时间管理：提升管理者效率与团队绩效的关键
在当今快速发展的商业环境中，时间管理已成为企业管理者必备的核心能力之一。尤其是在中层管理者的角色中，时间管理的重要性更是显而易见。有效的时间管理不仅可以提高个人的工作效率，还能促进团队的协作与绩效提升。本文将深入探讨时间管理的重要性、实用方法以及如何在管理中有效运用这些技巧，从而帮助管理者提升自身能力，推动企业发展。
【课程背景】你属下的中层管理者是不是也有这些问题？所有的事情都喜欢自己亲自抓个人英雄主义，好大喜功不善于、不习惯做计划布置工作不明确总是扮演救火队员布置工作就以为完成了把员工素质不高当借口只关心事情，从不关心人沟通存在严重的困难组织和部门不团结绩效下降，增长乏力无师自通、自学成才浪费了企业大量的资源管理者认识不到企业的管理不足以及自身的不足，意识不到这些不足是迫切需要解决的问题，否则再正确的经营思路、再有效的管理方法都不可能产生实际的经营成效。企业管理水平的提升，首先面临的问题就是企业管理者思维方法和能动性的提升。麻木不仁或者满足于现状的管理者，是不适合当下以及未来的经营管理需求的。元宇宙的时代即将到来，人们的许多思想和行为不断在改变，作为企业最重要的经营资源--精英管理人才的培养，需要企业建立起一个长期、系统、科学、可持续发展的人才培养体系，让每个岗位的管理者和即将走上岗位的准管理者都能做好自我的角色定位、时间管理、高效沟通，以及部门的目标管理、工作执行、员工管理和辅导，是每个管理者应尽的义务，更是打造自身职业竞争力的需要。管理者必须更努力地学习新知识、新方法，必须运用“尊重人性，科学管理”的MTP精神，优化自己和组织的管理，为企业创造出更美好的局面，这是管理者的使命。【课程收益】1、管理者充分了解自身在组织中的四重定位，更好发挥管理者的作用，提高团队绩效水平；2、掌握实用有效的时间管理方法和技巧，提高工作效率；3、提升管理者对目标管理重要性的认识、以及对目标管理理念的理解；4、帮助管理者掌握目标管理的基本流程和框架、清晰目标管理的关键所在；5、指导管理者掌握目标与计划的制订与布置、行动过程的追踪，确保目标和计划的落实；6、帮助管理者掌握目标管理的关键方法和工具，轻松的实现目标的有效性；7、了解沟通的概念，理解高品质管理沟通的重要性；8、训练并掌握与不同维度的高品质管理沟通策技巧和会议沟通技巧；9、掌握有效的激励机制，凝聚员工，释放员工的热情和潜能；10、帮助管理者掌握对员工最经济的激励方法和技巧；11、了解高效团队的特征，深刻认同团队建设的重要性；12、凝聚人心，鼓舞士气，运用高超的领导艺术带领团队高效率、高质量完成工作任务。【课程特色】激情，有趣，注重互动；实战，有效，学之能用；实用，投入，案例精彩【课程对象】副总经理、总裁助理、各职能部门总监/经理/科长、即将晋升的各职能部门总监/经理/科长【课程时间】2天，6小时/天【课程大纲】第一部分：角色认知及时间管理训练管理的概念和目标（工具：职业发展计划表）第一讲：为什么要做好下级的角色认知（案例与学员研讨：客服主管张莉莉的烦恼）一、彻底执行到位1、知道执行的标准2、勇于承担责任3、即时让领导知道进度二、承上启下1、承上启下的2、让领导做好人辅佐是天职明确上级的目标自己可以为上级做什么与上级达成共识第二讲：为什么要做好上级的角色认知（案例与学员研讨：研发部王总的问题？）一、赢得人心了解下属的需求正确引导协助达成愿望育人为先1、成为教练，不是监工2、让培育员工成为习惯建立个人成长计划档案二、聚焦目标1、唯才是用2、扬长避短发现潜质第三讲：为什么要做好同级的角色认知（案例与学员研讨：物流部长樊欣怎么了？）一、协同共赢1、学会换位思考2、要有全局观二、尊重内敛1、保持尊重，2、中调做人目标导向清晰目的第四讲：为什么要做好企业对外的角色认知底线原则不卑不亢了解对方意图低头好见面斗而不破对事不对人留有余地第五讲：时间排序的管理工具（案例与学员研讨：我该做什么？）