任务书
任务书，通常是指在管理和项目执行中，明确规定任务目标、内容、责任和执行时间的正式文件。它作为一种管理工具，广泛应用于企业、组织及各类项目中，旨在确保各参与方对任务的理解和执行的一致性。任务书不仅是管理者与执行者之间的沟通桥梁，也是项目成功的重要保障之一。本文将对任务书的定义、特点、类型、编写要素、在管理中的应用以及相关案例进行深入探讨，全面展现任务书在管理实践中的重要性和价值。
【课程背景】
在如今这个快速变化的时代，社会的发展向每一个组织甚至每一个人都提出了一个问题：如何在多变的动态环境中取得竞争优势，得以生存和发展？如今的商业竞争是一场头脑的竞争，能够快速有效解决问题、完成管理任务的高效思维能力成为了员工乃至一个组织或企业在竞争中胜出的关键优势。而高效的目标分配与任务下达能力又是优势思维最基础的一个环节。
而如何实现目标分配？目标分配与任务下达以什么做导向，以什么来检验？这是每一个从专业走向管理的管理者都需要面对和回答的问题。
本课程从实践案例出发，系统阐释了现今时代背景下管理人员如何实现目标的合理分配、要掌握哪些目标与计划管理相关技能、如何在任务下达工作中做到高效沟通、游刃有余等基本要求，并通过工作坊的形式将所学内容落地，结合工作实际产出相应目标分配与任务下达案书。通过战训结合，让管理者打下坚实基础并爆发管理潜能。
【课程收益】
1.了解目标管理的本质，塑造目标管理思维；
2.掌握目标分配的前提与目标任务分析的重要工具；
3.掌握任务下达的原则和方法；
4.掌握计划管理的重要工具，让计划赶得上变化；
5.掌握基于U型理论的团队共创工具
6.结合实际工作内容共创目标分配与任务下达方案，学以致用
【课程对象】
企业管理者
【课程大纲】
第一单元 ：目标管理
1、何为目标管理
Ø 科学管理理论
Ø 目标管理理论
Ø 人本管理理论
Ø 问题管理理论
2、目标没有合理性
Ø 不要向上探讨目标的合理性，而是资源匹配性
3、目标管理的作用
Ø 克服传统管理弊端
Ø 提高协同工作成效
Ø 提升个体工作能力
Ø 改善组织内部关系
4、目标管理的条件
Ø 清晰企业战略规划和关键任务
Ø 深刻理解企业年度经营策略文件
Ø 明确梳理部门（团队）阶段性工作目标
5、目标管理的类型
Ø 战略目标
Ø 绩效目标
Ø 执行目标
6、目标管理的五要素
Ø 人、事、标准、时间、资源
7、目标管理的SMART原则
Ø 明确具体
Ø 可以衡量
Ø 可以实现
Ø 相关联的
Ø 时间限制
8、目标管理的五步流程
Ø 确定经营策略与战略目标
Ø 梳理内部职能与所需资源
Ø 承上启下推进关键任务执行
Ø 及时纠错避免目标偏离
Ø 随时复盘总结三向偏差
9、目标分解的原则及形式
Ø 管理层级纵向分解
Ø 职能部门横向分解
10、目标管理四个工具
Ø 目标明确任务书
Ø 目标跟进指导书
Ø 目标任务推进书
Ø 目标复盘改善书
11、目标管理绩效仪表盘
Ø 基于战略的结果指标
Ø 基于经营的过程指标
Ø 基于过程的关键活动
研讨案例：团队目标设定的流程
练习：团队目标设定与分解
第二单元 ：计划管理
1、 何为计划管理
Ø 计划管理本质上属于管控管理，是对企业经营活动的管控工具
2、计划管理的关键
Ø 目标/目的
Ø 计划的时间表
Ø 行动方向与策略
Ø 过程管控的方法
3、计划管理的过程
Ø 寻找策略现状的差距
Ø 风险与机会应对策略
Ø 决策规划做行动选择
4、计划管理的六要素
Ø 任务单元
Ø 可控资源
Ø 任务标准
Ø 任务责任人
Ø 任务节点
Ø 任务检查方式
