5W2H工具

5W2H工具概述

5W2H是一种高效的管理工具，广泛应用于项目管理、问题解决和决策制定等多个领域。它的名称来源于七个英文单词，其中5个是“W”开头，2个是“H”开头，分别为：What（什么）、Why（为什么）、When（何时）、Where（哪里）、Who（谁）、How（如何）、How much（多少）。通过系统化地回答这些问题，团队可以更全面地理解和分析问题，从而制定出有效的解决方案或行动计划。

李想：从平凡走向卓越 职业化素养提升之道

【课程背景】世界著名的弗洛姆公司（forum corporation)做过一项关于企业业绩不好、客户流失原因的调查。分析得出众多大型制造商和服务公司，失去客户的原因分别是：由于产品品质原因导致客户流失的占15%；产品价格因素导致客户流失的占15%；而70%的客户掉头而去，是因为直接服务人员的服务水准。诚然，在全球服务竞争愈演愈烈的今天，职业化已经成为服务业打造核心竞争力的有力武器。一个员工如果具有优秀的职业素养往往会更容易成功，他们通常会表现出更高的效率、更高的可信度，更高的工作交付标准，从而在职业成长和工作满意度上处于有利位置。对组织来说，如果员工都具有高标准的职业素养，便可以提供更好的客户体验，从而增进绩效表现，并减少冲突。然而，在工作中，我们常常看到如下场景：由于缺乏基本的职业素养，想把工作做好却结果并不好；工作中扯皮推诿，不愿承担责任；缺乏基本的工作方法和技能，导致效率低下；不善于和上司、下属、同事沟通，导致工作无法正常推动；心态消极，负能量太多，影响团队的凝聚力。本课程的目的在于，帮助企业标准化的打造员工从内而外的职业化素养，从脑、眼、心、口、手等全方位的训练员工的职业技巧，帮助员工从平凡迈向卓越。【课程收益】帮助员工正视工作，重塑员工职业思维；建立职场人的目标意识，掌握目标管理的四个步骤；培养学员的阳光心态，学会正向积极的思维模式；掌握日常的基本工作技能，包括时间管理、高情商沟通等；让学员树立言必行行必果的执行意识，掌握四大执行要点。【课程特色】有料：课程架构清晰，逻辑性强，课程融入了心理学、管理学等相关学科理论知识，更有讲师13年世界500强升级打怪的职场经验；有用：实战性强，演练环节较多，学了能用，用了有效；有趣：运用教练技术教学，氛围轻松愉悦，互动性参与强，学员和讲师一起共创。【课程对象】基层管理者、储备人才、绩优员工、新员工【课程时间】12 小时两天，每天6小时【课程大纲】一、什么是职业化？1、认识职业化职业化在工作中的具体表现职业化包含三个层面研讨：职业范儿画像2、职业化包含什么样的能力？目标思维阳光心态高效沟通时间管理有效执行二、如何以终为始，做好目标管理？1、目标思维的重要性数据呈现：有目标&没目标的区别2、描绘你/团队的发展目标想一想：我的职业发展之旅画一画：构建我的职业发展地图说一说：小组内相互分享工具：SMART原则、团队教练目标管理四步骤确定大目标分解阶段目标进展跟进总结反馈案例：P-D-C-A运用三、如何树立职业化阳光心态？1、阳光心态是什么？看视频：无手无脚无忧虑研讨：阳光心态是什么？2、为什么要塑造阳光心态？阳光心态与身体健康案例：被吓死的病人阳光心态与职场发展数据展示：一份调研报告四、怎么样才能“变态”？三大思维模式案例：顺丰小哥连升三级视频：杜拉拉升职记积极思考六步骤    工具：现场练习启动积极转换器视频：相同的文字不同的表达大相径庭的效果如何进行高情商沟通，创建和谐的职场关系？职场沟通面临的困惑与挑战？什么是高情商沟通？高情商沟通要掌握的几大原则？黄金定律白金定律钻石定律沟通漏斗如何识别不同的沟通风格？沟通风格的分类四种沟通风格的特点如何向上沟通，让领导另眼相看?接受上级的工作安排时，如何沟通？（确认上司的意图）案例：买土豆如何请示工作，能够争取更多的支持？（请示法）视频：杜拉拉升职记如何汇报工作，能让上级安心和省心？（4P汇报法）如何平行沟通，让同事协作支持？横向领导力：怎样巧妙地影响身边的人？高效影响同事协同的六个小技巧？案例：项目经理如何协调多个部门处理全国性的投诉如何向下沟通，让下属心服口服？如何回应下属的工作请示？（管理好下属的猴子）如何反馈让下属乐于接受？（BEST反馈法）   练习：用四步骤进行一场下属反馈对话如何表扬，让下属干劲十足？（欣赏式反馈）练习：现场写欣赏卡五、如何进行一天25小时的时间管理术？1、大石头原理大石头原理定义平衡轮练习：找到你的大石头收获：让学员掌握时间管理其实是人生目标和使命管理2、时间管理四象限四象限定义讲解：让学员掌握四象限及工作事件的归类小白的一天练习：找出小白所遇事件分别属于哪一类，先做什么后做什么3、合理制定目标复习SMART原则周计划和日计划练习：制定周计划和每日计划4、合理利用碎片时间案例：让学员学会合理利用碎片时间，解决重要不紧急的事情六、如何做到以结果为导向的有效执行？1、树立言必行行必果的执行意识什么是执行力？结果思维：公司为结果买单，员工为结果而战测试：九段员工测试，你是第几段？高效执行的四大要点聪明执行，理解任务为先    工具：5W2H接收任务做就对了，无条件的执行    案例：独狼罗马里奥快速成长，提升工作能力全力以赴，不是尽力而为案例：致加西亚的信七、总结回顾（5-3-1）1、小组内分享收获2、接下来的1个行动