一、结果第一1、注重效能，锁定目标2、抵抗诱惑，减少浪费3、时间排序的二、要事优先1、确定目标，通过排序列出最重要的事件2、制定时间计划表，坚决执行3、处理工作的合理顺序（工具：要事第一、时间计划表）第六讲：时间回顾的管理工具（案例及学员研讨：谁偷走了我的时间）一、即时记录法随时记录，短期检讨保障真实时间开销记录表柳比歇夫法浪费时间的因素时间分析五自问利用时间的三原则（工具：即时记录法、柳比歇夫法）第七讲：时间分配的管理工具（案例及学员研讨：徐总特别忙的结果）一、WLB3223法1、在工作和生活上投入的时间量分配平衡2、在工作和生活角色中投入程度平衡3、关于生活和工作的满意度平衡4、职场人士每年时间的分配二、四象限法1、列一份计划清单2、绘制矩阵草图3、确定它们的优先顺序及分配计划时间（工具：计划清单、WLB3223法、四象限法）第二部分：计划管理流程的训练第八讲：目标的设定（案例及学员研讨：上级分配的目标太不合理了！）一、找到目标-内外部分析1、五个维度确定目标来源二、目标的科学分解1、由上到下，逐级分解2、影响目标的关键要素3、措施分解，横向关联三、确定目标的SMART原则1、3个量化指标：时量、数量和质量2、SMART原则3、SMART原则的运用（工具：SMART原则、目标分解表）第九讲：工作计划的制定（案例及学员研讨：为什么方经理非常努力，却自身绩效押尾？）一、谨慎大胆的授权1、选定需要委派的工作2、选定能够胜任的人3、工作授权4、检查下属的工作进展5、情况验收与奖惩二、项目计划-明晰路线图1、制订项目工作计划的原则2、WBS工作分解结构3、WBS实施技巧4、ARSCI 责任矩阵5、Gantt Chart 甘特图三、确实落地的计划与行动1、分析现状2、确定达标机会与策略3、可以执行落实的行动计划4、明确可以利用的资源（工具：WBS工作分解、ARSCI责任矩阵、甘特图、行事历）第十讲：过程追踪与调整（案例及学员研讨：差距在哪里？）一、树立里程碑1、周期性节点与流程性节点2、关键行为导航图3、项目里程碑二、达成共识，约定检讨1、双方一起确定计划，签字2、按照约定确定进度三、修正偏差-回归轨迹线1、衡量工作进度及其结果2、发现偏差，找出和分析原因3、对下属的工作进行辅导（工具：结果检核表、流程检核表、T型图）第三部分：管理沟通技巧训练第十一讲：高品质的向上管理沟通技巧（案例与学员研讨：领导为什么不喜欢我？）一、汇报工作-争取上级反思自己1、要有清晰的汇报结构2、汇报“好”工作的4个技巧3、汇报“差”工作的4个技巧二、提出建议-准备周全尊重上级1、不能伤害上司的自尊心2、灵活运用各种类型的建议3、要给上司留有“补充”的机会（工具：3分钟汇报法、15分钟汇报法）第十二讲：高品质的向下管理沟通技巧（案例：他理解了你的意图和目标吗？）一、布置工作-明确传达激发信心1、明确负责人、明确验收标准和要求2、明确完成的时间和进度3、及时了解下属的困难和需求二、批评下属-指明问题找出原因1、要批评也要肯定2、注意批评的场合3、要控制好情绪（工具：下属的目标与计划、结果跟进表、工作改善表） 第十三讲：高品质的平级管理沟通技巧（案例及学员研讨：杨总监与肖总监怎么无法达成共识？）一、寻求支持-欲先取之必先予之1、不要“人到用时方恨少”2、适当分些功劳给对方二、化解冲突-消灭萌芽克己双赢1、化解冲突的4个技巧2、冲突解决的4大方式第十四讲：高品质对众管理沟通技巧（案例及学员研讨：一次悬而未决的会议）会议前的重点沟通了解影响结果的关键人员寻找可以影响关键人员的因素关键人员会议前的单独沟通会议的准备和实施会议主题的确定会议主题内容的准备会议主控人及会议的实施会议的结果评估确定关键人的会后态度分析成功或失败的原因确定下次会议要求关注的问题点 （工具：会议主题确定表、会议前沟通记录、会议记录、会议评估表）
一、时间管理的必要性
许多中层管理者在日常工作中面临着诸多挑战。他们常常陷入“个人英雄主义”的陷阱，过度依赖自己完成所有任务，而忽视了团队合作的重要性。这不仅导致工作效率低下，还可能引发组织内的沟通障碍和部门间的不团结。
- 提升执行力：管理者需要清晰地传达工作目标，确保每个团队成员明白自己在整体工作中的角色和责任。
