AI辅助公文写作方法培训

2025-03-16 11:51:28
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AI辅助公文写作方法培训

AI辅助公文写作方法培训

随着信息技术的迅猛发展,人工智能(AI)在各个领域的应用逐渐深入,公文写作作为职场中不可或缺的一部分,也开始受到AI技术的影响。本篇百科将围绕“AI辅助公文写作方法培训”这一关键词,详细探讨其背景、应用、方法、工具及未来发展趋势等方面,力求为读者提供全面而深入的参考资料。

【课程背景】 提升公文写作只能靠经验积累吗? 提升公文写作有没有方法? 答案是肯定的,尤其是现在可以借助AI工具 高飞老师在银行机关工作十多年,从一开始的毫无头绪到逐步成为笔杆子,经历过方法的探索和经验的累积。 对于职场写作来说,经验和积累固然重要,找对方法却可以快速进步。还有一个误解需要澄清,职场写作不需什么才气,需要的是快速、简洁和准确,因为职场写作的作用是推动工作。 这门课程围绕银行公文写作的具体场景,从公文写作底层思维模型入手,通过原理讲解、案例分析、实操练习、小组分享、互动游戏等多种教学活动,帮助你掌握职场写作基本规律。 并且,借助AI工具的辅助,可以快速掌握职场常用文体的写作,通过写作助力综合能力快速进阶。 【课程收益】 Ø 给模型给思路,帮助学员抓住职场写作的本质 Ø 给公式给模板,让复杂的职场写作成为填空题 Ø 给启发给引导,带动学员通过写作提升工作能力 【课程特色】 Ø 从职场写作的真实场景出发。综合运用多种教学手法,让学员明白道理、把握规律,从而举一反三,提升写作能力。 Ø 注重学员的能力建构。基于建构主义教学理念,以学员为中心,以技术为手段,以解决问题为目标,通过大量的案例分析和现场演练,引导学员的写作能力建构,让学员学得会、带得走、用得上。 Ø 学会运用高效AI工具。运用文心一言、秘塔AI搜索、Kimichat等工具,有效提升写作效率。 【课程对象】 银行中层干部和基层员工 【课程时间】 1天(6小时/天) 【课程大纲】 导课部分 AI来了,公文写作的学习可以更高效吗? 虽然有AI,学习写作还是要从自己抓起 第一招:理解职场写作底层思维——4W模型 【观看视频】《这个杀手不太冷静》片段:魏翔的表演为什么好笑? 我们的有些材料是不是和魏翔的表演一样,主线叙事不沾边,旁线任务打了一堆? 一、WHO(角度选择) 1.写给谁看 【案例】按照省、市、乡关于进一步完善促进脱贫人 【案例】为深入学习贯彻习近平新时代中国特色社会主义思想 Ø 什么是文字的基调? Ø 四种文体的基调 2.为谁而写 二、WHY(为何而写) 1.意图清晰 【案例】2023年,晋江支行全体干部职工````````````` 【案例】关于你校设立新材料研究中心的批复 2.导向行动 3.奖惩激励 【案例】财务部需要发一个通知,看看哪种写法更好 三、WHAT(用户意识) 1.要事优先 【案例】现在看一下小李怎么给公司分管领导发微信的 【练习】变成这样发,是不是好很多? 2.提供示范 3.减少协作动作 【案例】在一次部门会上,运营部的负责人王总就跟小李说 【练习】我们帮小李调整一下,具体应该怎么做? 四、WHEN(时间约定) 1.起止时间 【练习】假如你是分行人力部````````` 2.交卷时间 l 【学习活动】一起练一练 1.大家猜一猜,这张海报是做什么用的? 2.用我们刚才学过的内容分析一番吧 3. 你们帮助这家公司修改一张你们认为好的海报 第二招:拿捏常见文体 一、通知怎么写 【案例】“双十一”网购通知 1.喊来看 Ø 一个基础加两个注意点 2.指向行动 【案例】关于征集2022年会节目的通知 【练习】我们用5分钟时间帮他修改一下吧 【案例】这个通知的问题出在哪儿? Ø 通知模板怎么用 l 【学习活动】练一练 **分行准备组织一次二级行企业文化建设典型现场会,这个通知怎么写? 二、信息怎么写 1.信息稿件的写作要领 Ø 一是选题 Ø 二是素材 Ø 三是标题 Ø 四是结构 【案例】××××积极保障金砖会议期间油气市场供应 2.信息稿件的四种结构方法 Ø 一是金字塔结构 Ø 二是倒金字塔结构 Ø 三是并列式结构 Ø 四是自由式结构 【练习】××公司加强民族品牌建设的主要做法和经验 (这篇信息采用了什么结构,换一种结构可以吗?) 3.构思信息稿件的“三定” Ø 定架构 Ø 定标题 Ø 定内容 4.提升信息质量的“三字经”。 Ø 一是在‘提’字上下功夫,总结提高,提炼归纳 Ø 二是在‘思’字上下功夫,思考领导和读者关心的问题 Ø 三是在‘研’字上下功夫,调查研究发现问题,获取素材,验证观点 Ø 【学习活动】分析和改写信息稿件 《云南分行圆满组织二级行企业文化建设典型现场会》 三、工作汇报怎么写 1.工作汇报有什么用 2.工作汇报的写法 3.上个模板吧 4.