简洁明了

商务英语书面沟通——写赢职场

课程背景

随着全球化进程的加快，商务英语在国际商业环境中的重要性愈发凸显。根据麦肯锡的一项研究，美国企业员工平均有30%的工作时间用于阅读和回复电子邮件。在中国，尤其是在外资和跨国公司，邮件沟通同样占据了重要的地位。尽管社交媒体和即时通讯工具的兴起改变了许多沟通方式，但电子邮件仍然是商业沟通中最为常见的形式，涵盖了广泛的目的与内容。

在这个信息爆炸的时代，电子邮件不仅是传递信息的工具，更是职场中沟通的档案和经理人问责的依据。然而，许多公司员工缺乏系统的商务写作培训，尤其是在邮件写作方面。因此，糟糕的邮件往往导致误解和沟通障碍，形成恶性循环。为了提升职场沟通效率，学习如何撰写简洁、逻辑清晰、具有说服力的电子邮件显得尤为重要。

课程亮点

本课程旨在确保学员的邮件能够被及时阅读并付诸行动。课程不仅提供实用的语言知识以提升写作技能，还强调通过电子邮件实现职场的双向沟通。课程的核心在于以解决问题为导向，撰写邮件时应从“语气、内容和逻辑”三个维度进行分析。通过深入思考，学员将能够撰写出让读者感到舒适、逻辑严谨且极具说服力的邮件。

在全球化的背景下，商务英语写作也被视为一种跨文化交流的方式。课程将探讨不同文化和语言背景下的差异，特别是在处理敏感问题时的沟通策略。完成课程后，中式英语不再是困扰，学员将能够真正做到“写赢职场”。

课程大纲

• 第一部分：电子邮件必备（3小时）

  本部分将介绍商务邮件的基本构件，包括如何撰写简洁且富有信息量的标题、正确的称呼与问候、邮件开头的目的陈述、主要内容的短篇段落结构，以及如何营造双向沟通的潜在可能性。

  具体内容包括：

  • 标题：简洁且信息量充足
  • 称呼与问候：建立与读者的良好关系
  • 开头：直接表达写信目的
  • 主要内容：采用短篇段落结构
  • 结尾：促进双向沟通的潜在空间
  • 细节：提供所需信息，确保读者友好的格式和排版
  • 注意事项：选择合适的沟通工具（如邮件、面对面、微信等）

  案例讨论：如何有技巧地催促不同部门的同事按时提交报告。

• 第二部分：内容结构（3.5小时）

  本部分将指导学员如何有效安排邮件内容，包括明确写信的目的、确定目标读者的语气、希望读者采取的行动及其逻辑依据。学员将学习如何利用金字塔结构、思维导图和鱼骨图等工具来组织信息。

  内容包括：

  • 明确写信目的，并列出主要要点
  • 分析目标读者以确定合适的语气
  • 明确希望读者采取的行动及其逻辑依据
  • 利用分析方法（如金字塔结构、思维导图等）来组织内容

  案例讨论：为进度报告、活动方案、工作计划和晋升申请制作结构图。

• 第三部分：语言专版（3小时）

  这一部分将重点提升学员的语言表达能力，强调简明扼要和清晰的重要性。学员将学习如何使用信息化语言、用动词代替形容词、常用连接词，以及简单易懂的写作规则。

  具体内容包括：

  • 简明扼要的写作原则
  • 使用统计数据、事实和引用提高信服力
  • 常用连接词和短语的应用
  • 尊重读者的时间，保持邮件简短

  案例讨论：请求主管批准新增一名同事和向客户申请现场访问。

• 第四部分：跨文化沟通（2小时）

  本部分将探讨在跨文化环境中撰写敏感、负面和尴尬问题的技巧。学员将学习如何使用正确的语气和商务风格，理解不同文化下的语言差异，并避免中式英语的常见问题。

  具体内容包括：

  • 正确的语气和商务风格
  • 书面礼仪和使用情态动词的技巧
  • 如何表述“可以/应该做的事情”而非“不能/不应该做的事情”

  案例讨论：如何回复表现不佳的供应商及处理投诉信。

• 第五部分：总结及综合演练（1.5小时）

  在课程的最后部分，学员将综合运用所学知识，进行实际演练，提升问题解决能力。课程将回顾语气、内容和逻辑的重要性，确保学员能够撰写出让读者舒适且逻辑清晰的邮件。

  案例讨论：提出加薪请求的写作技巧。

关键词应用

在现代职场中，“简洁明了”这一关键词的应用越来越受到重视。尤其是在电子邮件写作中，简洁明了的表达可以有效提升沟通效率，减少误解的可能性。研究表明，简洁的邮件更容易被阅读和回复，能够更好地传达信息，避免冗长的内容导致读者的注意力分散。

在专业文献中，许多学者指出，邮件的简洁性不仅体现在字数上，更在于信息的精准传达。例如，一项关于商务沟通的研究显示，简洁明了的邮件结构有助于读者快速理解邮件的核心信息，进而提升工作效率。

在机构和企业中，越来越多的组织开始重视员工的写作培训，特别是在邮件沟通方面。通过提供系统的写作培训，帮助员工掌握简洁明了的写作技巧，从而在职场中表现得更加专业。搜索引擎中关于商务邮件写作的相关关键词也频繁出现，反映出这一主题的热度和重要性。

结论

商务英语书面沟通课程不仅关注语言技巧的提升，更强调沟通的有效性和文化的敏感性。在全球化的职场环境中，学员通过掌握简洁明了的写作技巧，不仅能够提升个人的职业形象，更能为组织创造更高的价值。通过系统的学习与实践，学员将能够在复杂的商业环境中游刃有余，真正做到“写赢职场”。