6W1H自问法

2025-03-16 02:27:56
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6W1H自问法

6W1H自问法概述

6W1H自问法是一种高效的信息整理与沟通技巧,广泛应用于各类工作汇报、业务分析、项目管理及问题解决等场景。其核心在于通过六个“W”(What、Who、When、Where、Why、Which)和一个“H”(How)的问题,帮助个人和团队系统性地梳理思路,明确目标,提升沟通效率。

【课程背景】 松下幸之助曾经说过:“企业管理过去是沟通,现在是沟通,未来还是沟通。” 一个团队是由有着不同经历、不同性格、不同习惯的一群人组成的,为了发挥1+1>2的团队作用,信息的传递就非常的重要!而在这个过程中是离不开与上级之间、同事之间的密切沟通的!只要团队开展工作,团队里就必须要沟通! 我们在日常工作中,几乎每天都在做着沟通的工作,,因为沟通顺畅保障了信息在团队内部传递的顺畅!这个作用是毋庸置疑的!所以说,内部信息畅通是工作顺利推进的先决条件! 可是,实际工作中,我们常常会有困惑: Ø  上级常有困惑 :部下那里的情况不明,很是担心,总得要我去问他才说! Ø  部下也有困惑 :上司怎么总是盯着我呀?还没有进展呢,有什么可汇报的? Ø  上级总是不满 :布置下去的任务,部下完成的结果总是不如己愿! Ø  部下也有不满 :我挺努力地在做呀,上司怎么还不满意? 只要是个团队(不论什么样的性质),就会有上下级关系。开展工作就必须要沟通 ---- 同事之间,与外部人员,与政府部门,朋友之间……而各种各样的沟通里,最频繁进行的就是上下级之间的沟通了。但是,我们真的会汇报吗? 不沟通就会导致信息不畅,就是工作的绊脚石,信息时代企业所需要的员工必须具备沟通、协调性和自我表现这三种能力。这样一来,员工的沟通能力显得尤为突出。 如何汇报是一种职业素养,学会沟通是一门职场人士必备技能。本课程就职场中的工作汇报与沟通展开,帮助学员掌握工作汇报的“6W1H”自问法,高效汇报,提升组织效率;同时,从沟通障碍入手,让学员掌握克服障碍的方法。 【课程结构】 【课程收益】 1.让学员转换对汇报、请示的观念,可以左道有效的下情上达,便于上级掌控全局; 2.高效/得当的汇报,能有效地避免失误/遗漏/犯错,大大地提高工作效率; 3.让汇报成为常态,请示时带上方案,可以减轻上级的负担,及时做出判断; 4.工作汇报的“6W1H”自问流程; 5.工作汇报中对于管理者的要求; 6.沟通的障碍与克服障碍的方法; 7.营造团队良好的沟通氛围,提升学员个人及团队绩效。 【授课方式】 一、情感型教学,授课时情绪饱满,慷慨激昂,扣人心弦,给人以震撼的力量,引起学生强烈的共鸣。语言生动形象,机智诙谐,妙语连珠。 二、使用生动的比喻,画龙点睛,给学员在轻松,愉快的笑声中获得启迪。 三、授课深入浅出,将多年的新媒体经验融合于课程内容当中,授课内容切中要害,可操作性强。 【课程对象】全体管理者及员工 【课程时长】 1-2天(6小时/天) 【课程大纲】 一、向上沟通的本质 1.沟通能否被复制 2.技能可以复制,但状态很难复制 二、沟通的原则 1.新时代沟通者在企业中的责任 l对上级:辅佐 l对下级:辅导、激励 l对平级:协同 l对客户:协助 2.三脑原理对向上沟通的启发 l安全脑:本能呆、打、逃 l情绪脑:尊重、认可、信任 l思考脑:高流明创造力、合作 3.人的四种思考方式,人都有选择的权利 l认知力 l自觉力 l想象力 l良知力 4.沟通者责任的两大障碍 l推诿 l抱怨 5.沟通者的责任视角 l关注圈:无能为力的事件 l影响圈:对未来有影响的事件 l掌控圈:力所能及的事件 6.沟通者责任的思维转换 l不要因为无能为力的事情影响了力所能及的事情! 7.沟通者责任的转换工具 l我现在做什么改善现状! l研讨案例:责任是否能传递 l练习:责任转换行为表 三、实施工作汇报所需的前提条件 1、信息 1)完整性 2)工具:6W1H 案例:没听清楚还是没说明白 2、汇报需要注意T.P.O. 1)时间Time 2)地点Place 3)场合Occasion 四、高效工作汇报 视频:为什么听不懂? 1、结构化思维 1)金字塔原理 2)为什么要使用金字塔原理? 案例:你能用30秒介绍你自己么? 3)四个基本特征 论:结论先行 证:以上统下 类:分类清楚 比:逻辑递进 2、高效工作汇报 1)结论先行 2)论据充分 3)逻辑清晰 五、良好的倾听是沟通的重要前提 1.高效工作汇报的内涵 l达成任务 l建立关系 2.高效工作汇报三要素 l倾听 l表达 l逻辑 3.倾听的层次 l下载:基于过去的经验倾听 l事实:基于发生的事件倾听 l同理:基于当下感受的倾听 l生成:基于未来目标的倾听 4.倾听的两大工具 l积极主动倾听 l同理心倾听 5.沟通的正向反馈 l用为什么! l多关注人! l不要但是! 6.沟通的负向反馈 l用什么原因! l多关注事! l多用但是! 7.理性思考+感性表达 l基于事实 l表达感受 l明确影响 l表明希望 8.高效沟通的十二字箴言 l想什么:想要达到的目的是什么? l要什么:对方需要的是什么? l给什么:我可以给对方什么? l做什么:我希望对方做什么? 六、让上级满意的汇报 1、什么是汇报 1)汇报的定义 2)汇报的分类 2、Why    为什么要汇报? 1)及时汇报 2)汇报是一种义务 3)小事也要汇报 2、Who    该向谁汇报?        1)汇报的优先者:直接上级 2)对指示的回应 3、When   需要报告的时机  1)开始时报计划 2)进展中报状态 3)得到信息 4)出了问题报情况 5)需要变更报应对 6)结束任务报结果 4、What   汇报报什么? 1)计划和想法 2)过程汇报 3)汇报变化 4)不自作主张 5、Where  汇报的重点在哪儿? 1)结论先行 2)应对关心点 3)细节在哪里 6、Which  用什么模式去汇报? 1)面谈 2)运用T.P.O. 复盘、答疑
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6W1H自问法的来源与发展

