公文写作

公文写作

公文写作是指在政府机关、企事业单位以及社会组织中，为了完成特定的工作任务或满足特定的管理需求而撰写的正式文件。它不仅是信息传递的工具，更是组织内部及对外沟通的重要方式。由于公文的特殊性和正式性，公文写作的技巧和方法对写作者的专业素养提出了较高的要求。

高飞：金字塔原理与公文写作技巧

【课程背景】 发了一个工作通知，却接到下级单位十几个询问电话； 熬夜写完一篇报告，两眼通红的交到领导手中，却被领导痛批主题不清晰内容无重点、被要求重写； 向上级单位汇报，准备了两天的汇报材料，结果才汇报到了一半，上级领导却不耐烦：你们汇报的重点是什么？ 这些场景经常出现在我们周围，造成这些问题的直接原因就是表达不清晰，材料无章法！其根本原因在于传递信息时没有构建出有效的逻辑和结构。本课程围绕公文写作这个主题，帮助学员学会结构化的思考方法，进而能够重点突出、条理分明、有理有据地进行公文的写作，有效提升职场思维能力和写作能力。 【课程目标】 1.学会结构化思考的方法，提升思考效率和水平 2.从思维层面掌握公文材料写作的本质规律 3.掌握领导讲话、工作总结、工作汇报、等常用公文的写作技巧和方法 4.从多个层面提升公文材料的写作能力，帮助学员形成自己的方法论 【课程特色】 1.从学员的能力建构出发。基于建构主义教学理念，以学员为中心，通过大量的案例分析和现场演练，引导学员的写作能力建构，让学员学得会、带得走、用得上。 2. 从公文写作的真实场景出发。综合运用多种教学手法，让学员明白道理、把握规律，从而举一反三，提升写作能力。 3.实现能力的延伸。引导学员不只是完成材料的写作，更重要的是解决问题，推动工作。 【课程对象】 企业中基层管理者，骨干员工 【课程时间】 1天（6小时/天） 【课程大纲】 导课部分 【案例】你的工作汇报是这样的吗？ 【故事】看清世界的方法：达芬奇在500年前所“预见”的直升机 【音乐】听一段巴赫的《赋格的艺术》，你听到了什么？ 公文写作的关键：结构化思维 正课部分 第一部分：认识结构化思维的好工具—金字塔原理 一、认识金字塔原理 1. 金字塔原理主张什么 2. 金字塔原理的起源 【案例】什么时候开会合适？ 3.金字塔原理四大特征 二、从金字塔原理看结构思维 1.纵向结构 【案例】如何为朋友介绍对象 Ø 自上而下搭建分层结构 Ø 还可以自下而上搭建结构 Ø 搭建纵向的文章结构 l 结论先行，提出中心思想 【案例】看一下小李怎么给行长发微信的 【练习】变成这样发，是不是好很多？ l 提出疑问：设想读者的主要疑问 l 给出答案：围绕中心思想给出答案并分层解读 2、横向结构 Ø 演绎推理 Ø 归纳推理 【案例】小李的发言有啥毛病？ Ø 归类分组，让原因不再混乱 Ø 使用分类模型，让材料结构更清晰 三、金字塔原理三大顺序 1.时间/步骤顺序 2.结构/空间顺序 3.重要性/程度顺序 4.分类的标准-MECE原则 5.做人力和行政工作的小张应该如何总结工作 Ø 按照时间顺序总结 Ø 按照空间顺序总结 Ø 按照重要性顺序总结 第二部分：运用结构化思维拿捏公文写作 一、归纳和演绎—用好逻辑思维 1．老刘如何准备竞聘演讲 2. 老刘的竞聘演讲如何运用归纳和演绎 3.会议纪要怎么写 Ø 会议纪的三种主要类型 Ø 会议纪要正文的主要写法 Ø 需要注意的五个点 【案例】办公会议纪要 Ø 会议纪要写作技巧 【学习活动】改写一篇会议纪要 二、要话先说-风向标思维 1.怎样准确把握领导的意图？ Ø 写时做领导 Ø 写前问领导 Ø 平常学领导 2.准确把握组织的“风向标 3.工作汇报怎么写 Ø 工作汇报有什么用 Ø 工作汇报的写法 Ø 上个模板吧 Ø 如何写好工作汇报 【案例分析】我县“一大四小”工程建设情况汇报 【案例分析】云南分行社会责任工作汇报 【学习活动】练练怎么写汇报 向集团分管部门汇报本次写作培训，要求写出前言和结尾，正文部分列出提纲 4.领导讲话怎么写 Ø 领导讲话稿的特点 l 既体现组织机关的意志 l 也阐发领导个人的见解 Ø 撰写讲话稿四个要注意的点 【案例分析】对比两篇在中青年干部培训班上的讲话稿 Ø 写好讲话稿的“八个度“ 【案例分析】在直管干部轮训班结业仪式上的讲话 【学习活动】赏析南京市委书记韩立明讲话：以敢为善为拼出高质量发展新境界 三、向下想三层——层度思维 1.如何说服人力部把小刘留在市场部 2. 多层次的思考 3.年终总结怎么写 Ø 年终总结=工作总结+经验总结+存在的问题和不足+明年计划 l 工作怎么总结 总结=目标的完成情况+关键证据+具体成果 【案例】以“最美建行人”活动为主线，“四爱”文化进一步弘扬````` 【案例】为增强客户服务能力，提高客户依存度````` l 工作成果从何而来？ l 躲避两个坑 l 擦亮工作三法 方法一 走近看：具体化 方法二 说增量：数据化 方法三 起外号：标签化 Ø 经验总结很重要 l 使用方法挖到经验 l 使用“泥沼写作法” 前面的行动，行不通，仿佛陷入了泥沼 后面的行动，使用新方法，走出了泥沼 达成了目标 【案例】产品经理如何总结经验 Ø 存在的不足怎么写 l 使用“攀岩写作法” 最高山峰：要想效果最大化，目标是什么？ 还有多远：距离目标还有多远，不足是什么？ 最佳路径：要达到目标，打算怎么做？ 【练习】市场部的业务存在缺陷````````（这个不足怎么写） Ø 明年的计划怎么写 使用“卡路里”写作法 卡点：要达成目标，会有什么卡点 路径：通过什么路径实现目标 里程碑：在什么时间完成什么里程碑 【练习】营销部明年的计划包括：搭建营销中台```````````（这个计划怎么写） 【学习活动】帮助小王优化一下所写的部门总结的经验总结部分 四、SCQA——故事化思维 1.SCQA是个啥呢 2.故事化的表达方式 【案例】《史记 匈奴列传》中如何用SCQA讲故事 3.工作报告怎么写 Ø 工作报告的最大特点是综合性 Ø 工作报告难在3个方面 l 主题的提炼 l 是表达的切实性和准确性 l 全面与重点的平衡 Ø 工作报告主题的重要性体现在三个方面 Ø 如何确定报告的主题 Ø 如何确定报告的结构 l 两块式 l 三块式 l 多块式 【案例】看看这个报告结构怎么样 【案例】在公司2016年工作会议上的报告（提纲） Ø 工作报告的内容如何写实 l 把准时政方针的‘脉搏’ l 把准领导思想的‘脉动’ l 把准现实问题的‘脉络’ Ø 观点、素材与意群 【学习活动】云南分行***年工作报告综合解析 结课部分 【学习活动】“任意门”小游戏 1. 每位伙伴写一张卡片，内容可以是问题：有没有什么公文写作小妙招？素材积累怎么弄？···也可以是收获：今天学到的最实用方法三个、最大收获四点、··· 2. 任意挑选一位伙伴交换卡片````````` 3. 和刚才交换卡片的伙伴，再次交换卡片。然后老师随机抽取伙伴进行分享 4. 把卡片制作成展示海报，在教室公共区域进行展示

