例行会议结构化

例行会议结构化

例行会议结构化是指在管理实践中，通过对例行会议的内容、形式和流程进行系统化的设计与安排，以提升会议的效率和效果。无论是在企业管理、项目管理，还是在其他组织的沟通中，例行会议都是不可忽视的重要组成部分。通过结构化的方式，可以有效减少会议中信息传递的障碍，提升决策的速度，增强团队的凝聚力。

叶显开：管理者的结构化沟通与表达

【课程背景】沟通与表达是管理者最基本、也是最重要的工作，擅长沟通的管理者会为自己及组织带来巨大的竞争优势，比如推动组织目标和绩效达成、创造良好的内外部人际关系、有效提升管理者自身的影响力和领导力等。但一直有观点认为，沟通能力关乎“情商”和“性格”，是一种与生俱来的天赋，很难通过学习和培训来提升。实际上，管理沟通是一种管理技能，所有管理者都可以通过刻意训练和长期实践来掌握它，并成为个中高手。为此，我们开发了这门名为《结构化管理沟通训练》的课程，力求为管理者提供一个全面系统地提升管理沟通能力的途径。相较于其他管理沟通课程，本课程有如下特点：以“结构化”为抓手。我们将管理沟通技能标准化、流程化、表单化，以十余种结构化沟通工具贯穿全程，使得本课程简单易懂、容易落地，不需要拥有过多的管理经验和理论基础即可掌握，因此特别适合基层管理者、新任管理者和储备干部学习。以“场景化”为出发点。根据长期的调研和考察，我们提炼出了七个管理者最常见的管理沟通场景，课程中的理论、方法和工具都紧紧围绕这六大场景展开，保证课程内容既从实践中来、又能指导实践。以“训练”为教学手段。课程中，我们将通过刻意练习、实战演练和团队共创等方式，力求使结构化管理沟通的理念和方法成为管理者的肌肉记忆和终身习惯。希望通过学习本课程，管理者能够轻松应对管理沟通工作中的各种挑战，实现个人绩效、团队绩效与组织绩效的全面提升。【课程收益】学员收益：管理沟通更有效：通过学习本课程，管理者的沟通与表达将更加有效，包括传达信息更准确、表达更简单、说服力更强。团队执行更到位：管理沟通的一个重要作用是推动执行。通过训练，管理者将掌握一系列推动下属执行的结构化沟通方法。人际关系更融洽：管理者将进一步改善其上下级关系和跨部门关系。提升个人影响力：通过学习，管理者将更擅长应对会议讲话、公开发言等工作，个人影响力。组织收益：获得一批拥有结构化沟通管理技能的优秀管理者。全面降低组织内部沟通成本，进而降低管理成本。组织内形成良好沟通氛围，提升组织成员幸福感。【课程对象】企业的中基层管理者、新晋管理者及储备干部【课程时间】1-2天【交付案例】建行山西分行骨干员工素养提升项目农行湛江分行储备干部培训项目绵阳商业银行中层管理者“雄鹰计划”项目深圳市捷晶能源公司中层管理者领导力提升项目深圳思考乐教育集团中层能力提升项目，新员工培训项目深圳鹏祥集团领导力提升项目“青鹏班”【课程大纲】本质篇—重新认识沟通对管理的重要性                         一、大部分管理问题都是沟通问题案例分析：史上最愚蠢的银行二、管理沟通的天然障碍与缺陷三、影响管理沟通效果的七大要素训练：沟通复盘—最近一次失败的沟通理论篇—结构化管理沟通的底层逻辑一、结构化是什么二、结构化管理沟通的三大目标三、结构化管理沟通的四大原则工具：金字塔结构训练：结构化思考技能篇—结构化管理沟通的场景应用一、传达信息：管理沟通的基本功如何向下属下达指示训练：帮我办件事工具：5W2H如何让其他部门的同事听懂自己的专业领域知识如何快速教会下属工作技能训练：把我讲给你听团队共创：与新员工的第一次面谈应该说点啥？二、员工指导：培养下属的不二法门如何带领下属进行结构化复盘？工具：极简复盘法训练：极简复盘三、有效激励：推如何表扬下属工具：PFC赞美模型如何批评下属团队共创：设计结构化批评的模型如何做绩效面谈四、向上汇报：展现个人能力的最强武器如何向上级汇报工作？训练：1分钟汇报挑战管理者如何写日报、周报、月报、年终总结？例行会议的结构化：晨夕会，周、月度例会工具：汇报五步法五、高效会议：消除组织内最大的沟通成本工具：例行会议的结构化流程临时会议的结构化工具：临时会议结构化模板六、理性说服：沟通能力的最佳体现案例分析：重读《触龙说赵太后》如何向上级申请资源？如何写述职报告/竞岗报告？什么样的方案更容易被上级和甲方接受？如何向客户推销产品？七、公众讲话：从管理迈向领导的荣耀之路公众讲话与面谈的区别如何在动员大会上激励士气？招聘会演讲该说点什么？团队共创：设计一段面向投资人的路演讲话

