6W1H自问法概述
6W1H自问法是一种高效的信息整理与沟通技巧,广泛应用于各类工作汇报、业务分析、项目管理及问题解决等场景。其核心在于通过六个“W”(What、Who、When、Where、Why、Which)和一个“H”(How)的问题,帮助个人和团队系统性地梳理思路,明确目标,提升沟通效率。
【课程背景】
松下幸之助曾经说过:“企业管理过去是沟通,现在是沟通,未来还是沟通。” 一个团队是由有着不同经历、不同性格、不同习惯的一群人组成的,为了发挥1+1>2的团队作用,信息的传递就非常的重要!而在这个过程中是离不开与上级之间、同事之间的密切沟通的!只要团队开展工作,团队里就必须要沟通!
我们在日常工作中,几乎每天都在做着沟通的工作,,因为沟通顺畅保障了信息在团队内部传递的顺畅!这个作用是毋庸置疑的!所以说,内部信息畅通是工作顺利推进的先决条件!
可是,实际工作中,我们常常会有困惑:
Ø 上级常有困惑 :部下那里的情况不明,很是担心,总得要我去问他才说!
Ø 部下也有困惑 :上司怎么总是盯着我呀?还没有进展呢,有什么可汇报的?
Ø 上级总是不满 :布置下去的任务,部下完成的结果总是不如己愿!
Ø 部下也有不满 :我挺努力地在做呀,上司怎么还不满意?
只要是个团队(不论什么样的性质),就会有上下级关系。开展工作就必须要沟通 ---- 同事之间,与外部人员,与政府部门,朋友之间……而各种各样的沟通里,最频繁进行的就是上下级之间的沟通了。但是,我们真的会汇报吗?
不沟通就会导致信息不畅,就是工作的绊脚石,信息时代企业所需要的员工必须具备沟通、协调性和自我表现这三种能力。这样一来,员工的沟通能力显得尤为突出。
如何汇报是一种职业素养,学会沟通是一门职场人士必备技能。本课程就职场中的工作汇报与沟通展开,帮助学员掌握工作汇报的“6W1H”自问法,高效汇报,提升组织效率;同时,从沟通障碍入手,让学员掌握克服障碍的方法。
【课程结构】
【课程收益】
1.让学员转换对汇报、请示的观念,可以左道有效的下情上达,便于上级掌控全局;
2.高效/得当的汇报,能有效地避免失误/遗漏/犯错,大大地提高工作效率;
3.让汇报成为常态,请示时带上方案,可以减轻上级的负担,及时做出判断;
4.工作汇报的“6W1H”自问流程;
5.工作汇报中对于管理者的要求;
6.沟通的障碍与克服障碍的方法;
7.营造团队良好的沟通氛围,提升学员个人及团队绩效。
【授课方式】
一、情感型教学,授课时情绪饱满,慷慨激昂,扣人心弦,给人以震撼的力量,引起学生强烈的共鸣。语言生动形象,机智诙谐,妙语连珠。
二、使用生动的比喻,画龙点睛,给学员在轻松,愉快的笑声中获得启迪。
三、授课深入浅出,将多年的新媒体经验融合于课程内容当中,授课内容切中要害,可操作性强。
【课程对象】全体管理者及员工
【课程时长】 1-2天(6小时/天)
【课程大纲】
一、向上沟通的本质
1.沟通能否被复制
2.技能可以复制,但状态很难复制
二、沟通的原则
1.新时代沟通者在企业中的责任
l对上级:辅佐
l对下级:辅导、激励
l对平级:协同
l对客户:协助
2.三脑原理对向上沟通的启发
l安全脑:本能呆、打、逃
l情绪脑:尊重、认可、信任
l思考脑:高流明创造力、合作
3.人的四种思考方式,人都有选择的权利
l认知力
l自觉力
l想象力
l良知力
4.沟通者责任的两大障碍
l推诿
l抱怨
5.沟通者的责任视角
l关注圈:无能为力的事件
l影响圈:对未来有影响的事件
l掌控圈:力所能及的事件
6.沟通者责任的思维转换
l不要因为无能为力的事情影响了力所能及的事情!
7.沟通者责任的转换工具
l我现在做什么改善现状!
l研讨案例:责任是否能传递
l练习:责任转换行为表
三、实施工作汇报所需的前提条件
1、信息
1)完整性
2)工具:6W1H
案例:没听清楚还是没说明白
2、汇报需要注意T.P.O.
1)时间Time
2)地点Place
3)场合Occasion
四、高效工作汇报
视频:为什么听不懂?
1、结构化思维
1)金字塔原理
2)为什么要使用金字塔原理?
案例:你能用30秒介绍你自己么?
3)四个基本特征
论:结论先行
证:以上统下
类:分类清楚
比:逻辑递进
2、高效工作汇报
1)结论先行
2)论据充分
3)逻辑清晰
五、良好的倾听是沟通的重要前提
1.高效工作汇报的内涵
l达成任务
l建立关系
2.高效工作汇报三要素
l倾听
l表达
l逻辑
3.倾听的层次
l下载:基于过去的经验倾听
l事实:基于发生的事件倾听
l同理:基于当下感受的倾听
l生成:基于未来目标的倾听
4.倾听的两大工具
l积极主动倾听
l同理心倾听
5.沟通的正向反馈
l用为什么!
l多关注人!
l不要但是!
6.沟通的负向反馈
l用什么原因!
l多关注事!
l多用但是!
7.理性思考+感性表达
l基于事实
l表达感受
l明确影响
l表明希望
8.高效沟通的十二字箴言
l想什么:想要达到的目的是什么?
l要什么:对方需要的是什么?
l给什么:我可以给对方什么?
l做什么:我希望对方做什么?