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5W2H的组成部分

What（什么）

这一部分要求团队明确所要解决的问题或目标。通常需要对问题进行清晰的定义，确保所有团队成员对问题的理解一致。例如，在一个产品开发项目中，What可以是“我们要开发一种新的手机应用程序”。

Why（为什么）

Why部分旨在探讨问题存在的原因或目标的必要性。理解动机和背景能够帮助团队更好地评估工作的重要性和优先级。例如，继续以上述例子，Why可以是“因为市场对便捷的手机应用需求不断增长，我们需要抓住这个机会”。

When（何时）

When部分关注项目或任务的时间框架。这包括开始时间和结束时间，以及中间的各个里程碑。明确的时间安排可以帮助团队掌握进度并进行相应的资源分配。例如，“这个应用程序计划在三个月内完成开发，并在第四个月开始测试”。

Where（哪里）

Where部分涉及项目实施的地点或环境。对于某些项目，地理位置可能会对资源的获取、团队的沟通和执行产生重要影响。例如，“应用程序的开发将在总部进行，团队成员将通过远程协作来完成任务”。

Who（谁）

Who部分确定项目中涉及的人员或团队。明确每个人的角色和责任，可以增强团队的协作和执行力。例如，“项目经理负责整体协调，开发人员负责技术实现，市场人员负责应用的推广”。

How（如何）

How部分描述实现目标或解决问题的方法和步骤。这是5W2H中最为关键的部分，通常需要详细的计划和策略。例如，“我们将采用敏捷开发的方法，每两周进行一次迭代和评审”。

How much（多少）

How much部分主要关注成本和资源。了解项目的预算限制和资源需求，可以帮助团队合理安排和使用资源。例如，“预计项目预算为50万元，主要用于人力和技术支持”。

5W2H的应用背景

5W2H工具起源于日本的质量管理运动，随着时间的推移，它逐渐被世界各地的组织和企业所接受并广泛应用。特别是随着项目管理和精益管理理念的兴起，5W2H工具被视为一种有效的分析和管理工具。

