结构化会议培训

结构化会议培训

结构化会议培训是一种旨在提升会议效率和效果的管理培训课程，重点在于通过系统化的方法和工具，帮助与会者在会议中实现更高效的沟通与决策。该培训课程通常涉及会议的设计、实施和后续管理，特别强调在会议中如何引导群体思维、增强参与度和确保会议目标的实现。

陶娟：高效会议管理

【课程背景】本课程以爱德华·德博诺(Edward De Bono)的水平思考创新思维方式作为基础，旨在解决会议中思维不同步、难以聚焦，会议效率低下的问题。课程首先阐述了结构化会议的特点、本质和目  的；讲解结构化会议的底层架构——问题分析解决办法；着重介绍、演练能够使结构化会议可视的工具——活动挂图法；重点练习结构化会议的流程化。【课程收益】陈述结构化会议的本质、特点及目的在结构化会议中，有效应用活动挂图法支持群体参与设计典型团队参与会议的四要素应用常见工具包组织团队研讨应用结构化会议流程和工具准备、控制、跟进会议执行【课程对象】中基层管理者【课程时间】1天（6小时/天）【课程大纲】课程导入 —— 一场悬而未决的会议模块1：结构化会议的本质——群体思维1. 会议问题面面观：偏离主题效率不高参与度低2. 问题原因细分析：缺少理论和原则缺少群体参与的文化缺少规范化流程、工具缺少流程演练3. 结构化会议本质：结构化会议的本质: 水平思考、垂直思考结构化会议的特点: 结构化、规范性结构化会议的目的: 高效会议、提升绩效、发展团队案例：中粮结构化会议模块2 ：结构化会议的底层架构——问题分析解决1. 查找、界定问题（方法：三点法、六化法）2. 分析问题的根源（工具：鱼骨图、结构树）3. 筛选并确定解决问题的方案（工具：头脑风暴、六顶思考帽）4. 根据解决方案制订行动计划（工具：决策矩阵、甘特图）5. 实施行动计划（工具：实施成效检查表）6. 评估结果（工具：SDCA与PDCA结合）7. 小结：人类思维的基本形式——解决问题模块3： 结构化会议的可视化——活动挂图法1. 活动挂图法的特点2. 活动挂图法的书写规则和应用3. 团体研讨方法实践（使用活动挂图法）活动挂图法应用练习：典型团队研讨会议议程设计结构化会议设计四要素       4. 工具包形式简介模块4：结构化会议的流程与会议的必备技能1. 会议准备会议设计四要素会议的时间和地点准备工作清单（清单准备及注意要点）2. 会中控制（六顶思考帽使用）六顶思考帽概念结构化会议的五步骤及六帽使用结构化会议三角色及六帽使用主持人：与会者：记录员：会议质量评估工具3. 会后管理注重会后执行、持续提升绩效提升成就感、促进团队能力发展

陶娟 培训咨询

一、课程背景

现代企业中，会议已成为沟通、决策和协作的重要场所。然而，很多会议因为缺乏有效的结构和流程，导致思维不同步、效率低下、参与度不足等问题。为了解决这些挑战，结构化会议培训应运而生。

本课程以爱德华·德博诺（Edward De Bono）的水平思考和垂直思考理论为基础，结合实际案例，深入探讨如何通过结构化的方式提升会议的效能。通过系统的培训，参与者能够掌握结构化会议的核心理念、流程和工具，进而提升团队的整体绩效。

二、结构化会议的特点与本质

1. 结构化会议的特点

• 系统性：结构化会议强调对会议内容和流程的系统设计，确保每个环节都有明确的目的和方向。
• 规范性：会议的每一项决策和讨论都有严格的规范和标准，以避免偏离主题和低效的情况。
• 参与性：通过引导和激励与会者的积极参与，提高团队的协作能力和决策质量。

2. 结构化会议的目的

• 高效沟通：通过结构化的流程，确保信息的清晰传递，减少误解和混淆。
• 提升决策能力：通过系统化的问题分析和解决方案评估，增强团队的决策能力。
• 发展团队能力：通过有效的会议促进团队成员之间的协作和能力提升。

