SCQA方法概述
SCQA是一种结构化的思维和表达方法,常用于高效沟通、写作及演讲等场合。它的全称为“Situation, Complication, Question, Answer”,即“情境、复杂性、问题和答案”。SCQA方法通过清晰的逻辑结构帮助表达者有效地传递信息,使受众更容易理解和吸收内容。作为一种故事化思维工具,SCQA在公文写作、工作汇报、商业演示等领域得到了广泛的应用。
【课程背景】
发了一个工作通知,却接到下级单位十几个询问电话;
熬夜写完一篇报告,两眼通红的交到领导手中,却被领导痛批主题不清晰内容无重点、被要求重写;
向上级单位汇报,准备了两天的汇报材料,结果才汇报到了一半,上级领导却不耐烦:你们汇报的重点是什么?
这些场景经常出现在我们周围,造成这些问题的直接原因就是表达不清晰,材料无章法!其根本原因在于传递信息时没有构建出有效的逻辑和结构。本课程围绕公文写作这个主题,帮助学员学会结构化的思考方法,进而能够重点突出、条理分明、有理有据地进行公文的写作,有效提升职场思维能力和写作能力。
【课程目标】
1.学会结构化思考的方法,提升思考效率和水平
2.从思维层面掌握公文材料写作的本质规律
3.掌握领导讲话、工作总结、工作汇报、等常用公文的写作技巧和方法
4.从多个层面提升公文材料的写作能力,帮助学员形成自己的方法论
【课程特色】
1.从学员的能力建构出发。基于建构主义教学理念,以学员为中心,通过大量的案例分析和现场演练,引导学员的写作能力建构,让学员学得会、带得走、用得上。
2. 从公文写作的真实场景出发。综合运用多种教学手法,让学员明白道理、把握规律,从而举一反三,提升写作能力。
3.实现能力的延伸。引导学员不只是完成材料的写作,更重要的是解决问题,推动工作。
【课程对象】
企业中基层管理者,骨干员工
【课程时间】
1天(6小时/天)
【课程大纲】
导课部分
【案例】你的工作汇报是这样的吗?
【故事】看清世界的方法:达芬奇在500年前所“预见”的直升机
【音乐】听一段巴赫的《赋格的艺术》,你听到了什么?
公文写作的关键:结构化思维
正课部分
第一部分:认识结构化思维的好工具—金字塔原理
一、认识金字塔原理
1. 金字塔原理主张什么
2. 金字塔原理的起源
【案例】什么时候开会合适?
3.金字塔原理四大特征
二、从金字塔原理看结构思维
1.纵向结构
【案例】如何为朋友介绍对象
Ø 自上而下搭建分层结构
Ø 还可以自下而上搭建结构
Ø 搭建纵向的文章结构
l 结论先行,提出中心思想
【案例】看一下小李怎么给行长发微信的
【练习】变成这样发,是不是好很多?
l 提出疑问:设想读者的主要疑问
l 给出答案:围绕中心思想给出答案并分层解读
2、横向结构
Ø 演绎推理
Ø 归纳推理
【案例】小李的发言有啥毛病?
Ø 归类分组,让原因不再混乱
Ø 使用分类模型,让材料结构更清晰
三、金字塔原理三大顺序
1.时间/步骤顺序
2.结构/空间顺序
3.重要性/程度顺序
4.分类的标准-MECE原则
5.做人力和行政工作的小张应该如何总结工作
Ø 按照时间顺序总结
Ø 按照空间顺序总结
Ø 按照重要性顺序总结
第二部分:运用结构化思维拿捏公文写作
一、归纳和演绎—用好逻辑思维
1.老刘如何准备竞聘演讲
2. 老刘的竞聘演讲如何运用归纳和演绎
3.会议纪要怎么写
Ø 会议纪的三种主要类型
Ø 会议纪要正文的主要写法
Ø 需要注意的五个点
【案例】办公会议纪要
Ø 会议纪要写作技巧
【学习活动】改写一篇会议纪要
二、要话先说-风向标思维
1.怎样准确把握领导的意图?