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一、公文写作的定义与分类

公文写作的定义可以从多个角度进行分析。首先，公文是具有法律效力的书面材料，通常用于传达工作指令、决策、政策、报告、总结等信息。其次，公文写作是一种具有规范性、严肃性和正式性的写作方式，要求写作者遵循特定的格式和语言规范，以确保信息的准确传递和有效沟通。

• 按功能分类：
  • 政策性公文：如法律法规、政策文件等。
  • 事务性公文：如工作通知、会议纪要等。
  • 总结报告：如工作总结、年度报告等。
  • 决策性公文：如决策报告、提案等。
• 按写作主体分类：
  • 政府公文：由政府部门撰写，具有行政效力。
  • 企业公文：由企业内部撰写，用于内部管理和外部沟通。
  • 社会组织公文：由各类社会组织撰写，服务于其特定的社会职能。

二、公文写作的特点

公文写作具有以下几个显著特点：

• 规范性：公文写作需要遵循特定的格式和规范，包括标题、正文、落款、附件等。
• 时效性：公文通常涉及具体的时间节点，如工作安排、会议时间等，因此要求迅速、及时。
• 正式性：公文的语言风格要求严谨、正式，避免使用口语化的表达。
• 信息性：公文应以信息传递为主要目的，确保信息的清晰、准确。
• 法律效力：某些公文具有法律效力，如合同、决策文件等，因此撰写时需谨慎。

三、公文写作的基本流程

公文写作的基本流程一般包括以下几个步骤：

• 明确目的：在撰写公文前，首先要明确公文的目的和受众，确保信息传递的有效性。
• 收集资料：根据公文的主题，收集相关的数据、信息和材料，确保内容的准确性和完整性。
• 构建框架：根据公文的类型和内容，合理构建公文的结构，确保逻辑性和条理性。
• 撰写初稿：根据框架撰写公文的初稿，注意使用正式、规范的语言，避免使用模糊的词汇。
• 修改与完善：对初稿进行反复修改，确保内容的准确性、逻辑性和可读性。
• 审核与发布：将公文送交相关领导或部门审核，审核通过后进行正式发布。

