时间管理技巧：提升管理者效率与团队绩效
在快速变化的职场环境中，时间管理已成为每位管理者不可或缺的技能。有效的时间管理不仅能提升个人的工作效率，还能显著提高团队的整体绩效。本文将结合现代企业管理的需求，探讨时间管理的重要性及实用技巧，帮助管理者充分发挥其在组织中的作用，从而实现更高的工作效率和团队协作。
【课程大纲】你属下的中层管理者是不是也有这些问题?所有的事情都喜欢自己亲自抓个人英雄主义，好大喜功不善于、不习惯做计划布置工作不明确总是扮演救火队员布置工作就以为完成了把员工素质不高当借口只关心事情，从不关心人沟通存在严重的困难组织和部门不团结绩效下降，增长乏力无师自通、自学成才浪费了企业大量的资源管理者认识不到企业的管理不足以及自身的不足，意识不到这些不足是迫切需要解决的问题，否则再正确的经营思路、再有效的管理方法都不可能产生实际的经营成效。企业管理水平的提升，首先面临的问题就是企业管理者思维方法和能动性的提升。麻木不仁或者满足于现状的管理者，是不适合当下以及未来的经营管理需求的。元宇宙的时代即将到来，人们的许多思想和行为不断在改变，作为企业最重要的经营资源--精英管理人才的培养，需要企业建立起一个长期、系统、科学、可持续发展的人才培养体系，让每个岗位的管理者和即将走上岗位的准管理者都能做好自我的角色定位、时间管理、高效沟通，以及部门的目标管理、工作执行、员工管理和辅导，是每个管理者应尽的义务，更是打造自身职业竞争力的需要。管理者必须更努力地学习新知识、新方法，必须运用“尊重人性，科学管理”的MTP精神，优化自己和组织的管理，为企业创造出更美好的局面，这是管理者的使命。【课程收益】1、管理者充分了解自身在组织中的四重定位，更好发挥管理者的作用，提高团队绩效水平;2、掌握实用有效的时间管理方法和技巧，提高工作效率;3、提升管理者对目标管理重要性的认识、以及对目标管理理念的理解;4、帮助管理者掌握目标管理的基本流程和框架、清晰目标管理的关键所在;5、指导管理者掌握目标与计划的制订与布置、行动过程的追踪，确保目标和计划的落实;6、帮助管理者掌握目标管理的关键方法和工具，轻松的实现目标的有效性;7、了解沟通的概念，理解高品质管理沟通的重要性;8、训练并掌握与不同维度的高品质管理沟通策技巧和会议沟通技巧;9、掌握有效的激励机制，凝聚员工，释放员工的热情和潜能;10、帮助管理者掌握对员工最经济的激励方法和技巧;11、了解高效团队的特征，深刻认同团队建设的重要性;12、凝聚人心，鼓舞士气，运用高超的领导艺术带领团队高效率、高质量完成工作任务。【课程特色】激情，有趣，注重互动;实战，有效，学之能用;实用，投入，案例精彩【课程对象】副总经理、总裁助理、各职能部门总监/经理/科长、即将晋升的各职能部门总监/经理/科长【课程时间】3天，6小时/天【课程大纲】第一部分：角色认知及时间管理训练管理的概率和目标第一讲：为什么要做好下级的角色认知一、彻底执行到位1、知道执行的标准2、勇于承担责任3、即时让领导知道进度二、承上启下1、承上启下的2、让领导做好人辅佐是天职明确上级的目标自己可以为上级做什么与上级达成共识第二讲：为什么要做好上级的角色认知一、赢得人心了解下属的需求正确引导协助达成愿望育人为先1、成为教练，不是监工2、让培育员工成为习惯建立个人成长计划档案二、聚焦目标1、唯才是用2、扬长避短3、发现潜质第三讲：为什么要做好同级的角色认知一、协同共赢1、学会换位思考2、要有全局观二、尊重内敛1、保持尊重，2、中调做人目标导向清晰目的求同存异第四讲：为什么要做好企业对外的角色认知底线原则不卑不亢了解对方意图