如何写好工作汇报 【案例分析】我县“一大四小”工程建设情况汇报 【案例分析】** 分行社会责任工作汇报 【学习活动】练练怎么写汇报 向分行分管部门汇报本次写作培训,要求写出前言和结尾,正文部分列出提纲 四、年终总结怎么写 Ø 年终总结=工作总结+经验总结+存在的问题和不足+明年计划 1. 工作怎么总结 Ø 总结=目标的完成情况+关键证据+具体成果 【案例】以“最美银行人”活动为主线,“四爱”文化进一步弘扬````` 【案例】为增强客户服务能力,提高客户依存度````` Ø 工作成果从何而来? Ø 躲避两个坑 Ø 擦亮工作三法 l 方法一 走近看:具体化 l 方法二 说增量:数据化 l 方法三 起外号:标签化 2. 经验总结很重要 Ø 使用方法挖到经验 Ø 使用“泥沼写作法” l 前面的行动,行不通,仿佛陷入了泥沼 l 后面的行动,使用新方法,走出了泥沼 l 达成了目标 【案例】产品经理如何总结经验 3. 存在的不足怎么写 Ø 使用“攀岩写作法” l 最高山峰:要想效果最大化,目标是什么? l 还有多远:距离目标还有多远,不足是什么? l 最佳路径:要达到目标,打算怎么做? 【练习】市场部的业务存在缺陷````````(这个不足怎么写) 4. 明年的计划怎么写 Ø 使用“卡路里”写作法 l 卡点:要达成目标,会有什么卡点 l 路径:通过什么路径实现目标 l 里程碑:在什么时间完成什么里程碑 【练习】营销部明年的计划包括:搭建营销中台```````````(这个计划怎么写) 【学习活动】帮助小王优化一下所写的部门总结的经验总结部分 AI写作小能手可以这样帮助你 第三招:AI工具辅助下的公文写作方法 一、AI辅助公文写作七步法 1.拆解工作问题(人工) 2.分析处理信息(AI) 3.判断信息质量(AI) 4.明确写作要求(人工) 5.生成文种内容(AI) 6.判断内容质量(人工) 7.精调文本内容(人工) 案例演示:七步法如何操作 二、工具介绍 1. 文心一言4.0 2.秘塔AI搜索 3.Kimichat 4.通义 三、提示词的基本写法 1.通用提示词框架 角色+背景+任务+要求 2.角色设定 3.描述背景 4.界定任务 5.明确要求 Ø 指定内容要点 提示词示例:你是银行分行办公室主任,擅长金融领域的公文写作,熟悉中央金融政策。请根据以下【论点框架】进行扩充,保持论点不变,撰写一篇内部研讨理论文章。要求用专业术语、客观陈述,符合报纸理论文章风格,字数1500字。 #论点框架(略) Ø 框定内容结构 l 写作公式 写作公式示例:总结类材料篇章=帽段+主体段(做法)+主体段(问题)+主体段(计划 l 内容模块 对优质的公文进行拆解后,提炼出不同的段落模块 案例演示:公文写作提示词的基本写法 四、AI辅助写通知 1.事务性通知的写法 Ø 两种AI辅助生成的方式 l 不限定内容要点和结构 l 限定内容要点和结构 案例演示:你是A分行办公室主任,请以分行名义面向各支行、各部门```````` 2.指示性通知 Ø 部署工作通知 l 第一步,分析处理工作问题 l 第二步。套用公式生成内容 l 第三步,判断调整修改内容 Ø 贯彻指示通知 l 第一步,分析处理工作问题 用AI进行文档分析,在贯彻指示通知中,落实文件的对策措施等 l 第二步。套用公式生成内容 l 第三步,判断调整修改内容 分部分进行修改 Ø 写好指示性通知的关键点 案例演示:你是省矿山安全监察局工作人员,对煤矿安全工作非常熟悉,擅长撰写相关公文材料。现接到国务院颁布的《煤矿安全生产条例》,根据要求要起草一份`````````` 五、AI辅助写作工作汇报和总结 1.工作总结:提炼精准出经验 Ø 分析处理工作问题 l 先给材料信息归类--理、法、事、果 l 如果你工作经验不足,可以让Al来帮忙梳理 Ø 套用公式生成内容 写作公式示例:工作总结篇章=帽段+主体段1(做法)+主体段2(做法)+……+主体段(问题)+主体段(计划) l 根据上下文,进行逐个部分生成 Ø 判断调整修改内容 AI有很多表述不符合公文写作的语言风格,需要人工进行调整修改 实操演练:各部分提示词的具体写法 生成一份工作总结的初稿 2.工作汇报:有的放矢效果好 Ø 分析处理工作问题 最重要的是把上级精神搞清楚,明确汇报重点 Ø 套用公式生成内容 写作公式示例:工作汇报=标题+引言段+主要情况部分+存在问题部分+有关建议部分 Ø 判断调整修改内容 对提示词和AI工具的灵活运用,会在很大程度上影响AI生成的效果 实操演练:各部分提示词的具体写法 生成一份工作汇报的初稿 结课部分 “送礼达人”小游戏: 1. 大家回顾培训中自己收到了什么“礼物”? 2. 每人写3张“礼物卡”便利贴 3. 以小组为单位,每人分享自己的“礼物” 4. 将成员的“礼物”贴在一张海报上,然后选择精华内容派代表上台分享
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一、课程背景