四、结构化思维在公文写作中的应用

结构化思维是指通过合理的逻辑关系组织信息，使其条理清晰、层次分明。在公文写作中，结构化思维能够帮助写作者更好地组织内容，提高写作效率和质量。

1. 金字塔原理

金字塔原理是结构化思维的一种经典方法，强调从整体到局部的逻辑结构。在公文写作中，金字塔原理可以帮助写作者清晰地表达核心观点，层层深入地展开论证。

• 结论先行：在公文的开头部分就提出结论，让读者明确公文的核心信息。
• 层次分明：将内容分为几个层级，从主要观点到次要论据，确保信息传递的逻辑性。
• 关注读者疑问：在写作过程中，始终考虑读者可能提出的问题，并在公文中给予解答。

2. SCQA模型

SCQA（Situation, Complication, Question, Answer）模型是一种有效的故事化表达方式，适用于公文写作中的问题分析和解决方案的提出。

• 情境（Situation）：描述当前的背景和状况，为读者提供必要的上下文信息。
• 复杂性（Complication）：指出当前情境中存在的问题或挑战，激发读者的关注。
• 问题（Question）：提出需要解决的具体问题，引导读者的思考。
• 答案（Answer）：给出解决方案或建议，使读者对问题有清晰的认识和理解。

五、公文写作的技巧与方法

公文写作的技巧和方法多种多样，以下是一些常用的写作技巧：

• 简洁明了：公文的语言应简洁明了，避免冗长的句子和复杂的词汇，确保信息的清晰传达。
• 逻辑严谨：确保公文的论证逻辑严谨，观点之间的关系要清晰，避免逻辑混乱。
• 使用图表：在必要的时候，可以使用图表、数据等形式，增强公文的说服力和可读性。
• 认真校对：在公文完成后，务必进行认真校对，检查拼写、格式、语法等错误，确保公文的专业性。

六、公文写作的实际应用案例

在实际工作中，公文写作的应用非常广泛，以下是几个常见的公文写作案例：

1. 工作汇报

工作汇报是公文写作中最常见的一种类型，通常用于向上级领导汇报工作进展及遇到的问题。一个有效的工作汇报应包括以下几个部分：

• 标题：简明扼要地说明汇报的主题。
• 引言：简单介绍汇报的背景和目的。
• 工作进展：详细列出已完成的工作及其成果。
• 问题与挑战：分析在工作中遇到的问题，并提出解决方案。
• 下一步计划：列出未来的工作计划和目标。

2. 会议纪要

会议纪要是记录会议内容的重要文书，具有重要的参考价值。有效的会议纪要应包括以下要素：

• 会议基本信息：包括会议时间、地点、参与人员等基本信息。
• 会议议题：列出会议讨论的主要议题。
• 讨论内容：对每个议题的讨论内容进行详细记录，包括各方意见和建议。
• 决策与行动计划：明确会议做出的决策和后续的行动计划。

3. 工作总结

工作总结是对一段时间内工作情况的全面回顾，通常用于年度总结或阶段性总结。有效的工作总结应包含：

• 总结背景：简要介绍总结的目的和背景。
• 工作回顾：总结期间内完成的主要工作和取得的成绩。
• 经验与教训：分析在工作中积累的经验和教训，为后续工作提供指导。
• 未来计划：提出对未来工作的展望和计划。

七、公文写作的挑战与应对策略

尽管公文写作在职场中至关重要，但在实际写作过程中，许多人常常面临一些挑战。

• 主题不明确：许多写作者在撰写公文时，常常没有明确的主题，导致公文内容松散。应对策略是，在写作前明确主题，并围绕主题展开论述。
• 逻辑不清晰：公文的逻辑性要求较高，若逻辑不清晰，容易导致读者困惑。应对策略是，使用结构化思维，合理组织内容。
• 语言不规范：公文要求使用正式的语言，若语言不规范，可能影响公文的严肃性。应对策略是，学习相关的公文写作规范，并在写作中严格遵守。
• 时间压力：在工作繁忙的情况下，写作者常常面临时间压力，影响公文的质量。应对策略是，提前进行规划，合理安排写作时间。

八、公文写作的未来发展趋势

随着信息技术的不断发展，公文写作的形式与内容也在不断演变。以下是公文写作未来可能的发展趋势：

• 数字化转型：越来越多的组织开始采用电子公文，公文写作和传递的效率将大大提高。
• 智能化辅助：利用人工智能等技术，提供公文写作的智能辅助，提高写作的效率和准确性。
• 个性化定制：公文写作将更加注重个性化，根据不同受众的需求进行定制化写作。
• 跨界融合：公文写作将与其他领域相结合，如设计、营销等，形成综合性的写作模式。

九、结论

公文写作是现代职场中不可或缺的一项基本技能。通过结构化思维、逻辑严谨的写作方法以及不断的实践与探索，写作者能够提升自身的公文写作能力，进而提高工作效率和沟通效果。随着时代的发展，公文写作将继续演变，适应新的沟通需求和技术环境。因此，持续学习和适应变化是每一个职场人士所必需的。