- 优化资源配置：合理的时间管理能够帮助管理者有效配置人力和物力资源，避免资源浪费。
- 增强团队凝聚力：通过明确的沟通和高效的工作安排，管理者可以提高团队成员的积极性和责任感。
二、时间管理的核心原则
在进行时间管理时，管理者需要遵循一些基本原则，以确保时间的高效利用和任务的顺利推进。
- 目标导向：每一项工作都应围绕明确的目标展开。管理者需要在工作开始前，明确目标，并确保团队成员理解这一目标。
- 优先级排序：在众多任务中，管理者应学会识别优先级，集中精力处理最重要、最紧急的事务。
- 时间分配：合理分配时间是时间管理的关键。管理者需要根据任务的复杂程度和紧急性，制定详细的时间计划。
三、实用的时间管理方法
为了帮助管理者更好地进行时间管理，我们通过以下几种实用的方法来提升工作效率。
1. 四象限法
四象限法是一种有效的任务优先级管理工具，管理者可以将任务分为四个象限：
- 象限一：重要且紧急的任务。这些任务需要立即处理。
- 象限二：重要但不紧急的任务。这类任务应当被优先安排，避免在临近截止期时匆忙处理。
- 象限三：不重要但紧急的任务。这些任务可以考虑委派给他人。
- 象限四：不重要且不紧急的任务。这些任务可以推迟或直接取消。
2. WLB3223法
WLB3223法是一种时间分配工具，旨在帮助管理者在工作和生活中实现平衡。具体方法包括：
- 在工作和生活上投入时间的分配。
- 关注工作与生活的满意度。
- 定期回顾时间的使用情况，以优化分配策略。
3. SMART原则
在制定目标时，管理者应运用SMART原则，确保目标具有以下特征：
- 具体性：目标应明确，避免模糊不清。
- 可测量性：能够通过量化指标来评估目标的完成情况。
- 可实现性：目标应在合理范围内，具备实现的可能性。
- 相关性：目标应与团队和组织的整体战略方向一致。
- 时限性：目标应设定明确的完成时间。
四、时间管理与团队绩效的关系
时间管理不仅影响个人的工作效率，也直接关系到团队的整体绩效。有效的时间管理可以实现以下几方面的正向影响：
- 提高工作质量：通过合理的时间分配和优先级排序，团队成员可以在更充裕的时间内完成高质量的工作。
- 增强团队协作：良好的时间管理能够促进团队成员之间的沟通和协作，减少因时间冲突导致的误解和矛盾。
- 激励员工积极性：高效的时间管理能让员工在完成工作后有更多的时间投入到自我提升和团队建设中，从而增强归属感和责任感。
五、时间管理中的沟通技巧
在时间管理过程中，高质量的沟通是不可或缺的。管理者需要掌握不同场合的沟通技巧，以确保信息的准确传达和反馈的及时获取。
1. 向上管理沟通
管理者在向上级汇报工作时，需要做到结构清晰，重点突出。有效的汇报应包括：
- 工作进展及成果的总结。
- 遇到的问题及解决方案。
- 对未来工作的计划和展望。
2. 向下管理沟通
在与下属的沟通中，管理者应明确布置任务，激发下属的信心。关键在于：
- 清晰传达任务要求和验收标准。
- 及时了解下属的困难并提供支持。
3. 平级管理沟通
与同级管理者的沟通重要性同样不可忽视，良好的合作关系可以提升工作效率。要做到：
- 以双赢的心态寻求支持与合作。
- 及时化解冲突，保持良好的工作氛围。
六、总结与展望
时间管理是管理者提升工作效率和团队绩效的关键。通过合理的时间分配、目标设定及有效的沟通技巧，管理者不仅能够更好地完成个人工作任务，也能带领团队朝着更高的目标不断前进。在元宇宙时代的背景下，企业管理者更需不断学习和适应新的管理理念，建立长期、系统、科学的人才培养体系，为企业创造更加美好的未来。
通过时间管理的培训，管理者将能够更清晰地认识到自身在组织中的角色定位，掌握实用的时间管理技巧，提升团队的工作效率，实现目标管理，使企业在激烈的市场竞争中立于不败之地。
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董洪斌
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