结构化会议流程培训

结构化会议流程培训

概述

结构化会议流程培训是一种旨在提高会议效率、促进群体参与和增强团队协作的专业培训。通过系统地分析和设计会议流程，结构化会议培训帮助参与者有效识别问题、制定解决方案，并通过可视化工具提升会议的互动性和参与度。这种培训在中基层管理者中尤为重要，因为他们通常负责团队的运行和决策，面对的会议效率问题更为突出。

陶娟：高效会议管理

【课程背景】本课程以爱德华·德博诺(Edward De Bono)的水平思考创新思维方式作为基础，旨在解决会议中思维不同步、难以聚焦，会议效率低下的问题。课程首先阐述了结构化会议的特点、本质和目  的；讲解结构化会议的底层架构——问题分析解决办法；着重介绍、演练能够使结构化会议可视的工具——活动挂图法；重点练习结构化会议的流程化。【课程收益】陈述结构化会议的本质、特点及目的在结构化会议中，有效应用活动挂图法支持群体参与设计典型团队参与会议的四要素应用常见工具包组织团队研讨应用结构化会议流程和工具准备、控制、跟进会议执行【课程对象】中基层管理者【课程时间】1天（6小时/天）【课程大纲】课程导入 —— 一场悬而未决的会议模块1：结构化会议的本质——群体思维1. 会议问题面面观：偏离主题效率不高参与度低2. 问题原因细分析：缺少理论和原则缺少群体参与的文化缺少规范化流程、工具缺少流程演练3. 结构化会议本质：结构化会议的本质: 水平思考、垂直思考结构化会议的特点: 结构化、规范性结构化会议的目的: 高效会议、提升绩效、发展团队案例：中粮结构化会议模块2 ：结构化会议的底层架构——问题分析解决1. 查找、界定问题（方法：三点法、六化法）2. 分析问题的根源（工具：鱼骨图、结构树）3. 筛选并确定解决问题的方案（工具：头脑风暴、六顶思考帽）4. 根据解决方案制订行动计划（工具：决策矩阵、甘特图）5. 实施行动计划（工具：实施成效检查表）6. 评估结果（工具：SDCA与PDCA结合）7. 小结：人类思维的基本形式——解决问题模块3： 结构化会议的可视化——活动挂图法1. 活动挂图法的特点2. 活动挂图法的书写规则和应用3. 团体研讨方法实践（使用活动挂图法）活动挂图法应用练习：典型团队研讨会议议程设计结构化会议设计四要素       4. 工具包形式简介模块4：结构化会议的流程与会议的必备技能1. 会议准备会议设计四要素会议的时间和地点准备工作清单（清单准备及注意要点）2. 会中控制（六顶思考帽使用）六顶思考帽概念结构化会议的五步骤及六帽使用结构化会议三角色及六帽使用主持人：与会者：记录员：会议质量评估工具3. 会后管理注重会后执行、持续提升绩效提升成就感、促进团队能力发展

陶娟 培训咨询

课程背景

本课程的设计基于爱德华·德博诺的水平思考和垂直思考理论，旨在解决会议中常见的思维不同步、难以聚焦和效率低下的困境。通过引入结构化会议的理念，课程希望帮助参与者认识到会议的本质、特点和目的，进而应用相应的工具和流程来提升会议的质量。

结构化会议的本质与特点

结构化会议的本质在于通过明确的流程和规则来引导群体思维的展开。它强调以下几个方面：

• 水平思考：鼓励多角度思考，拓宽思维的边界，以寻找创新的解决方案。
• 垂直思考：在广泛思维的基础上，逐步深入，找到最具可行性的方案。
• 结构化：通过规范化的流程和工具，确保会议的高效和有序。
• 参与性：强调团队成员的参与，提升集体智慧的利用。

结构化会议的目的及其重要性

结构化会议的主要目的是提高会议的效率和效果。通过系统化的流程设计，结构化会议能够：

• 增强团队成员的参与感和责任感，使所有人都能为会议的成果贡献力量。
• 系统地分析和解决问题，减少信息沟通中的误差和偏差。
• 规范会议流程，减少时间浪费，提高决策效率。
• 通过可视化工具的应用，提升信息传递的清晰度和直观性。

结构化会议的底层架构

在结构化会议中，问题分析和解决方案的制定是核心环节。以下是结构化会议的底层架构：

• 问题界定：使用三点法或六化法明确会议的核心问题。
• 根源分析：运用鱼骨图和结构树分析问题的根源，确保解决方案的针对性。
• 方案筛选：通过头脑风暴和六顶思考帽的方法，集思广益，筛选出最佳解决方案。
• 行动计划：制定详细的行动计划，使用决策矩阵和甘特图进行排期和分配。
• 实施与评估：通过实施成效检查表和SDCA与PDCA结合的方式，跟踪执行效果，进行持续改进。

活动挂图法的应用

活动挂图法是一种有效的可视化工具，旨在提升会议的参与度和互动性。其特点包括：

• 通过图形化的方式展示信息，易于理解和沟通。
• 促进团队成员的积极参与，鼓励分享意见和建议。
• 便于实时更新和调整，适应会议的动态变化。

在实际应用中，活动挂图法的书写规则和应用方式需要遵循一定的规范，以确保信息的准确传递和有效沟通。

结构化会议的流程与技能

成功的结构化会议需要遵循规范的流程，结合必要的技能。主要包括：

• 会议准备：设计会议的四要素，包括会议的目的、参与者、时间和地点，并准备工作清单。
• 会中控制：使用六顶思考帽的方法进行思维引导，确保会议的有序进行。
• 会后管理：重视会后执行的持续性，通过绩效提升和成就感激励团队发展。

案例分析

为进一步理解结构化会议的应用，以下是一个实际案例：

某大型食品公司——中粮集团，在进行产品开发会议时，发现会议效率低下，团队成员参与度不高。经过结构化会议流程培训后，团队决定采用活动挂图法进行会议记录和讨论。会议开始时，团队首先明确了会议的目标，利用鱼骨图分析出产品开发过程中存在的主要问题，接着通过头脑风暴收集解决方案，并使用甘特图制定实施计划。最终，团队不仅明确了产品开发的步骤，还提升了团队的凝聚力和执行力。

学术观点与相关理论

结构化会议流程培训的有效性得到了许多学术研究的支持。例如，心理学家提出的“群体决策理论”强调了集体智慧的重要性，而管理学中的“团队动态理论”则指出，良好的团队沟通和协作是提升工作效率的关键。此外，组织行为学的研究显示，清晰的会议结构能够显著降低会议中的冲突，提高决策质量。

结论

结构化会议流程培训不仅为中基层管理者提供了实用的工具和方法，更为组织内的沟通和协作提供了新的视角。在不断变化的商业环境中，提升会议的效率和质量已成为企业成功的重要因素。通过有效的培训和实践，组织能够更好地实现团队目标，提升整体绩效。

参考文献

• 德博诺, E. (1999). 《思维的工具》. 北京: 机械工业出版社.
• 冯晓东. (2017). 《高效会议管理手册》. 上海: 复旦大学出版社.
• 张伟. (2015). 《团队合作与沟通》. 北京: 人民邮电出版社.

附录

为便于学习和使用，以下是部分结构化会议中常用的工具和模板：

• 三点法模板
• 鱼骨图示例
• 甘特图模板
• 六顶思考帽指导手册