5、计划管理的PDCA原则
Ø 计划
Ø 执行
Ø 检查
Ø 行动
6、计划管理的有效性
Ø 重要目标排序
Ø 预算决定资源
Ø 激励同时发布
Ø 上级领导支持
Ø 及时解决问题
7、目标分解与计划管理的对应
8、计划管理三个工具
Ø 甘特图
Ø 任务书
Ø 进度书
研讨案例：计划为何赶不上变化？
练习：工作计划跟踪表
第三单元： 问题都在哪里出现？
1、工作流程
Ø 深入现场
Ø 发现问题
Ø 解决问题
Ø 方案执行
第四单元：问题分析—弄清事实
1、情景分析的作用
Ø 弄清事实
2、情景分析的应用条件
Ø 复杂问题、错综复杂的问题、情况不明而笼统的问题
3、情景分析的核心工具
Ø 牛眼法
4、您关注的关键问题是什么？
5、关注焦点可以区分、细化吗？
6、在情景判断种排列解决问题的优先顺序是什么？
7、您怎样选择适当的思维技巧并确定最佳解释；
8、情景分析运用的步骤
Ø 遇到的笼统问题—问题的定义
Ø 逐件剥离并单一化
Ø 单一问题具体化—WNYW
Ø 问题的重要性排序
Ø 问题分析起点
研讨案例：烦恼的马克
练习：可视化工作表
第五单元：问题分析—寻找根因
1、 原因分析的作用；
Ø 推理原因
Ø 排除原因
2、 原因分析的应用条件；
Ø 出现偏差
Ø 偏差可控
3、“发现问题“并”寻找根因”—寻找原因的方法对比应用场景
Ø 比较法
Ø 专家法
Ø 试错法
4、管理工作中“四类偏差”
Ø 正向偏差
Ø 反向偏差
Ø 持续改进偏差
Ø 起始偏差
5、您所关注的问题与观察到的事实是什么？
6、比较的事实是什么？
Ø 正常的
Ø 相似的
Ø 由内到外
7、如何辨别独特的差异与变化？
8、如何辨识及检测可能的原因？
研讨案例：可乐的销售额下降（销售）
研讨案例：商标脱落的原因（生产）
研讨案例：市场不振（营销经营）
练习：原因分析工作表
第六单元 ：问题解决—决策制定
1、决策制定的作用
Ø 集体决策
Ø 提升概率
2、决策制定的应用条件
Ø 面临方案选择
3、决策制定的核心工具
4、定标准的五项原则
5、您想决定什么？您的决策标准是什么？
6、确定决策流程
Ø 目的
Ø 标准
Ø 方案
Ø 风险
7、预先审视潜在的问题并予以处理
研讨案例：办公室选址
研讨案例：人才选拔
练习：决策制定工作表
第七单元 ：问题解决—计划分析
1、 计划分析的作用
Ø 自我改善
Ø 落实方案
2、计划分析的应用条件
●落实方案
3、计划的核心工具
Ø 问题/机会
Ø 预防/应急
Ø 促进/利用
4、计划中使用的标准或关键步骤是什么？
5、辨别可能出现的潜在问题与机会
Ø 专家法
Ø 鱼骨图
Ø 头脑风暴法
6、发生问题的原因是什么？
7、怎样预防（促进）问题（机会）的核心要素
研讨案例：洛德酒厂（生产、研发）
研讨案例：新产品发布（市场、销售）
练习：计划分析工作表
一、任务书的定义
任务书通常包含了任务的背景信息、目标、执行者、时间安排、资源要求以及相关的评估标准等内容。它是一个结构化的文档，旨在为执行任务提供清晰的指导和约束。任务书的制定可以增强组织内各角色的责任感和使命感，提高工作效率。
二、任务书的特点
- 明确性：任务书通过清晰的语言和结构，确保任务的各个方面都得以明确，使得执行者能够准确理解其职责和任务。
- 规范性：任务书遵循一定的格式和规范，确保信息的完整性和一致性，便于管理和后续工作。
- 可追溯性：任务书作为一种正式文档，能为任务执行提供依据和参考，便于后期的评估和审查。
- 激励性：有效的任务书可以激励员工，增强他们对工作的投入度和责任感，从而提高工作绩效。
