表达清晰性
表达清晰性是指在信息传递过程中,能够以明确、简洁且有条理的方式传达思想和观点的能力。它不仅涉及语言的选择和句子的构造,还包括逻辑结构、信息的层次分明程度以及受众的理解能力等多个方面。在现代社会中,表达清晰性被广泛应用于职场沟通、学术研究、教育培训以及个人表达等领域,是促进有效沟通和提升工作效率的重要因素。
【课程背景】
发了一个工作通知,却接到下级单位十几个询问电话;
熬夜写完一篇报告,两眼通红的交到领导手中,却被领导痛批主题不清晰内容无重点、被要求重写;
向上级单位汇报,准备了两天的汇报材料,结果才汇报到了一半,上级领导却不耐烦:你们汇报的重点是什么?
这些场景经常出现在我们周围,造成这些问题的直接原因就是表达不清晰,材料无章法!其根本原因在于传递信息时没有构建出有效的逻辑和结构。本课程围绕公文写作这个主题,帮助学员学会结构化的思考方法,进而能够重点突出、条理分明、有理有据地进行公文的写作,有效提升职场思维能力和写作能力。
【课程目标】
1.学会结构化思考的方法,提升思考效率和水平
2.从思维层面掌握公文材料写作的本质规律
3.掌握领导讲话、工作总结、工作汇报、等常用公文的写作技巧和方法
4.从多个层面提升公文材料的写作能力,帮助学员形成自己的方法论
【课程特色】
1.从学员的能力建构出发。基于建构主义教学理念,以学员为中心,通过大量的案例分析和现场演练,引导学员的写作能力建构,让学员学得会、带得走、用得上。
2. 从公文写作的真实场景出发。综合运用多种教学手法,让学员明白道理、把握规律,从而举一反三,提升写作能力。
3.实现能力的延伸。引导学员不只是完成材料的写作,更重要的是解决问题,推动工作。
【课程对象】
企业中基层管理者,骨干员工
【课程时间】
1天(6小时/天)
【课程大纲】
导课部分
【案例】你的工作汇报是这样的吗?
【故事】看清世界的方法:达芬奇在500年前所“预见”的直升机
【音乐】听一段巴赫的《赋格的艺术》,你听到了什么?
公文写作的关键:结构化思维
正课部分
第一部分:认识结构化思维的好工具—金字塔原理
一、认识金字塔原理
1. 金字塔原理主张什么
2. 金字塔原理的起源
【案例】什么时候开会合适?
3.金字塔原理四大特征
二、从金字塔原理看结构思维
1.纵向结构
【案例】如何为朋友介绍对象
Ø 自上而下搭建分层结构
Ø 还可以自下而上搭建结构
Ø 搭建纵向的文章结构
l 结论先行,提出中心思想
【案例】看一下小李怎么给行长发微信的
【练习】变成这样发,是不是好很多?
l 提出疑问:设想读者的主要疑问
l 给出答案:围绕中心思想给出答案并分层解读
2、横向结构
Ø 演绎推理
Ø 归纳推理
【案例】小李的发言有啥毛病?
Ø 归类分组,让原因不再混乱
Ø 使用分类模型,让材料结构更清晰
三、金字塔原理三大顺序
1.时间/步骤顺序
2.结构/空间顺序
3.重要性/程度顺序
4.分类的标准-MECE原则
5.做人力和行政工作的小张应该如何总结工作
Ø 按照时间顺序总结
Ø 按照空间顺序总结
Ø 按照重要性顺序总结
第二部分:运用结构化思维拿捏公文写作
一、归纳和演绎—用好逻辑思维
1.老刘如何准备竞聘演讲
2. 老刘的竞聘演讲如何运用归纳和演绎
3.会议纪要怎么写
Ø 会议纪的三种主要类型
Ø 会议纪要正文的主要写法
Ø 需要注意的五个点
【案例】办公会议纪要
Ø 会议纪要写作技巧
【学习活动】改写一篇会议纪要
二、要话先说-风向标思维
1.怎样准确把握领导的意图?