低头好见面斗而不破对事不对人留有余地第五讲：时间排序的管理工具一、结果第一1、注重效能，锁定目标2、抵抗诱惑，减少浪费3、时间排序的二、要事优先1、确定目标，通过排序列出最重要的事件2、制定时间计划表，坚决执行3、处理工作的合理顺序第六讲：时间回顾的管理工具一、即时记录法随时记录，短期检讨保障真实时间开销记录表柳比歇夫法浪费时间的因素时间分析五自问利用时间的三原则第七讲：时间分配的管理工具一、WLB3223法1、在工作和生活上投入的时间量分配平衡2、在工作和生活角色中投入程度平衡3、关于生活和工作的满意度平衡4、职场人士每年时间的分配二、四象限法1、列一份计划清单2、绘制矩阵草图3、确定它们的优先顺序及分配计划时间第二部分：计划管理流程的训练第八讲：目标的设定一、找到目标-内外部分析1、五个维度确定目标来源二、目标的科学分解1、由上到下，逐级分解2、影响目标的关键要素3、措施分解，横向关联三、确定目标的SMART原则1、3个量化指标：时量、数量和质量2、SMART原则3、SMART表述标准用语第九讲：工作计划的制定一、谨慎大胆的授权1、选定需要委派的工作2、选定能够胜任的人3、工作授权4、检查下属的工作进展5、情况验收与奖惩二、项目计划-明晰路线图1、制订项目工作计划的原则2、WBS工作分解结构3、WBS实施技巧4、ARSCI 责任矩阵5、Gantt Chart 甘特图三、确实落地的计划与行动1、分析现状2、确定达标机会与策略3、可以执行落实的行动计划4、明确可以利用的资源第十讲：过程追踪与调整一、树立里程碑1、周期性节点与流程性节点2、关键行为导航图3、项目里程碑二、达成共识，约定检讨1、双方一起确定计划，签字2、按照约定确定进度三、修正偏差-回归轨迹线1、衡量工作进度及其结果2、发现偏差，找出和分析原因3、对下属的工作进行辅导第三部分：管理沟通技巧训练第十一讲：高品质的向上管理沟通技巧一、汇报工作-争取上级反思自己1、要有清晰的汇报结构2、汇报“好”工作的4个技巧3、汇报“差”工作的4个技巧二、提出建议-准备周全尊重上级1、不能伤害上司的自尊心2、灵活运用各种类型的建议3、要给上司留有“补充”的机会第十二讲：高品质的向下管理沟通技巧一、布置工作-明确传达激发信心1、明确负责人、明确验收标准和要求2、明确完成的时间和进度3、及时了解下属的困难和需求二、批评下属-指明问题找出原因1、要批评也要肯定2、注意批评的场合3、要控制好情绪第十三讲：高品质的平级管理沟通技巧一、寻求支持-欲先取之必先予之1、不要“人到用时方恨少”2、适当分些功劳给对方二、化解冲突-消灭萌芽克己双赢1、化解冲突的4个技巧2、冲突解决的4大方式第十四讲：高品质对众管理沟通技巧会议前的重点沟通了解影响结果的关键人员寻找可以影响关键人员的因素关键人员会议前的单独沟通会议的准备和实施会议主题的确定会议主题内容的准备会议主控人及会议的实施会议的结果评估确定关键人的会后态度分析成功或失败的原因确定下次会议要求关注的问题点
一、角色认知与时间管理的重要性
在企业中，中层管理者扮演着承上启下的角色。他们不仅要完成上级交代的任务，还需有效管理下属的工作。角色认知的明确，有助于管理者更好地规划自己的时间和精力，避免因个人英雄主义而导致的资源浪费。
- 彻底执行到位：管理者需了解执行的标准，勇于承担责任，并及时向上级反馈工作进度。
- 聚焦目标：明确上级的目标，并与下属达成共识，确保每个人都在朝着同一方向努力。
- 协同共赢：管理者应与同级同事建立良好的协作关系，保持尊重和理解，促进团队的凝聚力。
二、有效的时间管理工具与方法