Ø 写时做领导
Ø 写前问领导
Ø 平常学领导
2.准确把握组织的“风向标
3.工作汇报怎么写
Ø 工作汇报有什么用
Ø 工作汇报的写法
Ø 上个模板吧
Ø 如何写好工作汇报
【案例分析】我县“一大四小”工程建设情况汇报
【案例分析】云南分行社会责任工作汇报
【学习活动】练练怎么写汇报
向集团分管部门汇报本次写作培训,要求写出前言和结尾,正文部分列出提纲
4.领导讲话怎么写
Ø 领导讲话稿的特点
l 既体现组织机关的意志
l 也阐发领导个人的见解
Ø 撰写讲话稿四个要注意的点
【案例分析】对比两篇在中青年干部培训班上的讲话稿
Ø 写好讲话稿的“八个度“
【案例分析】在直管干部轮训班结业仪式上的讲话
【学习活动】赏析南京市委书记韩立明讲话:以敢为善为拼出高质量发展新境界
三、向下想三层——层度思维
1.如何说服人力部把小刘留在市场部
2. 多层次的思考
3.年终总结怎么写
Ø 年终总结=工作总结+经验总结+存在的问题和不足+明年计划
l 工作怎么总结
总结=目标的完成情况+关键证据+具体成果
【案例】以“最美建行人”活动为主线,“四爱”文化进一步弘扬`````
【案例】为增强客户服务能力,提高客户依存度`````
l 工作成果从何而来?
l 躲避两个坑
l 擦亮工作三法
方法一 走近看:具体化
方法二 说增量:数据化
方法三 起外号:标签化
Ø 经验总结很重要
l 使用方法挖到经验
l 使用“泥沼写作法”
前面的行动,行不通,仿佛陷入了泥沼
后面的行动,使用新方法,走出了泥沼
达成了目标
【案例】产品经理如何总结经验
Ø 存在的不足怎么写
l 使用“攀岩写作法”
最高山峰:要想效果最大化,目标是什么?
还有多远:距离目标还有多远,不足是什么?
最佳路径:要达到目标,打算怎么做?
【练习】市场部的业务存在缺陷````````(这个不足怎么写)
Ø 明年的计划怎么写
使用“卡路里”写作法
卡点:要达成目标,会有什么卡点
路径:通过什么路径实现目标
里程碑:在什么时间完成什么里程碑
【练习】营销部明年的计划包括:搭建营销中台```````````(这个计划怎么写)
【学习活动】帮助小王优化一下所写的部门总结的经验总结部分
四、SCQA——故事化思维
1.SCQA是个啥呢
2.故事化的表达方式
【案例】《史记 匈奴列传》中如何用SCQA讲故事
3.工作报告怎么写
Ø 工作报告的最大特点是综合性
Ø 工作报告难在3个方面
l 主题的提炼
l 是表达的切实性和准确性
l 全面与重点的平衡
Ø 工作报告主题的重要性体现在三个方面
Ø 如何确定报告的主题
Ø 如何确定报告的结构
l 两块式
l 三块式
l 多块式
【案例】看看这个报告结构怎么样
【案例】在公司2016年工作会议上的报告(提纲)
Ø 工作报告的内容如何写实
l 把准时政方针的‘脉搏’
l 把准领导思想的‘脉动’
l 把准现实问题的‘脉络’
Ø 观点、素材与意群
【学习活动】云南分行***年工作报告综合解析
结课部分
【学习活动】“任意门”小游戏
1. 每位伙伴写一张卡片,内容可以是问题:有没有什么公文写作小妙招?素材积累怎么弄?···也可以是收获:今天学到的最实用方法三个、最大收获四点、···
2. 任意挑选一位伙伴交换卡片`````````
3. 和刚才交换卡片的伙伴,再次交换卡片。然后老师随机抽取伙伴进行分享
4. 把卡片制作成展示海报,在教室公共区域进行展示
SCQA的四个组成部分
- 情境(Situation): 描述当前的状态或背景信息,给出必要的上下文,使受众明确所讨论的问题所在。
- 复杂性(Complication): 指出当前情境中的挑战或困难,增加故事的张力,引发听众的关注。
- 问题(Question): 阐明在复杂性出现后,亟待解决的问题,这个问题是推动故事发展的关键。
- 答案(Answer): 针对提出的问题,给出解决方案或结论,提供明确的方向或行动步骤。
SCQA的应用背景
SCQA方法源于商业与管理领域,特别是在战略沟通和决策制定过程中,清晰的信息传递至关重要。随着信息时代的快速发展,组织内部和外部的沟通需求日益增加,SCQA作为一种高效的表达工具,逐渐受到了各行业的重视。
SCQA在公文写作中的应用
公文写作是职场中不可或缺的技能,SCQA方法可以帮助写作者理清思路、构建逻辑框架,从而提升公文的质量和效率。在公文写作中,运用SCQA可以增强表达的条理性和说服力,使受众更容易理解材料的核心信息。
- 情境: 在公文的开头,介绍事件的背景或目的,例如某项政策的出台、项目的启动等。
- 复杂性: 强调该事件所面临的挑战,比如资源不足、时间紧迫等问题,以引发读者的关注。
- 问题: 清楚地提出需要解决的关键问题,例如“如何在有限的资源下确保项目的顺利推进?”
