下几个要素:
1. 结构化思维
结构化思维是指在写作过程中,首先理清思路,构建清晰的逻辑框架。运用金字塔原理,可以将重要信息置于前面,逐渐展开细节,使文书既有条理又易于理解。这种思维方式在报告、计划书等文书中尤为重要。
2. 语言表达能力
语言表达能力是职场写作的基础,包括词汇的丰富性、句子的通顺性和语法的正确性。通过不断的阅读和写作练习,可以提高语言表达的精准度和丰富性,使写作更加生动有趣。
3. 信息整合能力
职场写作需要对信息进行有效的整合与处理。信息整合能力包括从复杂的信息中提炼出关键信息,并进行逻辑性排列。这一能力可以通过对案例的分析、数据的处理以及文献的阅读来提升。
4. 目的导向写作
在职场写作中,明确写作目的至关重要。不同的文书类型有不同的写作目的,如工作汇报的目的是反馈工作进展,而领导讲话稿的目的是传达决策和激励团队。根据目的的不同,写作的语气、内容和结构也会有所不同。
三、职场写作能力提升的具体方法
要有效提升职场写作能力,可以从以下几个方面着手:
1. 学习优秀的写作范例
通过阅读和分析优秀的写作范例,可以学习到不同文书的写作风格、结构和技巧。例如,可以收集公司内外部的成功案例,进行深入分析,提炼出成功的写作要素。
2. 参加专业培训课程
参加有关职场写作的培训课程,可以系统地学习写作技巧和方法。课程通常会结合理论与实践,通过案例分析和现场演练,帮助学员掌握实用的写作技能。
3. 定期进行写作练习
定期进行写作练习是提升写作能力的有效途径。可以通过设定写作任务,如撰写周报、总结、计划书等,进行实战训练。同时,建议找同事进行互评,获取反馈意见,改进写作。
4. 注重反馈与自我修正
在写作过程中,及时获取反馈是提升写作能力的重要环节。可以请教领导或同事对文书的意见,并根据反馈进行修正。通过不断的修改和完善,逐步提升写作水平。
四、职场写作能力提升的应用场景
职场写作能力的提升可以应用于多个具体场景,以下是一些常见的应用场景:
1. 工作汇报
工作汇报是职场中常见的文书形式,良好的写作能力可以帮助员工清晰地总结工作进展、分析问题,并提出改进建议。在撰写工作汇报时,需注重结构化表达,确保汇报内容重点突出,逻辑严谨。
2. 会议纪要
会议纪要是记录会议内容的重要文书,写作时需要准确把握会议讨论的要点、决策和任务分配。运用归纳和演绎的逻辑思维,能够使纪要内容更加清晰有序。
3. 项目计划书
项目计划书是项目管理中的重要文书,涉及到项目的目标、步骤、资源配置等。通过结构化思维,可以将复杂的项目内容分解为易于理解的部分,提高计划书的可读性和可操作性。
4. 领导讲话稿
撰写领导讲话稿需要充分理解领导的意图,并能够准确表达组织的目标和战略。在此过程中,运用风向标思维,能够帮助作者更好地把握讲话的重点,确保内容的有效传达。
五、职场写作能力提升的挑战与应对策略
尽管职场写作能力的提升具有重要意义,但在实践中也面临一些挑战:
1. 时间压力
在繁忙的工作环境中,写作往往面临时间不足的问题。为了应对这一挑战,可以通过制定写作计划,合理安排时间,提高写作效率。
2. 信息过载
在海量信息面前,提炼出关键信息是一项挑战。可以通过信息整理工具,帮助快速筛选和整合信息,提升信息处理的效率。
3. 写作风格不统一
在团队协作中,写作风格的统一性常常成为问题。可以制定写作规范,明确文书的格式和要求,确保团队成员的写作风格相对一致。
六、总结
职场写作能力的提升不仅是个人职业发展的重要方面,也是推动团队沟通和组织效率提升的关键。通过结构化思维、语言表达能力、信息整合能力等多方面的提升,能够更好地适应职场的需求,增强竞争力。面对写作中的挑战,采取有效的应对策略,将有助于在复杂的职场环境中脱颖而出。
七、参考文献
- 《金字塔原理:思考、汇报和沟通的逻辑》
- 《高效能人士的七个习惯》
- 《写作的本质:如何写出高效的文书》
- 《沟通的艺术:职场写作技巧与实践》
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