六、让上级满意的汇报
1、什么是汇报
1)汇报的定义
2)汇报的分类
2、Why 为什么要汇报?
1)及时汇报
2)汇报是一种义务
3)小事也要汇报
2、Who 该向谁汇报?
1)汇报的优先者:直接上级
2)对指示的回应
3、When 需要报告的时机
1)开始时报计划
2)进展中报状态
3)得到信息
4)出了问题报情况
5)需要变更报应对
6)结束任务报结果
4、What 汇报报什么?
1)计划和想法
2)过程汇报
3)汇报变化
4)不自作主张
5、Where 汇报的重点在哪儿?
1)结论先行
2)应对关心点
3)细节在哪里
6、Which 用什么模式去汇报?
1)面谈
2)运用T.P.O.
复盘、答疑
6W1H自问法的来源与发展
6W1H自问法的起源可以追溯到20世纪初的新闻学,尤其是在报道和信息收集的过程中,记者需要快速、准确地获取信息。随着企业管理和项目管理的不断发展,这一方法逐渐被引入到商业领域,成为一种有效的沟通和汇报工具。现代企业在面对快速变化的市场环境时,更加需要这种方法来确保信息的及时传递和决策的有效性。
6W1H自问法的结构
- What:要汇报的内容是什么?明确汇报的主题和重点。
- Who:谁是汇报的对象?确定汇报的受众,有助于调整汇报的深度和广度。
- When:汇报的时间是什么时候?合理安排汇报的时机,确保信息的时效性。
- Where:汇报的地点在哪里?选择合适的汇报环境,有助于提升沟通的效果。
- Why:为什么要进行汇报?明确汇报的目的,增强汇报的针对性。
- Which:选择哪种汇报方式?根据情况选择面谈、书面汇报等形式。
- How:如何进行汇报?关注汇报的方式和技巧,提升汇报的专业性和有效性。
6W1H自问法在职场沟通中的重要性
在现代职场中,沟通的质量直接影响到团队的效率和项目的成功率。6W1H自问法为职场人士提供了一种系统化的思维框架,帮助他们在进行工作汇报时更为高效。
提升信息传递的准确性
通过6W1H自问法,职场人士可以更加清晰地整理信息,避免信息的模糊性和不完整性。例如,在汇报项目进展时,明确“What”能够使汇报内容更为具体,而“Who”则可以帮助确定汇报受众的关注点,从而提高信息的相关性。
增强沟通的针对性
6W1H自问法强调对每一个环节的仔细思考,能够帮助职场人士在汇报中更好地把握受众的需求。例如,通过“Why”明确汇报的目的,有助于增强汇报的说服力和影响力。
提高沟通的效率
在工作汇报中,运用6W1H自问法能够快速梳理出重要信息,避免不必要的冗长和重复。这样,不仅能节省时间,还能提高工作效率。尤其是在高压环境下,快速而有效的汇报显得尤为重要。
6W1H自问法的应用案例
案例一:项目进展汇报
在某企业的项目管理中,项目经理需要向上级汇报项目的进展情况。运用6W1H自问法,项目经理可以这样进行组织:
- What:项目目前的完成情况和下一步计划。
- Who:汇报的对象是项目的直接上级。
- When:汇报的时间安排在每周五的例会前。
- Where:汇报地点选择在会议室,以便于团队成员参与讨论。
- Why:汇报的目的是为了让上级了解项目进展,获取支持。
- Which:选择面对面的方式进行汇报,以便于即时交流。
- How:采用结构化的方式,先讲结论,再列举支持数据。
案例二:市场调研结果汇报
市场部在完成一项市场调研后,需向管理层汇报调研结果。通过6W1H自问法,市场部负责人可以:
- What:汇报调研的主要发现和建议。
- Who:汇报的对象为公司高层管理者。
- When:汇报时间定在下周的战略会议中。
- Where:选择公司大会议室进行汇报。
- Why:目标是为了让管理层了解市场动态,支持决策。
- Which:采用PPT形式进行汇报,便于视觉展示。
- How:结合数据分析和案例,增强汇报的说服力。
6W1H自问法在管理中的应用
在管理领域,6W1H自问法不仅适用于汇报,还可以在决策、战略规划和问题解决等方面发挥重要作用。
决策过程中的应用
管理者在做出决策时,可以运用6W1H自问法来确保信息的全面性和准确性。例如,在考虑新产品上市时,管理者可以通过“What”明确产品特性,通过“Who”识别目标市场,通过“When”设定产品上市时间等,从而做出科学的决策。
战略规划中的应用
在制定公司战略时,管理者可以运用6W1H自问法来分析市场环境和内部资源。例如,通过“Why”思考战略的目标,通过“What”明确战略的具体措施,通过“How”规划实施步骤,从而确保战略的可行性和有效性。
问题解决中的应用
在面对工作中的问题时,利用6W1H自问法可以帮助团队快速找到问题的根源,明确解决方案。通过“What”识别问题,通过“Who”确定责任人,通过“How”制定具体的解决措施,从而提高问题解决的效率。
总结与展望
6W1H自问法作为一种有效的沟通工具,能够有效提升职场人士的汇报能力和沟通效率。随着职场环境的不断变化,信息传递的重要性愈发凸显,未来6W1H自问法有望在更多领域得到广泛应用。无论是个人发展还是团队协作,掌握6W1H自问法都将成为职场人士必备的核心技能之一。
参考文献
- 1.《高效能人士的七个习惯》 - 史蒂芬·柯维
- 2.《沟通的艺术》 - 罗宾·德·米尔
- 3.《管理学》 - 彼得·德鲁克
- 4.《有效沟通的技巧与方法》 - 王小波
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