金字塔原理与公文写作技巧
金字塔原理是一种逻辑思维和表达方式的工具,广泛应用于各类文书写作、汇报、演讲等场合。它通过层次分明的结构,使得信息传递更加高效、清晰。尤其在公文写作中,金字塔原理帮助写作者构建起清晰的逻辑框架,确保读者能够迅速抓住重点,提升沟通效率。
【课程背景】
发了一个工作通知,却接到下级单位十几个询问电话;
熬夜写完一篇报告,两眼通红的交到领导手中,却被领导痛批主题不清晰内容无重点、被要求重写;
向上级单位汇报,准备了两天的汇报材料,结果才汇报到了一半,上级领导却不耐烦:你们汇报的重点是什么?
这些场景经常出现在我们周围,造成这些问题的直接原因就是表达不清晰,材料无章法!其根本原因在于传递信息时没有构建出有效的逻辑和结构。本课程围绕公文写作这个主题,帮助学员学会结构化的思考方法,进而能够重点突出、条理分明、有理有据地进行公文的写作,有效提升职场思维能力和写作能力。
【课程目标】
1.学会结构化思考的方法,提升思考效率和水平
2.从思维层面掌握公文材料写作的本质规律
3.掌握领导讲话、工作总结、工作汇报、等常用公文的写作技巧和方法
4.从多个层面提升公文材料的写作能力,帮助学员形成自己的方法论
【课程特色】
1.从学员的能力建构出发。基于建构主义教学理念,以学员为中心,通过大量的案例分析和现场演练,引导学员的写作能力建构,让学员学得会、带得走、用得上。
2. 从公文写作的真实场景出发。综合运用多种教学手法,让学员明白道理、把握规律,从而举一反三,提升写作能力。
3.实现能力的延伸。引导学员不只是完成材料的写作,更重要的是解决问题,推动工作。
【课程对象】
企业中基层管理者,骨干员工
【课程时间】
1天(6小时/天)
【课程大纲】
导课部分
【案例】你的工作汇报是这样的吗?
【故事】看清世界的方法:达芬奇在500年前所“预见”的直升机
【音乐】听一段巴赫的《赋格的艺术》,你听到了什么?
公文写作的关键:结构化思维
正课部分
第一部分:认识结构化思维的好工具—金字塔原理
一、认识金字塔原理
1. 金字塔原理主张什么
2. 金字塔原理的起源
【案例】什么时候开会合适?
3.金字塔原理四大特征
二、从金字塔原理看结构思维
1.纵向结构
【案例】如何为朋友介绍对象
Ø 自上而下搭建分层结构
Ø 还可以自下而上搭建结构
Ø 搭建纵向的文章结构
l 结论先行,提出中心思想
【案例】看一下小李怎么给行长发微信的
【练习】变成这样发,是不是好很多?
l 提出疑问:设想读者的主要疑问
l 给出答案:围绕中心思想给出答案并分层解读
2、横向结构
Ø 演绎推理
Ø 归纳推理
【案例】小李的发言有啥毛病?
Ø 归类分组,让原因不再混乱
Ø 使用分类模型,让材料结构更清晰
三、金字塔原理三大顺序
1.时间/步骤顺序
2.结构/空间顺序
3.重要性/程度顺序
4.分类的标准-MECE原则
5.做人力和行政工作的小张应该如何总结工作
Ø 按照时间顺序总结
Ø 按照空间顺序总结
Ø 按照重要性顺序总结
第二部分:运用结构化思维拿捏公文写作
一、归纳和演绎—用好逻辑思维
1.老刘如何准备竞聘演讲
2. 老刘的竞聘演讲如何运用归纳和演绎
3.会议纪要怎么写
Ø 会议纪的三种主要类型
Ø 会议纪要正文的主要写法
Ø 需要注意的五个点
【案例】办公会议纪要
Ø 会议纪要写作技巧
【学习活动】改写一篇会议纪要
二、要话先说-风向标思维
1.怎样准确把握领导的意图?