三、任务书的类型
根据不同的管理需求和项目特点，任务书可以分为多种类型：
- 项目任务书：主要用于项目管理，明确项目的目标、范围、时间表和资源要求。
- 部门任务书：适用于部门内部的任务分配，规定各个岗位的职责和任务。
- 个人任务书：用于个人工作目标的设定和任务的分配，帮助个人明确工作方向。
- 临时任务书：针对突发事件或临时要求而制定的任务书，具有灵活性和适应性。
四、任务书的编写要素
编写一份有效的任务书，需要涵盖以下几个关键要素：
- 任务背景：说明任务的来源、目的及其重要性，帮助执行者理解任务的必要性。
- 任务目标：明确任务期望达到的具体结果，通常应遵循SMART原则（具体、可测量、可达成、相关性、时限性）。
- 任务内容：详细描述任务的具体操作流程和步骤，包括所需的工具和资源。
- 责任分配：明确各参与者的角色和责任，确保每个人都知道自己的任务。
- 时间安排：规定任务的起止时间及各阶段的关键节点，确保任务按时完成。
- 评估标准：设定任务完成的标准和评估方法，以便于后期的检查和反馈。
五、任务书在管理中的应用
任务书在管理实践中的应用非常广泛，以下是几个主要方面：
- 增强沟通：任务书能有效减少沟通成本，使各方对任务的理解达成一致，避免因信息不对称引发的误解和冲突。
- 提高效率：通过明确分工和责任，任务书能有效提升团队工作效率，减少重复劳动和资源浪费。
- 促进监督：任务书为管理者提供了监督和评估的依据，使得管理者能及时发现问题并进行调整。
- 支持决策：在制定规划和决策时，任务书提供了必要的信息支持，帮助管理者做出科学的决策。
六、任务书的实际案例分析
为了更好地理解任务书的应用，我们可以通过一些实际案例进行分析。
案例一：某公司新产品开发
某公司在开展新产品开发项目时，制定了一份详细的项目任务书。任务书中明确了项目的背景、目标（如产品上市时间和市场占有率）、具体开发步骤、参与人员的责任分配及评估标准。通过这份任务书，项目团队能够清晰地知道各自的职责和时间节点，从而有效地推进项目进展，最终按时完成了新产品的开发并成功上市。
案例二：部门年度计划
某部门在年度工作规划时，编写了部门任务书，明确了各个季度的工作目标和重点任务。任务书中详细列出了各项任务的时间安排和责任人，确保每位员工都能在规定的时间内完成自己的工作。通过这样的管理方式，部门的工作效率显著提高，年度目标顺利实现。
七、编写任务书的注意事项
在编写任务书时，有几个重要的注意事项：
- 语言简洁明了：避免使用复杂的术语和模糊的表达，确保每个人都能理解任务内容。
- 保持灵活性：在某些情况下，任务书需要根据实际情况进行调整，保持一定的灵活性，以应对变化。
- 定期回顾与更新：任务书不是一次性文档，而是需要在项目或任务进展过程中定期回顾和更新，以确保其有效性和适用性。
八、结论
任务书作为一种重要的管理工具，在企业和组织的运营中扮演着至关重要的角色。它不仅能够增强沟通、提高效率、促进监督，还能为决策提供必要的信息支持。无论是在项目管理、部门规划还是个人任务分配中，任务书都能有效地帮助管理者和执行者明确目标、分工协作，从而推动组织的持续发展。随着管理理念的不断发展，任务书的形式和内容也可能会不断演变，但其核心价值始终未变，即为实现目标提供清晰的指导和支持。
在未来的管理实践中，借助任务书这一工具，管理者将能够更好地面对复杂多变的环境，提升组织的整体效率和竞争力。
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