工作计划制定的重要性与方法
在现代企业管理中,工作计划的制定不仅是提升团队效率的关键,更是实现组织目标的基础。许多中层管理者在面对复杂的工作环境时,往往会面临个人英雄主义的诱惑,倾向于亲自抓取所有事务,而忽视了计划的制定和团队的协作。在这样的背景下,如何有效地制定工作计划,成为了每位管理者必须面对的重要课题。
【课程背景】你属下的中层管理者是不是也有这些问题?所有的事情都喜欢自己亲自抓个人英雄主义,好大喜功不善于、不习惯做计划布置工作不明确总是扮演救火队员布置工作就以为完成了把员工素质不高当借口只关心事情,从不关心人沟通存在严重的困难组织和部门不团结绩效下降,增长乏力无师自通、自学成才浪费了企业大量的资源管理者认识不到企业的管理不足以及自身的不足,意识不到这些不足是迫切需要解决的问题,否则再正确的经营思路、再有效的管理方法都不可能产生实际的经营成效。企业管理水平的提升,首先面临的问题就是企业管理者思维方法和能动性的提升。麻木不仁或者满足于现状的管理者,是不适合当下以及未来的经营管理需求的。元宇宙的时代即将到来,人们的许多思想和行为不断在改变,作为企业最重要的经营资源--精英管理人才的培养,需要企业建立起一个长期、系统、科学、可持续发展的人才培养体系,让每个岗位的管理者和即将走上岗位的准管理者都能做好自我的角色定位、时间管理、高效沟通,以及部门的目标管理、工作执行、员工管理和辅导,是每个管理者应尽的义务,更是打造自身职业竞争力的需要。管理者必须更努力地学习新知识、新方法,必须运用“尊重人性,科学管理”的MTP精神,优化自己和组织的管理,为企业创造出更美好的局面,这是管理者的使命。【课程收益】:1、管理者充分了解自身在组织中的四重定位,更好发挥管理者的作用,提高团队绩效水平;2、掌握实用有效的时间管理方法和技巧,提高工作效率;3、提升管理者对目标管理重要性的认识、以及对目标管理理念的理解;4、帮助管理者掌握目标管理的基本流程和框架、清晰目标管理的关键所在;5、指导管理者掌握目标与计划的制订与布置、行动过程的追踪,确保目标和计划的落实;6、帮助管理者掌握目标管理的关键方法和工具,轻松的实现目标的有效性;7、了解沟通的概念,理解高品质管理沟通的重要性;8、训练并掌握与不同维度的高品质管理沟通策技巧和会议沟通技巧;9、掌握有效的激励机制,凝聚员工,释放员工的热情和潜能;10、帮助管理者掌握对员工最经济的激励方法和技巧;11、了解高效团队的特征,深刻认同团队建设的重要性;12、凝聚人心,鼓舞士气,运用高超的领导艺术带领团队高效率、高质量完成工作任务。【课程特色】激情,有趣,注重互动;实战,有效,学之能用;实用,投入,案例精彩【课程对象】副总经理、总裁助理、各职能部门总监/经理/科长、即将晋升的各职能部门总监/经理/科长【课程时间】4天,6小时/天【课程大纲】:第一部分:角色认知及时间管理训练管理的概率和目标第一讲:为什么要做好下级的角色认知一、彻底执行到位1、知道执行的标准2、勇于承担责任3、即时让领导知道进度二、承上启下1、承上启下的2、让领导做好人辅佐是天职明确上级的目标自己可以为上级做什么与上级达成共识第二讲:为什么要做好上级的角色认知一、赢得人心了解下属的需求正确引导协助达成愿望育人为先1、成为教练,不是监工2、让培育员工成为习惯建立个人成长计划档案二、聚焦目标1、唯才是用2、扬长避短3、发现潜质第三讲:为什么要做好同级的角色认知一、协同共赢1、学会换位思考2、要有全局观二、尊重内敛1、保持尊重,2、中调做人目标导向清晰目的求同存异第四讲:为什么要做好企业对外的角色认知底线原则不卑不亢了解对方意图低头好见面斗而不破对事不对人留有余地第五讲:时间排序的管理工具一、结果第一1、注重效能,锁定目标2、抵抗诱惑,减少浪费3、时间排序的二、要事优先1、确定目标,通过排序列出最重要的事件2、制定时间计划表,坚决执行3、处理工作的合理顺序第六讲:时间回顾的管理工具一、即时记录法随时记录,短期检讨保障真实时间开销记录表柳比歇夫法浪费时间的因素时间分析五自问利用时间的三原则第七讲:时间分配的管理工具一、WLB3223法1、在工作和生活上投入的时间量分配平衡2、在工作和生活角色中投入程度平衡3、关于生活和工作的满意度平衡4、职场人士每年时间的分配二、四象限法1、列一份计划清单2、绘制矩阵草图3、确定它们的优先顺序及分配计划时间第二部分:计划管理流程的训练第八讲:目标的设定一、找到目标-内外部分析1、五个维度确定目标来源二、目标的科学分解1、由上到下,逐级分解影响目标的关键要素3、措施分解,横向关联三、确定目标的SMART原则1、3个量化指标:时量、数量和质量2、SMART原则3、SMART表述标准用语第九讲:工作计划的制定一、谨慎大胆的授权1、选定需要委派的工作2、选定能够胜任的人3、工作授权4、检查下属的工作进展5、情况验收与奖惩二、项目计划-明晰路线图1、制订项目工作计划的原则2、WBS工作分解结构3、WBS实施技巧4、ARSCI 责任矩阵5、Gantt