时间管理的核心在于如何合理分配和使用时间。以下是一些实用的时间管理工具和方法，帮助管理者提升工作效率。
1. 时间排序的管理工具
管理者需要学会时间排序，将重要的工作优先处理。以下是时间排序的几个关键方法：
- 结果导向：注重工作效能，锁定目标，抵抗诱惑，减少时间浪费。
- 要事优先：通过制定时间计划表，明确工作优先级，确保重要事项优先得到处理。
2. 时间回顾与分析
定期回顾时间使用情况，有助于识别时间浪费的因素。管理者可以采用以下方法：
- 即时记录法：随时记录工作时间，定期检讨，以确保时间使用的真实性。
- 柳比歇夫法：分析时间使用情况，找出浪费时间的原因，从而优化时间分配。
3. 时间分配的管理工具
运用科学的时间分配方法，可以有效提升时间利用率：
- WLB3223法：在工作与生活之间进行时间分配，确保两者的平衡。
- 四象限法：将任务分为紧急与重要两大维度，帮助管理者清晰识别优先级。
三、目标管理与计划制定
目标管理是时间管理的重要组成部分。管理者需明确目标的设定与计划的制定，以确保工作的有效推进。
1. 目标的设定
设定目标时，管理者应考虑以下几点：
- 内外部分析：通过五个维度分析目标来源，确保目标的科学性。
- SMART原则：确保目标具有明确的时限、数量和质量标准，便于量化和评估。
2. 工作计划的制定
在制定工作计划时，管理者应谨慎授权，确保任务合理分配：
- 授权工作：选择能够胜任的下属，明确工作要求与标准，定期检查进展。
- 项目计划：通过WBS工作分解结构和甘特图，清晰展示项目进度。
四、过程追踪与调整
仅仅制定计划还不够，管理者还需定期追踪进度，及时调整策略。
- 树立里程碑：设定周期性节点，帮助管理者监控工作进度。
- 检讨进度：与下属一起评估工作进展，发现偏差并进行调整，确保工作按计划推进。
五、高品质的管理沟通技巧
高效的沟通技巧是管理者成功的关键。管理者需掌握上下级、同级及对众的沟通技巧，以确保信息的有效传递。
1. 向上管理沟通
在与上级沟通时，管理者应注意：
- 清晰的汇报结构：确保汇报内容简明扼要，突出重点。
- 尊重上级：在提出建议时，充分考虑上级的感受，给予其发挥的空间。
2. 向下管理沟通
管理者在布置工作时，应明确传达目标与要求：
- 明确责任与验收标准：确保下属清楚自己的任务和完成标准。
- 关注下属需求：及时了解下属在工作中遇到的困难，并提供必要的支持。
3. 平级管理沟通
在与同级同事沟通时，管理者应寻求支持与合作：
- 分功给对方：在合作中适当给予对方一些功劳，以建立良好的合作关系。
- 化解冲突：及时处理潜在冲突，寻求双赢的解决方案。
六、激励机制与团队建设
有效的激励机制能够极大地提升团队的凝聚力与工作积极性。管理者需掌握经济的激励方法，帮助员工释放潜能。
- 理解员工需求：通过与员工的沟通，了解他们的需求，制定相应的激励措施。
- 团队建设的重要性：建立高效团队的特征，关注团队成员的成长与发展。
总结
时间管理是提升管理者效率的关键。在现代企业中，管理者不仅需掌握时间管理的技巧，还要注重目标管理、沟通技巧和团队建设。通过系统的时间管理培训，管理者能够更好地发挥自身的作用，提高团队绩效，确保企业在竞争激烈的市场中立于不败之地。只有不断学习新知识和方法，管理者才能够适应未来的经营管理需求，为企业创造更美好的局面。
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董洪斌
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