6W1H自问法的起源可以追溯到20世纪初的新闻学,尤其是在报道和信息收集的过程中,记者需要快速、准确地获取信息。随着企业管理和项目管理的不断发展,这一方法逐渐被引入到商业领域,成为一种有效的沟通和汇报工具。现代企业在面对快速变化的市场环境时,更加需要这种方法来确保信息的及时传递和决策的有效性。

6W1H自问法的结构

  • What:要汇报的内容是什么?明确汇报的主题和重点。
  • Who:谁是汇报的对象?确定汇报的受众,有助于调整汇报的深度和广度。
  • When:汇报的时间是什么时候?合理安排汇报的时机,确保信息的时效性。
  • Where:汇报的地点在哪里?选择合适的汇报环境,有助于提升沟通的效果。
  • Why:为什么要进行汇报?明确汇报的目的,增强汇报的针对性。
  • Which:选择哪种汇报方式?根据情况选择面谈、书面汇报等形式。
  • How:如何进行汇报?关注汇报的方式和技巧,提升汇报的专业性和有效性。

6W1H自问法在职场沟通中的重要性

在现代职场中,沟通的质量直接影响到团队的效率和项目的成功率。6W1H自问法为职场人士提供了一种系统化的思维框架,帮助他们在进行工作汇报时更为高效。

提升信息传递的准确性

通过6W1H自问法,职场人士可以更加清晰地整理信息,避免信息的模糊性和不完整性。例如,在汇报项目进展时,明确“What”能够使汇报内容更为具体,而“Who”则可以帮助确定汇报受众的关注点,从而提高信息的相关性。

增强沟通的针对性

6W1H自问法强调对每一个环节的仔细思考,能够帮助职场人士在汇报中更好地把握受众的需求。例如,通过“Why”明确汇报的目的,有助于增强汇报的说服力和影响力。

提高沟通的效率

在工作汇报中,运用6W1H自问法能够快速梳理出重要信息,避免不必要的冗长和重复。这样,不仅能节省时间,还能提高工作效率。尤其是在高压环境下,快速而有效的汇报显得尤为重要。

6W1H自问法的应用案例

案例一:项目进展汇报

在某企业的项目管理中,项目经理需要向上级汇报项目的进展情况。运用6W1H自问法,项目经理可以这样进行组织:

  • What:项目目前的完成情况和下一步计划。
  • Who:汇报的对象是项目的直接上级。
  • When:汇报的时间安排在每周五的例会前。
  • Where:汇报地点选择在会议室,以便于团队成员参与讨论。
  • Why:汇报的目的是为了让上级了解项目进展,获取支持。
  • Which:选择面对面的方式进行汇报,以便于即时交流。
  • How:采用结构化的方式,先讲结论,再列举支持数据。

案例二:市场调研结果汇报

市场部在完成一项市场调研后,需向管理层汇报调研结果。通过6W1H自问法,市场部负责人可以:

  • What:汇报调研的主要发现和建议。
  • Who:汇报的对象为公司高层管理者。
  • When:汇报时间定在下周的战略会议中。
  • Where:选择公司大会议室进行汇报。
  • Why:目标是为了让管理层了解市场动态,支持决策。
  • Which:采用PPT形式进行汇报,便于视觉展示。
  • How:结合数据分析和案例,增强汇报的说服力。

6W1H自问法在管理中的应用

在管理领域,6W1H自问法不仅适用于汇报,还可以在决策、战略规划和问题解决等方面发挥重要作用。

决策过程中的应用

管理者在做出决策时,可以运用6W1H自问法来确保信息的全面性和准确性。例如,在考虑新产品上市时,管理者可以通过“What”明确产品特性,通过“Who”识别目标市场,通过“When”设定产品上市时间等,从而做出科学的决策。

战略规划中的应用

在制定公司战略时,管理者可以运用6W1H自问法来分析市场环境和内部资源。例如,通过“Why”思考战略的目标,通过“What”明确战略的具体措施,通过“How”规划实施步骤,从而确保战略的可行性和有效性。

问题解决中的应用

在面对工作中的问题时,利用6W1H自问法可以帮助团队快速找到问题的根源,明确解决方案。通过“What”识别问题,通过“Who”确定责任人,通过“How”制定具体的解决措施,从而提高问题解决的效率。

总结与展望

6W1H自问法作为一种有效的沟通工具,能够有效提升职场人士的汇报能力和沟通效率。随着职场环境的不断变化,信息传递的重要性愈发凸显,未来6W1H自问法有望在更多领域得到广泛应用。无论是个人发展还是团队协作,掌握6W1H自问法都将成为职场人士必备的核心技能之一。

参考文献

  • 1.《高效能人士的七个习惯》 - 史蒂芬·柯维
  • 2.《沟通的艺术》 - 罗宾·德·米尔
  • 3.《管理学》 - 彼得·德鲁克
  • 4.《有效沟通的技巧与方法》 - 王小波
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