Ø 写时做领导
Ø 写前问领导
Ø 平常学领导
2.准确把握组织的“风向标
3.工作汇报怎么写
Ø 工作汇报有什么用
Ø 工作汇报的写法
Ø 上个模板吧
Ø 如何写好工作汇报
【案例分析】我县“一大四小”工程建设情况汇报
【案例分析】云南分行社会责任工作汇报
【学习活动】练练怎么写汇报
向集团分管部门汇报本次写作培训,要求写出前言和结尾,正文部分列出提纲
4.领导讲话怎么写
Ø 领导讲话稿的特点
l 既体现组织机关的意志
l 也阐发领导个人的见解
Ø 撰写讲话稿四个要注意的点
【案例分析】对比两篇在中青年干部培训班上的讲话稿
Ø 写好讲话稿的“八个度“
【案例分析】在直管干部轮训班结业仪式上的讲话
【学习活动】赏析南京市委书记韩立明讲话:以敢为善为拼出高质量发展新境界
三、向下想三层——层度思维
1.如何说服人力部把小刘留在市场部
2. 多层次的思考
3.年终总结怎么写
Ø 年终总结=工作总结+经验总结+存在的问题和不足+明年计划
l 工作怎么总结
总结=目标的完成情况+关键证据+具体成果
【案例】以“最美建行人”活动为主线,“四爱”文化进一步弘扬`````
【案例】为增强客户服务能力,提高客户依存度`````
l 工作成果从何而来?
l 躲避两个坑
l 擦亮工作三法
方法一 走近看:具体化
方法二 说增量:数据化
方法三 起外号:标签化
Ø 经验总结很重要
l 使用方法挖到经验
l 使用“泥沼写作法”
前面的行动,行不通,仿佛陷入了泥沼
后面的行动,使用新方法,走出了泥沼
达成了目标
【案例】产品经理如何总结经验
Ø 存在的不足怎么写
l 使用“攀岩写作法”
最高山峰:要想效果最大化,目标是什么?
还有多远:距离目标还有多远,不足是什么?
最佳路径:要达到目标,打算怎么做?
【练习】市场部的业务存在缺陷````````(这个不足怎么写)
Ø 明年的计划怎么写
使用“卡路里”写作法
卡点:要达成目标,会有什么卡点
路径:通过什么路径实现目标
里程碑:在什么时间完成什么里程碑
【练习】营销部明年的计划包括:搭建营销中台```````````(这个计划怎么写)
【学习活动】帮助小王优化一下所写的部门总结的经验总结部分
四、SCQA——故事化思维
1.SCQA是个啥呢
2.故事化的表达方式
【案例】《史记 匈奴列传》中如何用SCQA讲故事
3.工作报告怎么写
Ø 工作报告的最大特点是综合性
Ø 工作报告难在3个方面
l 主题的提炼
l 是表达的切实性和准确性
l 全面与重点的平衡
Ø 工作报告主题的重要性体现在三个方面
Ø 如何确定报告的主题
Ø 如何确定报告的结构
l 两块式
l 三块式
l 多块式
【案例】看看这个报告结构怎么样
【案例】在公司2016年工作会议上的报告(提纲)
Ø 工作报告的内容如何写实
l 把准时政方针的‘脉搏’
l 把准领导思想的‘脉动’
l 把准现实问题的‘脉络’
Ø 观点、素材与意群
【学习活动】云南分行***年工作报告综合解析
结课部分
【学习活动】“任意门”小游戏
1. 每位伙伴写一张卡片,内容可以是问题:有没有什么公文写作小妙招?素材积累怎么弄?···也可以是收获:今天学到的最实用方法三个、最大收获四点、···
2. 任意挑选一位伙伴交换卡片`````````
3. 和刚才交换卡片的伙伴,再次交换卡片。然后老师随机抽取伙伴进行分享
4. 把卡片制作成展示海报,在教室公共区域进行展示
一、金字塔原理的起源与发展
金字塔原理最初由麦肯锡咨询公司的一位顾问Barbara Minto提出。Minto在其著作《The Pyramid Principle》中详细阐述了这一原理的基本概念和应用方法。金字塔原理强调信息的组织和结构化,使读者能够在最短的时间内获取最关键的信息。
二、金字塔原理的核心特征
- 逻辑性:金字塔原理要求信息按照清晰的逻辑层次进行组织,确保每一层内容都支持上层的信息。
- 层次性:将信息分为不同层次,自上而下清晰呈现,使得读者能够迅速理解信息的主旨。
- 简洁性:强调用简洁的语言表达复杂的思想,避免冗长的描述。
- 针对性:在写作前明确目标受众,确保所传达的信息与其需求紧密相关。
三、金字塔原理的应用
在公文写作中,金字塔原理的应用主要体现在以下几个方面:
1. 结构化思维的培养
金字塔原理帮助写作者在撰写公文时,能够自上而下进行思考,先提出结论,再逐层展开细节。例如,在撰写工作总结时,首先明确总结的主要成就,然后逐一列出各项工作的具体实施过程和成果,最后归纳总结出未来的工作计划。
