临时会议结构化

临时会议结构化

临时会议结构化是指在短时间内组织和管理临时会议的过程，旨在通过结构化的方法提高会议效率和效果。随着企业管理的复杂性和快速变化，临时会议成为管理者在应对突发情况、协调资源、决策和沟通的重要手段。合理的结构化设计可以确保会议的目标明确、讨论高效、结果可追踪，从而推动组织的整体运作和绩效提升。

叶显开：管理者的结构化沟通与表达

【课程背景】沟通与表达是管理者最基本、也是最重要的工作，擅长沟通的管理者会为自己及组织带来巨大的竞争优势，比如推动组织目标和绩效达成、创造良好的内外部人际关系、有效提升管理者自身的影响力和领导力等。但一直有观点认为，沟通能力关乎“情商”和“性格”，是一种与生俱来的天赋，很难通过学习和培训来提升。实际上，管理沟通是一种管理技能，所有管理者都可以通过刻意训练和长期实践来掌握它，并成为个中高手。为此，我们开发了这门名为《结构化管理沟通训练》的课程，力求为管理者提供一个全面系统地提升管理沟通能力的途径。相较于其他管理沟通课程，本课程有如下特点：以“结构化”为抓手。我们将管理沟通技能标准化、流程化、表单化，以十余种结构化沟通工具贯穿全程，使得本课程简单易懂、容易落地，不需要拥有过多的管理经验和理论基础即可掌握，因此特别适合基层管理者、新任管理者和储备干部学习。以“场景化”为出发点。根据长期的调研和考察，我们提炼出了七个管理者最常见的管理沟通场景，课程中的理论、方法和工具都紧紧围绕这六大场景展开，保证课程内容既从实践中来、又能指导实践。以“训练”为教学手段。课程中，我们将通过刻意练习、实战演练和团队共创等方式，力求使结构化管理沟通的理念和方法成为管理者的肌肉记忆和终身习惯。希望通过学习本课程，管理者能够轻松应对管理沟通工作中的各种挑战，实现个人绩效、团队绩效与组织绩效的全面提升。【课程收益】学员收益：管理沟通更有效：通过学习本课程，管理者的沟通与表达将更加有效，包括传达信息更准确、表达更简单、说服力更强。团队执行更到位：管理沟通的一个重要作用是推动执行。通过训练，管理者将掌握一系列推动下属执行的结构化沟通方法。人际关系更融洽：管理者将进一步改善其上下级关系和跨部门关系。提升个人影响力：通过学习，管理者将更擅长应对会议讲话、公开发言等工作，个人影响力。组织收益：获得一批拥有结构化沟通管理技能的优秀管理者。全面降低组织内部沟通成本，进而降低管理成本。组织内形成良好沟通氛围，提升组织成员幸福感。【课程对象】企业的中基层管理者、新晋管理者及储备干部【课程时间】1-2天【交付案例】建行山西分行骨干员工素养提升项目农行湛江分行储备干部培训项目绵阳商业银行中层管理者“雄鹰计划”项目深圳市捷晶能源公司中层管理者领导力提升项目深圳思考乐教育集团中层能力提升项目，新员工培训项目深圳鹏祥集团领导力提升项目“青鹏班”【课程大纲】本质篇—重新认识沟通对管理的重要性                         一、大部分管理问题都是沟通问题案例分析：史上最愚蠢的银行二、管理沟通的天然障碍与缺陷三、影响管理沟通效果的七大要素训练：沟通复盘—最近一次失败的沟通理论篇—结构化管理沟通的底层逻辑一、结构化是什么二、结构化管理沟通的三大目标三、结构化管理沟通的四大原则工具：金字塔结构训练：结构化思考技能篇—结构化管理沟通的场景应用一、传达信息：管理沟通的基本功如何向下属下达指示训练：帮我办件事工具：5W2H如何让其他部门的同事听懂自己的专业领域知识如何快速教会下属工作技能训练：把我讲给你听团队共创：与新员工的第一次面谈应该说点啥？二、员工指导：培养下属的不二法门如何带领下属进行结构化复盘？工具：极简复盘法训练：极简复盘三、有效激励：推如何表扬下属工具：PFC赞美模型如何批评下属团队共创：设计结构化批评的模型如何做绩效面谈四、向上汇报：展现个人能力的最强武器如何向上级汇报工作？训练：1分钟汇报挑战管理者如何写日报、周报、月报、年终总结？例行会议的结构化：晨夕会，周、月度例会工具：汇报五步法五、高效会议：消除组织内最大的沟通成本工具：例行会议的结构化流程临时会议的结构化工具：临时会议结构化模板六、理性说服：沟通能力的最佳体现案例分析：重读《触龙说赵太后》如何向上级申请资源？如何写述职报告/竞岗报告？什么样的方案更容易被上级和甲方接受？如何向客户推销产品？七、公众讲话：从管理迈向领导的荣耀之路公众讲话与面谈的区别如何在动员大会上激励士气？招聘会演讲该说点什么？团队共创：设计一段面向投资人的路演讲话

