通知撰写方法
通知作为一种常见的职场文书，是组织内部沟通的重要工具之一。它既是信息传递的载体，也是决策和行动的引导，因此，掌握有效的通知撰写方法具有重要的实用价值。以下将从通知的定义、目的、基本结构、撰写技巧、范例分析及常见问题等方面进行详细阐述。
【课程背景】
从支行被调入省分行企业文化部的第一个年头，我遇到了一件难事—写总结，在熬掉几把头发和几个深夜之后，得到的是领导的一句鼓励：标题还不错，内容嘛不行，没总结出部门工作的成果，去找部里的老同志请教请教。赶忙虚心去讨教，听了一大堆经验，还得知写好材料需要几分才气，内心深感惶恐，十分疑惑自己能不能干好这份工作？
后来慢慢发现，对于职场写作来说，经验和积累固然重要，找对方法却可以快速进步。还有一个误解需要澄清，职场写作不需什么才气，需要的是快速、简洁和准确，因为职场写作的作用是推动工作。如果你对职场写作已经比较熟练，那么你还可以对自己提升要求，让写作帮助自己的工作成果化，让你的经验总结、工作复盘成为进步的阶梯。
这门课程围绕职场写作的具体场景，从职场写作底层思维模型入手，通过原理讲解、案例分析、实操练习、小组分享、互动游戏等多种教学活动，帮助你掌握职场写作基本规律，一方面能够写好职场常用文体，还能够通过写作助力自己快速进阶。
【课程收益】
Ø 给模型给思路，帮助学员抓住职场写作的本质
Ø 给公式给模板，让复杂的职场写作成为填空题
Ø 给启发给引导，带动学员通过写作提升工作能力
【课程特色】
Ø 从职场写作的真实场景出发。综合运用多种教学手法，让学员明白道理、把握规律，从而举一反三，提升写作能力。
Ø 注重学员的能力建构。基于建构主义教学理念，以学员为中心，以技术为手段，以解决问题为目标，通过大量的案例分析和现场演练，引导学员的写作能力建构，让学员学得会、带得走、用得上。
Ø 帮助学员进行能力延伸。引导学员不只是完成材料，更重要的是解决问题，推动工作，并且让自己的工作成果化，成为公司进步的推动力量。
【课程对象】银行中层干部和基层员工
【课程时间】6小时（1天）
【课程大纲】
导课部分
吓一跳(唤醒恐惧)：你们公司领导交代了，参加完培训之后3天内，每人交一篇5000字的培训收获和落实计划，大家有没有信心完成？
写作修炼四妙招
第一招：理解职场写作底层思维——4W模型
【观看视频】《这个杀手不太冷静》片段：魏翔的表演为什么好笑？
我们的有些材料是不是和魏翔的表演一样，主线叙事不沾边，旁线任务打了一堆？
一、WHO（角度选择）
1.写给谁看
【案例】按照省、市、乡关于进一步完善促进脱贫人
【案例】为深入学习贯彻习近平新时代中国特色社会主义思想
Ø 什么是文字的基调？
Ø 四种文体的基调
2.为谁而写
二、WHY（为何而写）
1.意图清晰
【案例】2020年，国投工程检验检测有限公司全体干部职工
【案例】关于你校设立新材料研究中心的批复
2.导向行动
3.奖惩激励
【案例】财务部需要发一个通知，看看哪种写法更好
三、WHAT（用户意识）
1.要事优先
【案例】现在看一下小李怎么给公司分管领导发微信的
【练习】变成这样发，是不是好很多？
2.提供示范
3.减少协作动作
【案例】在一次部门会上，运营部的负责人王总就跟小李说
【练习】我们帮小李调整一下，具体应该怎么做？
四、WHEN（时间约定）
1.起止时间
【练习】假如你是公司人力部`````````
2.交卷时间
l 【学习活动】一起练一练
1.大家猜一猜，这张海报是做什么用的？
2.用我们刚才学过的内容分析一番吧
3. 你们帮助这家公司修改一张你们认为好的海报
第二招：掌握职场写作神器——清单体和SCQA模型
一、清单体是个啥
1.列条目
Ø 列条目的4个检查标准