2. 逻辑关系的清晰化
通过金字塔原理,写作者可以更清晰地表达逻辑关系。在汇报时,先提出问题,再分析原因,最后给出解决方案,使得整个汇报结构严谨,逻辑清晰。这样的结构不仅让听众易于理解,也能提升汇报者的专业形象。
3. 信息的优先级排序
金字塔原理还强调信息的优先级。在撰写报告时,首先呈现最重要的信息,再逐步引入次要信息。这样的方式可以避免信息过载,确保读者能够迅速抓住关键信息。
四、金字塔原理在公文写作中的具体技巧
- 确定主题:在写作前明确公文的主题,并围绕主题进行信息的收集和整理。
- 分层组织:将信息分为不同层次,确保每一层的信息都与主题紧密相关。
- 使用MECE原则:在分类信息时,遵循“互斥且完全穷尽”的原则,确保信息的全面性与准确性。
- 重视结论:在公文的开头或结尾部分,清晰地重申结论,确保读者能够记住最重要的信息。
五、案例分析:金字塔原理在实际写作中的应用
在实际工作中,金字塔原理的应用可以通过具体案例来体现。例如,某企业在进行年度总结时,首先明确总结的主题是“提升市场竞争力”,接着从产品创新、客户服务、市场推广等方面进行分层叙述,最后总结出下一年的目标与计划。这种结构不仅让报告逻辑严谨,也能让相关人员快速获取所需信息。
六、总结与展望
金字塔原理作为一种有效的思维工具,不仅在公文写作中发挥着重要作用,在各类报告、演讲及日常沟通中同样适用。通过学习和掌握金字塔原理,写作者可以显著提升其表达能力和逻辑思维水平,为职业发展打下坚实的基础。
公文写作的系统方法
公文写作是一项重要的职业技能,尤其对于企业中的基层管理者和骨干员工而言,掌握公文写作的技巧显得尤为重要。公文写作不仅仅是文字的堆砌,更是一种系统的思维方式和表达能力的体现。通过结构化思维与金字塔原理的结合,公文写作能够达到更高的专业水平。
一、理解公文的性质与特征
公文通常具有以下几个特征:
- 正式性:公文是组织内部或外部沟通的重要工具,其用词、语气和格式都必须遵循一定的规范。
- 目的性:每一篇公文都有其明确的目的,无论是传达信息、进行汇报还是发出通知。
- 规范性:公文的格式和内容通常都有相应的标准和要求,遵循这些规范是写作的基本要求。
- 时效性:公文的撰写通常与时间息息相关,要求在规定的时间内完成并传达信息。
二、有效的公文写作流程
公文写作可以分为几个关键步骤:
1. 确定写作目的
在开始写作前,明确公文的目的至关重要。无论是汇报、请示还是通知,都需要根据目的决定内容的重点和结构。
2. 收集和整理信息
根据公文的主题,收集相关的信息和数据,并进行整理。可以采用金字塔原理来帮助理清思路,确保信息的逻辑性和一致性。
3. 制定大纲
在写作之前,制定一个清晰的公文大纲。大纲可以帮助写作者理顺思路,确保各部分内容的协调和衔接。
4. 写作与修改
根据大纲进行正式写作,注意语言的规范性和准确性。写作完成后,进行多轮修改,确保内容的清晰性和逻辑性。
5. 格式与排版
公文的格式和排版也很重要,确保符合组织的标准,提升公文的正式性和专业性。
三、常见公文类型及写作技巧
- 工作总结:结构上应包括工作目标、完成情况、存在问题及改进措施。
- 工作报告:重点在于主题明确、数据详实、分析透彻。
- 会议纪要:应包括会议的时间、地点、与会人员、主要讨论内容及决策。
- 请示与通知:语言简洁明了,重点突出,确保信息传达清晰。
四、提升公文写作能力的有效途径
提升公文写作能力可以通过以下几种方式:
- 加强理论学习:学习相关的写作理论和技巧,了解公文写作的基本原则。
- 多进行实践:通过不断的写作练习,积累经验,逐步提升写作能力。
- 请教专业人士:向有经验的同事或专业人士请教,获取反馈和建议。
- 参与培训课程:参加公文写作相关的培训课程,系统学习写作技巧。
五、总结与展望
公文写作能力的提升不是一蹴而就的,需经过长期的实践与积累。通过学习金字塔原理和结构化思维,写作者能够在公文写作中更加游刃有余。未来,随着职场环境的变化,公文写作的要求也会不断提升,学习和掌握相关技巧将为职业发展提供更多可能。
结语
金字塔原理与公文写作技巧的结合,为现代职场人士提供了一种高效的沟通方式。通过系统的学习与实践,能够帮助员工在职场中更好地表达观点,传递信息,提升工作效率。掌握这些技巧,将为个人职业发展打开新的大门。
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