Ø 写时做领导
Ø 写前问领导
Ø 平常学领导
2.准确把握组织的“风向标
3.工作汇报怎么写
Ø 工作汇报有什么用
Ø 工作汇报的写法
Ø 上个模板吧
Ø 如何写好工作汇报
【案例分析】我县“一大四小”工程建设情况汇报
【案例分析】云南分行社会责任工作汇报
【学习活动】练练怎么写汇报
向集团分管部门汇报本次写作培训,要求写出前言和结尾,正文部分列出提纲
4.领导讲话怎么写
Ø 领导讲话稿的特点
l 既体现组织机关的意志
l 也阐发领导个人的见解
Ø 撰写讲话稿四个要注意的点
【案例分析】对比两篇在中青年干部培训班上的讲话稿
Ø 写好讲话稿的“八个度“
【案例分析】在直管干部轮训班结业仪式上的讲话
【学习活动】赏析南京市委书记韩立明讲话:以敢为善为拼出高质量发展新境界
三、向下想三层——层度思维
1.如何说服人力部把小刘留在市场部
2. 多层次的思考
3.年终总结怎么写
Ø 年终总结=工作总结+经验总结+存在的问题和不足+明年计划
l 工作怎么总结
总结=目标的完成情况+关键证据+具体成果
【案例】以“最美建行人”活动为主线,“四爱”文化进一步弘扬`````
【案例】为增强客户服务能力,提高客户依存度`````
l 工作成果从何而来?
l 躲避两个坑
l 擦亮工作三法
方法一 走近看:具体化
方法二 说增量:数据化
方法三 起外号:标签化
Ø 经验总结很重要
l 使用方法挖到经验
l 使用“泥沼写作法”
前面的行动,行不通,仿佛陷入了泥沼
后面的行动,使用新方法,走出了泥沼
达成了目标
【案例】产品经理如何总结经验
Ø 存在的不足怎么写
l 使用“攀岩写作法”
最高山峰:要想效果最大化,目标是什么?
还有多远:距离目标还有多远,不足是什么?
最佳路径:要达到目标,打算怎么做?
【练习】市场部的业务存在缺陷````````(这个不足怎么写)
Ø 明年的计划怎么写
使用“卡路里”写作法
卡点:要达成目标,会有什么卡点
路径:通过什么路径实现目标
里程碑:在什么时间完成什么里程碑
【练习】营销部明年的计划包括:搭建营销中台```````````(这个计划怎么写)
【学习活动】帮助小王优化一下所写的部门总结的经验总结部分
四、SCQA——故事化思维
1.SCQA是个啥呢
2.故事化的表达方式
【案例】《史记 匈奴列传》中如何用SCQA讲故事
3.工作报告怎么写
Ø 工作报告的最大特点是综合性
Ø 工作报告难在3个方面
l 主题的提炼
l 是表达的切实性和准确性
l 全面与重点的平衡
Ø 工作报告主题的重要性体现在三个方面
Ø 如何确定报告的主题
Ø 如何确定报告的结构
l 两块式
l 三块式
l 多块式
【案例】看看这个报告结构怎么样
【案例】在公司2016年工作会议上的报告(提纲)
Ø 工作报告的内容如何写实
l 把准时政方针的‘脉搏’
l 把准领导思想的‘脉动’
l 把准现实问题的‘脉络’
Ø 观点、素材与意群
【学习活动】云南分行***年工作报告综合解析
结课部分
【学习活动】“任意门”小游戏
1. 每位伙伴写一张卡片,内容可以是问题:有没有什么公文写作小妙招?素材积累怎么弄?···也可以是收获:今天学到的最实用方法三个、最大收获四点、···
2. 任意挑选一位伙伴交换卡片`````````
3. 和刚才交换卡片的伙伴,再次交换卡片。然后老师随机抽取伙伴进行分享
4. 把卡片制作成展示海报,在教室公共区域进行展示
一、表达清晰性的概念与重要性
表达清晰性不仅是语言表达的要求,更是思维逻辑的体现。无论是在书面材料的撰写还是口头表达中,清晰性直接影响信息的传递效果。以下几个方面阐述了表达清晰性的重要性:
- 提升沟通效率:在工作场合,表达清晰能够减少误解和重复沟通的时间,提高工作效率。
- 增强说服力:清晰的表达能够更好地阐述观点,增强说服力,使听众更容易接受和理解信息。