在职场中,公文写作是沟通信息、表达意见的重要手段。传统的公文写作往往依赖于个人的经验和技巧,而这种方式不仅效率低下,还容易出现主观偏差。随着AI技术的飞速发展,越来越多的企业和机构开始探索如何将AI应用于公文写作,以提升写作效率和质量。

高飞老师在银行工作十多年,积累了丰富的公文写作经验,深知职场写作不仅需要技巧,还需要借助现代科技手段来提高效率。通过这门课程,学员能够掌握公文写作的底层思维模型,并学习如何运用AI工具来优化写作过程,实现快速、简洁和准确的写作目标。

二、AI辅助公文写作的含义与应用

AI辅助公文写作,顾名思义,是指在公文写作过程中,借助人工智能技术进行文本生成、修改和优化的过程。这一过程不仅包括使用AI工具生成初稿,还涉及对生成内容的审核和修改,以确保最终文本的准确性和专业性。

1. 在主流领域的应用

  • 金融行业:在银行等金融机构中,公文写作不仅需要快速响应,还需要遵循严格的规范。AI工具可以通过分析历史公文,为写作提供模板和格式,帮助员工节省时间。
  • 政府部门:政府公文的撰写通常涉及复杂的政策内容和法律条款。AI可以辅助工作人员快速理解政策背景,生成相关公文,提高工作效率。
  • 企业管理:企业内部的报告、通知、总结等文书需要高效且准确的撰写。AI工具能够根据企业文化和业务需求,自动生成相应文本,减少人工成本。

2. 在专业文献中的研究

近年来,关于AI辅助公文写作的研究逐渐增多。许多学者探讨了AI在写作中的应用,包括文本生成的算法、语言模型的优化以及写作辅助工具的设计。这些研究不仅为实际应用提供了理论支持,也为后续的技术发展指明了方向。

3. 在机构和搜索引擎中的应用

许多机构和企业已开始使用AI工具来辅助公文写作。大型科技公司如Google、Microsoft等,推出了多种AI写作助手,帮助用户生成各种类型的文本。此外,搜索引擎的智能推荐功能也让用户在撰写公文时获得更多灵感和素材。

三、AI辅助公文写作的方法

AI辅助公文写作的方法可以分为几个阶段:拆解工作问题、分析处理信息、判断信息质量、明确写作要求、生成文种内容、判断内容质量、精调文本内容。下面将详细解析每个阶段及其具体步骤。

1. 拆解工作问题

在开始写作之前,首先需要明确写作的目的和受众。通过分析所需公文的背景信息,确定写作的重点和方向。这一过程通常由人工完成,确保写作的内容符合实际需求。

2. 分析处理信息

在明确了写作目的后,下一步是收集和分析相关信息。这一阶段可以利用AI工具进行信息的快速筛选和整理,从而提高效率。AI可以帮助分析大量数据,并提炼出关键信息,供后续写作参考。