在现代企业管理中，由于市场竞争愈发激烈，企业需要快速响应市场变化，5W2H的系统化思维方式帮助企业在制定决策时更加高效和科学。此外，随着数字化转型的推进，5W2H也被广泛应用于数据分析、市场研究和产品开发等领域，成为企业获取竞争优势的重要工具。

5W2H在职场中的具体应用案例

案例一：产品开发

在一家软件公司中，团队使用5W2H工具来开发一款新产品。团队首先确定了What，即“开发一款新的任务管理应用”。接着，团队讨论了Why，发现市场上对高效任务管理工具的需求正在增长，且现有产品无法满足用户的特定需求。Then,团队设定了When，决定在六个月内完成开发，并在第三个月进行初步测试。

在Where方面，团队选择在公司的研发中心进行开发，同时利用远程工具与外部测试团队协作。Who部分则明确了产品经理、开发人员和测试人员的具体角色。How方面，团队决定采用敏捷开发方法，每两周进行一次迭代。最后，在How much部分，团队设定了项目预算为100万元。

案例二：市场营销活动

在一家消费品公司中，市场团队使用5W2H策划了一次促销活动。首先，What是“推出夏季促销活动”。Why方面，团队分析了销售数据，发现夏季是产品销售的高峰期。When的时间框架设定为“从6月到8月”。

Where的推广渠道主要包括线上社交媒体和线下商店，Who方面则包括市场经理、设计师和销售人员。How部分，团队决定通过社交媒体广告、线下活动和折扣优惠来吸引顾客。最后，How much则设定为500万元的市场预算。

5W2H的优势和局限性

优势

• 系统性：通过结构化问题分析，帮助团队全面理解问题。
• 清晰性：明确每个项目或任务的关键要素，减少信息模糊。
• 高效性：快速制定决策和行动计划，提高工作效率。
• 可视化：易于记录和展示，便于团队沟通和协作。

局限性

• 复杂性：在面对复杂问题时，可能需要更多的分析工具和方法。
• 灵活性：过于依赖5W2H可能导致固定思维，限制创新思维。
• 实施难度：对于初学者，如何有效使用5W2H可能存在一定的学习曲线。

5W2H在专业文献中的探讨

在管理学和项目管理的专业文献中，5W2H被广泛探讨作为一种有效的分析工具。许多研究表明，运用5W2H工具可以提高团队的沟通效率，增强项目执行力。一些学者指出，5W2H不仅限于项目管理的初始阶段，还可以贯穿整个项目周期，通过持续的5W2H分析，及时调整和优化项目计划。

此外，5W2H在质量管理、风险管理和团队协作等领域也得到了深入研究。例如，在质量管理中，5W2H被用于问题分析和解决，帮助识别根本原因并制定相应的改进措施。

5W2H在搜索引擎中的应用

在互联网时代，5W2H工具也被应用于搜索引擎优化（SEO）策略中。通过明确What、Why、When、Where、Who、How和How much，企业可以更好地理解用户需求，从而制定相应的内容策略，提升网站的搜索排名。例如，What可以是“优化特定关键词的内容”，Why是“提高网站流量”，When是“在下一季度实施”，Where是“在网站的博客部分”，Who是“内容团队”，How是“通过创建高质量的内容来实现”，How much则是“预算为2万元”。

总结

5W2H作为一种高效的分析和管理工具，凭借其系统性和清晰性，被广泛应用于各个领域，尤其是在项目管理和决策制定中。通过明确问题的各个方面，团队可以更好地理解目标、制定计划并实施执行。同时，5W2H在专业文献和互联网环境中的探讨也为其应用提供了更多的视角和深入的理解。未来，随着管理理论和实践的不断发展，5W2H工具也将持续演化，为企业的管理与决策提供更为强大的支持。