叶显开 培训咨询

一、临时会议的背景与重要性

临时会议通常是在没有预先安排的情况下，为了应对突发事件或解决紧急问题而召开的会议。其重要性在于：

• 快速响应：在快速变化的商业环境中，管理者常常需要迅速作出决策，临时会议提供了一个快速响应的平台。
• 资源协调：临时会议可以有效汇集相关人员，协调资源和信息，确保各方的需求和意见被考虑。
• 问题解决：面对突发问题，临时会议可以集思广益，迅速找到解决方案。
• 增强团队凝聚力：通过面对面的沟通，团队成员可以更好地理解彼此的观点，增强团队的凝聚力。

然而，临时会议如果缺乏有效的结构化设计，往往会导致时间浪费、讨论偏离主题、决策效率低下等问题。因此，采用结构化的方法对临时会议进行管理显得尤为重要。

二、临时会议的结构化方法

临时会议的结构化过程可以分为以下几个步骤：

1. 会议目标设定

在召开临时会议之前，明确会议的目标至关重要。管理者需要清晰地定义会议的目的，例如：解决特定问题、做出决策、收集信息等。设定明确目标有助于引导讨论，确保会议不偏离主题。

2. 参与人员选择

选择与会议目标相关的参与人员，以确保会议的有效性。参与者应具备相关的知识和决策权，能够为会议提供必要的信息和支持。避免邀请与会议内容无关的人员，以减少信息干扰。

3. 会议议程设计

制定清晰的会议议程，包括讨论的主题和时间安排，可以有效引导会议进程。议程应包括每个议题的讨论时间、负责发言的人员和预期的结果。这能帮助参与者提前准备，确保会议的高效进行。

4. 讨论规则制定

在会议开始时，制定并强调讨论规则，以确保讨论的有序进行。例如，可以规定每位参与者发言的时间限制、发言次序、不得打断他人发言等。这些规则有助于提高会议的效率，确保每个参与者都有机会表达意见。

5. 结果记录与跟进

会议结束后，及时记录会议成果、决策和后续行动计划，并分发给所有参与者。确保每个参与者明确自己的任务和责任，并在后续的工作中进行跟进。这不仅可以提高决策的执行力，也能增强团队的责任感。

三、临时会议结构化的工具与模板

为了更好地执行临时会议的结构化，管理者可以使用一些工具和模板。例如：

• 临时会议结构化模板：包括会议名称、会议目标、参与人员、议程、讨论规则、会议记录等要素的标准化模板，帮助管理者在召集会议时快速整理信息。
• 时间管理工具：使用时间管理工具（如计时器）来提醒发言者控制时间，避免讨论过于冗长。
• 在线协作平台：利用在线工具（如Zoom、Microsoft Teams等）进行远程会议，确保即使在不同地点的参与者也能顺利沟通。

四、案例分析：成功的临时会议结构化实践

通过对成功案例的分析，可以更好地理解临时会议结构化的应用。例如：

案例一：某科技公司应急会议

某科技公司在产品发布前夕，发现了严重的技术问题。项目经理迅速召集相关部门（技术、市场、客服）召开临时会议。会议目标明确为“制定解决方案和责任分工”。通过结构化的议程设计和讨论规则，会议在一小时内制定了详细的修复计划和时间表，避免了产品发布的重大延误。

案例二：某医疗机构的危机管理会议

在疫情期间，某医疗机构面临人力资源短缺的问题。管理层迅速召开临时会议，明确会议目标为“协调人力资源配置”。通过结构化的讨论，管理者制定了临时调岗方案，并确保各部门负责人明确了各自的任务，最终有效解决了人力资源不足的问题。

五、临时会议结构化的挑战与对策

尽管临时会议结构化能够提高会议的效率，但在实践中仍会面临一些挑战：

• 参与者缺乏准备：有时，参与者未能提前了解会议内容，导致讨论效率低下。对此，管理者可以在会议前提前发送相关资料，确保参与者有所准备。
• 时间管理困难：临时会议往往容易超时，影响其他工作。管理者应严格把控时间，必要时可以设置时间提醒。
• 意见分歧：在讨论中，参与者可能会出现意见分歧，导致会议无法达成共识。此时，管理者需发挥协调作用，引导讨论，寻找共识解决方案。

六、临时会议结构化的未来发展方向

随着技术的不断进步和组织管理理念的演变，临时会议结构化的方法也在不断更新。未来的发展方向可能包括：

• 智能化工具的应用：借助人工智能和大数据分析，自动化生成会议议程和记录，提高会议的效率和准确性。
• 远程协作的常态化：随着远程工作的普及，临时会议的结构化方法需要适应在线协作的新环境，探索更为高效的在线会议模式。
• 文化建设的融入：将结构化会议与组织文化建设相结合，提升团队的凝聚力和参与感，使结构化会议成为团队协作的常态。

结语

临时会议结构化是一项重要的管理技能，通过有效的结构化设计和实施，管理者能够提升会议的效率和效果，推动团队和组织的目标达成。面对复杂多变的商业环境，临时会议结构化将成为管理者必不可少的工具和方法，值得进一步研究和应用。