3. 判断信息质量

信息的质量直接影响到公文的质量。通过AI工具分析信息来源的可靠性和权威性,确保所引用的信息准确无误。这一过程需人工与AI协同进行,以保证信息的真实性和有效性。

4. 明确写作要求

在进行具体写作前,需要明确写作的要求,包括格式、字数、内容结构等。这一阶段可以通过模板进行规范化,确保写作符合职业标准。

5. 生成文种内容

利用AI工具生成初稿是AI辅助写作的核心环节。通过输入相关提示词,AI能够迅速生成符合要求的文本内容。这不仅提高了写作速度,也为职场人员提供了更多的写作灵感。

6. 判断内容质量

生成的初稿需要经过人工审核,以确保内容的准确性和专业性。此阶段涉及对AI生成内容的评估,包括逻辑性、条理性和文采等方面的检查。

7. 精调文本内容

在审核通过后,最后一步是对文本进行精细调整。这包括对语言的优化、格式的规范化以及内容的补充,确保最终文稿达到高标准。

四、AI辅助公文写作的工具

为了实现高效的公文写作,市场上出现了多种AI工具。这些工具不仅能提高写作效率,还能帮助用户生成高质量的公文。以下是一些常用的AI写作工具:

  • 文心一言4.0:这是一款基于自然语言处理技术的AI写作工具,能够生成多种类型的文本,包括通知、报告、总结等。
  • 秘塔AI搜索:通过智能搜索引擎,帮助用户快速找到相关信息和素材,从而为写作提供支持。
  • Kimichat:集成了多种写作功能的AI助手,能够实时协助用户进行文本生成和修改。
  • 通义:专注于金融领域的AI写作工具,能够生成符合金融行业标准的专业文本。

五、实践经验与案例分析

在AI辅助公文写作的实践中,许多企业和机构都取得了显著的成效。以下是一些成功案例,展示了AI工具在公文写作中的实际应用效果:

1. 银行公文写作案例

某银行通过引入AI辅助写作工具,显著提高了内部公文的处理效率。员工只需输入基本信息,AI便能够自动生成通知、工作报告等文体,大幅度减少了写作时间。经过实施,员工的满意度明显提升,公文的质量也得到了保障。

2. 政府部门公文生成案例

某市政府引入AI技术辅助公文写作,特别是在政策文件的撰写过程中。AI工具能够快速分析政策背景,为工作人员提供写作建议,确保公文符合相关法律法规。通过这一措施,政府部门的工作效率提升了30%以上。

3. 企业年终总结案例

某大型企业在年终总结的撰写中,利用AI工具生成初稿,随后由部门负责人进行审核和修改。这个方法不仅节省了时间,还提升了总结的专业性和准确性。最终,企业的年终总结得到董事会的高度认可,为来年的发展规划奠定了基础。

六、学术观点与相关理论

在探讨AI辅助公文写作的过程中,学术界也对此进行了深入研究。许多研究者提出了关于AI在写作中的应用理论,包括文本生成模型、内容审核机制等。通过这些理论的指导,实践中AI的应用将更加科学和高效。

1. 写作心理学

写作心理学研究表明,写作过程不仅是信息的传递,更是思维的表达。AI工具能够在一定程度上模拟人类的思维过程,为写作者提供创作灵感和结构建议,从而提升写作的效率和质量。

2. 人机协作理论

人机协作理论强调人类与机器之间的协同作用。在公文写作中,AI作为辅助工具,与人类作者共同完成写作任务,以达到最佳效果。这一理论为AI写作工具的开发提供了理论基础。

3. 语言生成模型

语言生成模型是AI写作的核心技术之一。通过深度学习算法,模型能够理解和生成自然语言,从而实现高质量的文本生成。这一技术的进步为AI辅助公文写作提供了强有力的支撑。

七、未来发展趋势

随着AI技术的不断进步,AI辅助公文写作的方法和工具将逐渐成熟。未来的趋势可能包括:

  • 更高的智能化水平:AI工具将更具智能化,能够根据上下文自动调整写作风格和语气,满足不同场合的需求。
  • 个性化写作助手:AI工具将根据用户的写作习惯和偏好,提供个性化的写作建议和模板,提高用户的写作体验。
  • 更广泛的应用场景:除了传统的公文写作,AI辅助写作将向更多领域拓展,如学术写作、创意写作等。

综上所述,AI辅助公文写作方法培训不仅为职场人员提供了高效的写作工具和方法,同时也为提升公文写作质量和效率开辟了新的方向。随着AI技术的不断发展,未来在这一领域的应用将更加广泛和深入,为各行各业的公文写作带来更多便利。

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