- 改善人际关系:在日常交流中,清晰的表达能够减少冲突和误解,促进良好的人际关系。
- 提升专业形象:在职场中,表达清晰能够展现个人的专业素养,提升职业形象。
二、表达清晰性的构成要素
表达清晰性由多个要素构成,包括语言的准确性、逻辑的严密性、信息的条理性和受众的理解能力等。
1. 语言的准确性
使用准确的词汇和语法结构是实现表达清晰性的基础。模糊或不准确的语言会导致信息传递的偏差,影响受众的理解。
2. 逻辑的严密性
逻辑性是表达清晰的核心要素。信息的传递应遵循一定的逻辑顺序,使受众能够顺畅地跟随思路。例如,金字塔原理强调从中心思想出发,逐步展开细节,确保逻辑层次分明。
3. 信息的条理性
条理性体现在信息的结构上。清晰的结构能够帮助受众快速抓住重点,理解整体内容。常用的结构包括:引言、主体和结论,或是采用MECE原则将信息分组。
4. 受众的理解能力
表达者需考虑受众的背景和理解能力,调整表达方式以适应不同的受众。使用简单明了的语言和实例能够增强受众的理解。
三、表达清晰性的应用场景
表达清晰性在多个领域有着广泛的应用,以下是一些典型的场景:
1. 职场沟通
在企业环境中,清晰的表达是有效沟通的关键。无论是撰写工作报告、进行项目汇报,还是与同事进行日常交流,表达清晰能够帮助减少误解,提高工作效率。
2. 学术研究
在学术写作中,清晰的表达要求研究者能够准确、简洁地传达研究结果和观点。学术论文的结构通常遵循IMRaD(引言、方法、结果、讨论)格式,以确保信息的逻辑性和条理性。
3. 教育培训
在教育领域,教师的表达清晰性直接影响学生的学习效果。教师需要通过清晰的语言和结构化的讲解,使学生能够理解复杂的概念和知识。
4. 公共演讲
在公共演讲中,演讲者需要通过清晰的表达来吸引和保持听众的注意力。使用故事化的表达方式和适当的视觉辅助工具能够增强演讲的效果。
四、提升表达清晰性的技巧
为了提升表达清晰性,可以采用以下几种技巧:
1. 结构化思维
运用金字塔原理等结构化思维工具,帮助整理思路,明确表达重点。将信息分层次组织,确保逻辑顺畅。
2. 简化语言
避免使用复杂的术语和长句,尽量使用简洁明了的语言,让受众更容易理解。
3. 反复推敲
在撰写材料时,反复修改和推敲内容,确保每个句子和段落都清晰表达了其意图。
4. 获取反馈
在进行口头表达或书面材料前,向他人寻求反馈,了解自己的表达是否清晰,是否能够被受众理解。
五、案例分析:公文写作中的表达清晰性
在公文写作中,表达清晰性尤为重要。通过以下案例进行分析:
案例一:工作汇报的撰写
某公司项目经理在撰写工作汇报时,采用金字塔原理,首先提出汇报的核心结论,接着逐层展示支持这一结论的数据和分析,最后总结出下一步的行动计划。这样的结构使得汇报逻辑清晰,受众能够迅速理解项目的进展和后续的计划。
案例二:会议纪要的撰写
在撰写会议纪要时,采用时间顺序,清晰标明讨论的每个议题及其结果。例如,“会议讨论了A项目的进展,决定于下周进行下一轮评估”,这样的表述能够让读者快速抓住会议的重点和决策。
六、主流领域中的表达清晰性研究
在传播学、教育学和管理学等多个学科中,表达清晰性都是重要的研究主题。例如,传播学研究者探讨了信息的接收和理解过程,强调了信息结构和语言风格对沟通效果的影响;教育学者则研究了教师表达清晰性对学生学习的影响,提出了多种提升教学效果的策略。
七、结论
表达清晰性是一项重要的沟通能力,在现代社会中具有广泛的应用价值。通过结构化思维、简化语言以及获取反馈等方式,个体可以有效提升自己的表达清晰性,从而在职场、学术和日常生活中实现更好的沟通效果。随着信息时代的发展,表达清晰性将成为个人和组织成功的重要保障。
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