【练习】把下面这段文字整理成清单体，用5分钟时间写在A4纸上
2.涟漪结构
【练习】小李想向领导申请一笔经费。为了不让小李被批评，我们帮他改一下
二、SCQA模型怎么用
1.SCQA模型是什么
【案例】《史记 匈奴列传》中行说的故事
2.怎么把公文写成故事
【案例】中国地大物博，经济发展迅速，特别是东部沿海地区```
第三招：拿捏常见文体
一、通知怎么写
【案例】“双十一”网购通知
1.喊来看
Ø 一个基础加两个注意点
2.指向行动
【案例】关于征集2022年会节目的通知
【练习】我们用5分钟时间帮他修改一下吧
【案例】这个通知的问题出在哪儿？
Ø 通知模板怎么用
l 【学习活动】练一练
云南分行准备组织一次二级行企业文化建设典型现场会，这个通知怎么写？
二、请示与报告怎么写
1.请示的三种类型
2.请示的组成部分
3.请示的正文
【案例】关于**理财产品销售奖励办法的请示
4.报告的四个特点
5.报告的五种类型
6.报告需要把握三项原则
【案例分析】关于2016年招商引资工作的报告
【学习活动】练练怎么写报告
向总行报告本次写作培训，要求写出前言和结尾，正文部分列出提纲
三、信息怎么写
1.信息稿件的写作要领
Ø 一是选题
Ø 二是素材
Ø 三是标题
Ø 四是结构
【案例】××××积极保障金砖会议期间油气市场供应
2.信息稿件的四种结构方法
Ø 一是金字塔结构
Ø 二是倒金字塔结构
Ø 三是并列式结构
Ø 四是自由式结构
【练习】××公司加强民族品牌建设的主要做法和经验
（这篇信息采用了什么结构，换一种结构可以吗？）
3.构思信息稿件的“三定”
Ø 定架构
Ø 定标题
Ø 定内容
4.提升信息质量的“三字经”。
Ø 一是在‘提’字上下功夫，总结提高，提炼归纳
Ø 二是在‘思’字上下功夫，思考领导和读者关心的问题
Ø 三是在‘研’字上下功夫，调查研究发现问题，获取素材，验证观点
Ø 【学习活动】分析和改写信息稿件
《云南分行圆满组织二级行企业文化建设典型现场会》
四．复盘报告怎么写
【案例】一个供电局检修维护菜鸟的成长之路
Ø 复盘报告=定义问题+操作步骤+决策思路
1. 定义问题
【案例】如果是大理分行承办了企业文化典型经验交流会
2. 操作步骤
Ø 怎么把操作步骤说清楚
Ø 写操作步骤的时候，还可以有很多变形
3. 决策思路
【案例】B站里有个特别有名的up主叫做美食作家王刚
Ø 加分项：提供给正面或者反面的案例
Ø 复盘报告模板怎么用
l 【学习活动】大家用10分钟时间修改一下这篇复盘报告
第四招：打造职场语言的高级感——质感和温度
一、打造职场语言的质感
1.用数字事实呈现信息化语言。
2.明确抽象概念
Ø 类比法和诠释法
3.向前挖原因
4.给指南不写鸡汤
二、打造职场语言的温度
1.避免负面的否定用词
2.传递坏消息时构建一个三明治
3.用润滑语句给文章上双保险
结课部分
“送礼达人”小游戏：
1. 大家回顾培训中自己收到了什么“礼物”？
2. 每人写3张“礼物卡”便利贴
3. 以小组为单位，每人分享自己的“礼物”
4. 将成员的“礼物”贴在一张海报上，然后选择精华内容派代表上台分享
一、通知的定义
通知是指为了传达某种信息而发出的书面文件，通常由组织、机构或公司向其成员或公众发布。通知的内容可以涵盖会议安排、工作任务、政策变动、活动通知等多种形式。它的主要特点是简洁明了，能够有效传达信息，确保受众理解并采取相应行动。
二、通知的目的
- 信息传递：通知的首要目的是传递信息，确保受众及时了解相关事项。
- 引导行动：通过明确的指示和要求，通知可以引导受众采取必要的行动。
- 记录文档：通知作为正式文书，能够为后续的工作提供依据和参考。