叶显开 培训咨询

一、例行会议的背景与重要性

例行会议是组织内进行信息交流、决策讨论、问题解决的重要场所。在快节奏的商业环境中，企业通过定期举行例行会议，能够确保团队成员之间的信息对称，及时解决问题，并推动项目的进展。根据研究显示，企业内有效的沟通可以提升员工的工作满意度和整体绩效。然而，许多组织在开展例行会议时，往往面临时间管理不当、信息传递不清晰、沟通目标模糊等问题。这些问题不仅浪费了时间，还可能导致决策失误。因此，对例行会议进行结构化管理显得尤为重要。

二、结构化的基本概念

结构化本质上是指将复杂的事物进行有序、系统的组织，以便于分析和理解。在例行会议中，结构化涉及到会议的议程制定、参与者的角色分配、时间控制、信息共享等多个方面。通过结构化，能够为会议提供一个清晰的框架，使得会议能够高效、有序地进行。

三、例行会议的结构化流程

• 1. 会议目标设定

在会议开始前，明确会议的主要目标是非常重要的。这包括决定会议是为了信息传递、问题解决还是决策讨论。清晰的目标能够帮助与会者集中注意力，避免讨论的偏离。

• 2. 议程规划

制定详细的会议议程，包括每个议题的讨论时间、主要发言人以及讨论的预期结果。议程应提前发送给与会者，以便他们做好准备。结构化的议程能够有效引导会议的进程。

• 3. 角色分配

在会议中，合理分配与会者的角色，例如会议主持人、记录员、发言人等，可以提高会议的组织性。主持人负责引导讨论，记录员负责记录会议要点，确保信息不遗漏。

• 4. 时间管理

控制会议时间是提高效率的关键。可以通过设定时间限制，对每个议题进行严格的时间管理，确保会议能够在预定的时间内完成。

• 5. 信息共享与反馈

在会议中，鼓励与会者分享信息和反馈，以促进交流与合作。通过结构化的信息分享，可以确保每个参与者的声音都被听到，同时也能避免无效的讨论。

• 6. 会议总结与行动计划

在会议结束时，进行会议总结，明确会议讨论的结果和后续行动计划。确保每位与会者清楚接下来的步骤与责任。

四、结构化例行会议的工具与方法

为了实现例行会议的结构化，管理者可以采用多种工具与方法。这些工具不仅能够提升会议的效率，还能够增强团队成员的参与感和责任感。

• 1. 会议记录模板

使用标准化的会议记录模板，可以帮助记录会议要点、决策和待办事项。模板应包括会议日期、参会人员、会议议程、讨论要点和行动项等内容。

• 2. 会议议程工具

借助在线工具（例如Trello、Asana等）制定会议议程，可以让每位与会者实时查看进度，增加透明度。同时，这些工具可以用于后续的任务跟踪，确保行动计划的落实。

• 3. 时间管理工具

利用定时器或专用的时间管理软件，能够有效控制每个议题的讨论时间，避免超时情况的发生。

• 4. 互动工具

在会议中使用互动工具（如Poll Everywhere、Slido等），可以增加与会者的参与感，及时收集反馈和意见，使讨论更加生动。

• 5. 结构化的思维导图

可以使用思维导图工具（如MindMeister、XMind等）来整理会议内容，帮助与会者更好地理解讨论的逻辑和结构。

五、案例分析

为了更好地理解例行会议结构化的实践，我们可以通过一些成功案例进行分析。这些案例展示了结构化会议如何在实际工作中发挥重要作用。

• 案例一：某科技公司周例会

某科技公司每周举行一次项目进展例会。在会议中，管理者采用结构化的议程，明确每个项目负责人汇报的时间和内容。通过使用标准化的会议记录模板，所有参与者都能及时获取会议决策，确保项目按计划推进。这种结构化的会议方式使得信息传递更加高效，减少了项目延误的风险。

• 案例二：跨部门协调会议

某大型企业在进行跨部门协调时，采用了结构化的会议流程。通过事先明确会议目标和议程，所有参与者都能围绕共同目标展开讨论。会议中，使用互动工具收集各部门的意见和建议，确保充分的沟通与协作。最终，这种结构化的会议形式显著提升了跨部门合作的效率。

六、实践经验与学术观点

在结构化例行会议的实践中，许多管理者总结出了一些宝贵的经验。首先，会议前的准备工作至关重要，明确的目标和议程是成功的关键。同时，管理者应当重视与会者之间的互动，鼓励参与者积极发言。此外，会议后及时跟进行动项，确保决策的落实，也是结构化会议成功的重要因素。

从学术角度来看，结构化会议被认为是提高组织沟通效率的重要手段。相关研究表明，结构化的沟通能够显著减少信息的丢失和误解，提高团队的协作能力。通过将例行会议进行结构化，组织能够更好地应对快速变化的市场环境，提升整体竞争力。

七、总结与展望

在当今信息化、快速变化的商业环境中，结构化的例行会议显得愈发重要。通过对会议的有效管理，组织能够提升沟通效率，促进团队协作，实现更高的绩效。未来，随着技术的发展，结构化会议的工具和方法将不断创新，管理者需要持续学习和适应，以确保会议能够在快速变化的环境中发挥应有的作用。

综上所述，结构化的例行会议不仅是一种管理技能，更是一种提升组织效率和决策能力的重要方法。通过明确的目标、规范的流程和有效的工具，管理者能够将例行会议打造成推动组织发展的重要动力。