三、结构化会议的底层架构

1. 问题分析与解决方法

结构化会议的核心在于有效的问题分析与解决。参与者需要掌握一系列工具和方法，以便在会议中高效地识别、分析和解决问题。

• 查找与界定问题：采用三点法和六化法识别问题的核心。
• 分析问题根源：使用鱼骨图和结构树工具，深入分析问题的根本原因。
• 筛选解决方案：通过头脑风暴和六顶思考帽的方法，集思广益，筛选出最佳解决方案。
• 制定行动计划：利用决策矩阵和甘特图等工具，明确实施步骤和时间表。
• 实施与评估：通过实施成效检查表，跟踪行动计划的执行情况，并使用SDCA与PDCA方法进行效果评估。

四、结构化会议的可视化工具

1. 活动挂图法的介绍

活动挂图法是一种可视化的工具，旨在通过图形化的方式帮助团队更好地理解会议内容和讨论过程。该方法通过可视化的形式，使得信息更加直观，从而提升与会者的参与感和理解力。

2. 活动挂图法的应用

• 书写规则：活动挂图法有其特定的书写规则，确保信息的清晰和一致性。
• 团体研讨实践：通过活动挂图法进行团体研讨，提升会议的互动性和参与度。

五、结构化会议的流程与必备技能

1. 会议准备

会议的成功与否在于充分的准备。结构化会议培训强调会议设计的四要素，包括目的、参与者、议程和时间管理。

• 明确会议目的，确保与会者了解会议的核心目标。
• 选择合适的参与者，确保不同观点的代表性。
• 设计合理的议程，确保讨论的流畅性和逻辑性。
• 合理安排会议时间和地点，确保与会者的参与意愿。

2. 会中控制

在会议进行中，控制会议的进程和气氛至关重要。结构化会议使用六顶思考帽的方法，引导与会者从不同角度进行思考，确保全面分析问题。

• 六顶思考帽的概念：每顶帽子代表一种思维方式，帮助团队从不同角度进行讨论。
• 角色分配：明确主持人、与会者和记录员的角色，确保会议的高效进行。

3. 会后管理

会议结束后，持续的管理和跟进是确保会议效果的重要环节。结构化会议培训强调会后执行和持续提升的重要性。

• 跟进执行情况，确保会议决策得到落实。
• 定期评估会议效果，促进团队能力的持续发展。
• 提升成就感，鼓励团队成员的积极参与。

六、结构化会议的应用实例

在实际应用中，多个企业成功实施了结构化会议培训，取得了显著成效。例如，中粮集团通过结构化会议提升了团队的协作能力和决策效率，减少了会议的时间成本，提升了整体工作效率。

1. 案例分析

中粮集团在实施结构化会议后，通过引入活动挂图法和六顶思考帽等工具，成功解决了多个项目中的沟通障碍和决策问题。参与者反馈会议的参与度和满意度显著提高，团队之间的协作也更加顺畅。

2. 成功因素

• 企业文化的支持：结构化会议的成功实施离不开企业文化的支持，鼓励开放沟通和积极参与。
• 培训的有效性：针对不同层级的管理者进行专业培训，确保每位参与者都能掌握结构化会议的核心技能。
• 持续的跟进与反馈：通过定期的会议效果评估，及时调整和优化会议流程。

七、总结与展望

结构化会议培训不仅仅是提升会议效率的工具，更是促进团队协作和决策能力提升的重要手段。随着企业对高效沟通和决策的需求日益增加，结构化会议培训将在未来得到更广泛的应用和发展。

展望未来，随着技术的发展和工作方式的变革，结构化会议的形式和工具也将不断创新。企业需要持续关注会议管理领域的新动态，积极探索适合自身特点的结构化会议解决方案，从而在竞争中占据优势。

参考文献

• 德博诺, 爱德华. 《水平思考》.
• 彼得·德鲁克. 《管理的实践》.
• 金维尔, 杰基. 《高效会议管理: 理论与实践》.
• 中粮集团内部培训资料.

结构化会议培训作为一种创新的管理工具，正逐渐成为企业提升竞争力的重要一环。通过科学的会议管理和有效的团队协作，企业能够在复杂的市场环境中实现可持续发展。