- 增强沟通：通知可以促进组织内部的信息流动，增强团队的凝聚力。
三、通知的基本结构
一份有效的通知通常包括以下几个基本部分：
- 标题：简明扼要地说明通知的主题，通常可以使用“通知”、“公告”等字样作为前缀。
- 发文单位：注明发文的组织或部门，以便受众了解信息来源。
- 发文日期：标明通知的发布日期，以便于记录和追踪。
- 正文：详细描述通知的内容，包括背景信息、具体要求、时间安排等。
- 落款：通常包括发文单位的签名或盖章，以示正式性。
四、撰写技巧
撰写有效通知的过程中，应注意以下几点技巧：
- 明确目的：在撰写通知之前，首先要明确通知的目的和受众，以便于调整语言和内容。
- 简洁明了：避免使用复杂的语言结构，确保信息传递的清晰性。应尽量使用简单易懂的词汇，让受众快速抓住要点。
- 逻辑清晰：通知的内容应按照一定的逻辑顺序排列，通常可以采用“背景—目的—要求”的结构进行组织。
- 重视格式：合理运用段落、列表和标题等格式，使通知在视觉上更易于阅读和理解。
- 关注受众：考虑受众的需求和反应，确保通知内容能够引起他们的重视并促进行动。
五、范例分析
为了更好地理解通知的撰写方法，以下是几个常见通知的示例分析：
1. 会议通知
示例：
标题：关于召开2024年度工作总结会议的通知
发文单位：人力资源部
发文日期：2024年1月10日
正文：为总结2023年度工作，安排2024年度计划，特召开工作总结会议。具体安排如下：
- 时间：2024年1月15日 14:00
- 地点：公司大会议室
- 参会人员：各部门负责人
请各部门提前准备总结材料，并于会议前提交给人力资源部。
落款：人力资源部
在这个示例中，通知的标题清晰明了，正文部分详细列出了会议的时间、地点和参会人员，逻辑结构清晰，便于受众理解和执行。
2. 活动通知
示例：
标题：关于举行春季团建活动的通知
发文单位：市场部
发文日期：2024年3月5日
正文：为增强团队凝聚力，市场部决定于2024年3月20日举行春季团建活动。具体安排如下：
- 时间：2024年3月20日 9:00-17:00
- 地点：市中心公园
- 活动内容：团队合作游戏、烧烤聚餐、自由交流
请各位同事提前安排好工作，准时参加活动。
落款：市场部
此通知通过简洁明了的语言传达了活动的目的、时间及内容，能够有效激发员工的参与热情。
六、常见问题及解决方案
在撰写通知的过程中，常会遇到一些问题，以下是常见问题及相应的解决方案：
- 问题一：信息过于冗长，难以抓住重点
解决方案：在撰写之前，先列出通知的核心信息，确保每个段落都有明确的目的，避免不必要的信息堆砌。
- 问题二：受众反应冷淡，不愿参与
解决方案：在通知中强调活动的益处和价值，使用积极的语言激励受众，同时可以设置一些互动环节来增强参与感。
- 问题三：通知格式不规范，难以阅读
解决方案：事先制定统一的通知模板，确保所有通知在格式上保持一致，使用清晰的标题和段落结构。
- 问题四：缺乏反馈和后续跟进
解决方案：在通知中加入反馈渠道，鼓励受众反馈意见，并在活动后进行总结和反馈，以便于改进未来的通知和活动安排。
七、总结
通知是职场沟通的重要工具，掌握有效的撰写方法对于个人和组织的工作效率有着显著的影响。通过明确目的、简洁明了的表达、合理的逻辑结构以及规范的格式，可以提升通知的质量和效果。结合实践中的案例分析和常见问题的解决方案，可以帮助职场人士在日常工作中更好地运用通知撰写技巧，从而推动工作进展，增强团队凝聚力。未来，随着信息技术的发展，通知的形式和内容也将不断演变，灵活运用新工具和方法将是职场写作的必然趋势。
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