- 答案: 最后给出解决方案或建议,提供具体的实施步骤和预期效果。
SCQA的优势与特点
增强逻辑性
SCQA方法通过清晰的结构化思维,帮助写作者理清思路,确保信息传递的逻辑性和连贯性。每个部分的衔接自然,有助于受众理解材料的目的和内容。
提升说服力
通过明确的问题和解决方案,SCQA能够有效增强表达的说服力,使受众对所提倡的观点或行动更具信服感。这在工作汇报和领导讲话中尤为重要。
节省时间
使用SCQA方法,写作者可以更快速地构建公文或报告的框架,减少反复修改的时间,提高工作效率。这对于在紧迫的时间内完成任务的职场人士来说,具有重要意义。
适应多种场景
SCQA方法不仅适用于公文写作,还广泛应用于商业演示、市场营销、项目管理等多个领域,具有高度的适应性和灵活性。
SCQA方法的实际案例分析
案例一:工作汇报
在一次项目工作汇报中,项目经理运用了SCQA方法。首先,他介绍了项目的背景(情境),阐述了目前进展与遇到的挑战(复杂性)。接着,明确提出了项目需要解决的核心问题,最后总结了团队的应对措施和未来计划(答案)。通过这种结构化的表达,听众不仅清楚了解了项目的现状,而且对后续的工作安排有了明确的认识。
案例二:商业计划书
在撰写商业计划书时,创业者使用了SCQA方法。计划书的开头介绍了市场机会(情境),接着列出了竞争对手及其不足之处(复杂性),然后提出了自己的商业模式(问题),最后详细描述了如何实施该商业模式(答案)。这种逻辑清晰的表达方式,帮助创业者获得了投资者的认可与支持。
SCQA方法的实践经验与建议
如何有效运用SCQA方法
在实际运用SCQA方法时,写作者应注意以下几点:
- 明确目标受众:在构建SCQA结构时,清晰了解目标受众的需求和关注点,有助于提高信息的针对性。
- 简洁明了:尽量使用简洁的语言表达复杂的内容,避免冗长的句子和过多的专业术语,以增强可读性。
- 反复修正:在初步构建SCQA框架后,应进行多次修订,确保每一部分都能清晰、有力地表达所需信息。
SCQA与其他写作工具的比较
SCQA方法与其他写作工具(如PEST分析、SWOT分析)相比,更加注重信息的逻辑性和讲故事的技巧。虽然SWOT分析侧重于内部和外部环境的分析,PEST则关注政治、经济、社会与技术因素对决策的影响,但SCQA更强调如何有效传达信息,尤其在处理复杂问题时,能更好地引导受众的思考。
SCQA在学术研究中的应用
在学术研究领域,SCQA同样具有重要的应用价值。研究者在撰写论文或报告时,可以运用SCQA方法,使研究背景、问题陈述和研究结论之间的关系更加紧密,逻辑更为严谨。这不仅有助于提高论文的质量,还能在答辩或学术交流中更好地表达研究成果。
总结与展望
随着信息传播方式的不断发展,SCQA方法作为一种有效的沟通工具,必将在各个领域得到更广泛的应用。通过结构化的表达方式,SCQA不仅可以提升公文写作和工作汇报的质量,还能为职场人士提供更高效的思维方式。在未来,随着更多实践案例的积累,SCQA方法的应用将更加成熟和多样化。
参考文献
- 《高效能人士的七个习惯》 - 史蒂芬·柯维
- 《金字塔原理》 - 芭芭拉·明托
- 《影响力:心理学的六大法则》 - 罗伯特·西奥迪尼
- 《写作这回事》 - 斯蒂芬·金
通过深入理解SCQA方法及其应用,读者可以在职场中更有效地进行沟通和表达,从而提升工作效率和影响力。
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