Chart 甘特图三、确实落地的计划与行动1、分析现状2、确定达标机会与策略3、可以执行落实的行动计划4、明确可以利用的资源第十讲:过程追踪与调整一、树立里程碑1、周期性节点与流程性节点2、关键行为导航图3、项目里程碑二、达成共识,约定检讨1、双方一起确定计划,签字2、按照约定确定进度三、修正偏差-回归轨迹线1、衡量工作进度及其结果2、发现偏差,找出和分析原因3、对下属的工作进行辅导第三部分:管理沟通技巧训练第十一讲:高品质的向上管理沟通技巧一、汇报工作-争取上级反思自己1、要有清晰的汇报结构2、汇报“好”工作的4个技巧3、汇报“差”工作的4个技巧二、提出建议-准备周全尊重上级1、不能伤害上司的自尊心2、灵活运用各种类型的建议3、要给上司留有“补充”的机会第十二讲:高品质的向下管理沟通技巧一、布置工作-明确传达激发信心1、明确负责人、明确验收标准和要求2、明确完成的时间和进度3、及时了解下属的困难和需求二、批评下属-指明问题找出原因1、要批评也要肯定2、注意批评的场合3、要控制好情绪第十三讲:高品质的平级管理沟通技巧一、寻求支持-欲先取之必先予之1、不要“人到用时方恨少”2、适当分些功劳给对方二、化解冲突-消灭萌芽克己双赢1、化解冲突的4个技巧2、冲突解决的4大方式第十四讲:高品质对众管理沟通技巧会议前的重点沟通了解影响结果的关键人员寻找可以影响关键人员的因素关键人员会议前的单独沟通会议的准备和实施会议主题的确定会议主题内容的准备会议主控人及会议的实施会议的结果评估确定关键人的会后态度分析成功或失败的原因确定下次会议要求关注的问题点第四部分:最经济的激励技巧训练第十五讲:最经济的激励原则一、奖胜于罚1、奖罚需要平衡,既要给予快乐,又要给予痛苦2、奖多罚少体现了企业的正气和文化氛围3、奖罚3多3少原则二、复胜于单1、人不同,需要不同-差异化激励2、人同,情境不同,需要不同-动态化激励3、人同,时间不同,需要不同-多元化激励三、心胜于物1、外部激励:自然环境、地方文化、人际关系、事业机遇2、内部激励:必要的利益、企业的前途、组织的风气、上司的魅力3、物质激励:工资、奖金、福利4、心理激励:心理因素、内心动力、工作目标第十六讲:最经济的激励方法一、目标聚焦法1、愿景激励:帮助员工圆梦2、使命激励:让员工体会到责任感3、参与激励:民主让人升华二、言行引导法1、赞美激励:点亮优点2、榜样激励:让更多人学习3、荣誉激励:随时随地三、心门贴近法1、尊重激励:如师长以礼相待2、关爱激励:如家人以情感人3、信心激励:如君子以肚容人信任激励:如心腹委以重任
一、管理者的角色认知
管理者在组织中承担着多重角色,理解这些角色对于有效工作计划的制定至关重要。
- 承上启下:管理者需要明确上级的目标,并与下属达成共识,确保目标的传递和落实。
- 育人为先:优秀的管理者应当成为员工的教练,帮助他们成长,而不是单纯的监工。
- 协同共赢:在同级之间,管理者需学会换位思考,增强团队的协作能力。
- 外部角色:管理者还需了解外部合作伙伴的需求,以维持良好的合作关系。
通过对自身角色的深入理解,管理者能够更好地进行工作计划的制定,确保各项工作有序进行。
二、时间管理与工作计划的关系
时间管理是制定有效工作计划的前提。管理者需要掌握时间排序和分配的技巧,以提高工作效率和目标达成率。
- 优先级排序:将任务进行优先级排序,明确哪些工作是最重要的,哪些可以延后。
- 时间回顾:定期回顾时间的使用情况,发现时间浪费的因素,及时调整计划。
- 平衡工作与生活:合理分配工作与生活的时间,确保在高效工作的同时保持生活的质量。
通过有效的时间管理,管理者能够更好地规划工作计划,避免因时间不够而导致工作的延误或质量下降。
三、制定工作计划的基本流程
在制定工作计划时,管理者需要遵循一定的流程,以确保工作计划的科学性和可执行性。
- 目标设定:根据内部和外部环境进行分析,设定SMART原则的目标,确保目标的具体、可衡量、可达成、相关性强和时限明确。
- 工作分解:将大目标分解为小任务,采用WBS(工作分解结构)的方法,明确每个任务的责任人和完成时间。
- 资源配置:明确完成各项任务所需的资源,包括人力、物力和财力等,确保计划的可执行性。
- 行动计划:制定详细的行动计划,明确每一步的执行标准和进度要求。
通过以上流程,管理者可以制定出切实可行的工作计划,为团队的工作提供清晰的方向。
四、过程追踪与调整
计划的制定并不是工作的终点,过程中的追踪与调整同样重要。管理者需定期检查工作进展,发现偏差并及时调整。
- 设定里程碑:在工作计划中设定关键节点,定期检查进度,确保各项工作按时完成。
- 达成共识:与团队成员一起确认计划的执行情况,确保每位成员都了解当前进度和存在的问题。
- 修正偏差:对照计划与实际进展,发现并分析原因,及时进行纠正,确保目标的实现。
通过有效的过程追踪与调整,管理者可以确保工作计划的实施更为顺利与高效。
五、高品质的沟通技巧
沟通是工作计划顺利执行的关键要素。管理者需要掌握高品质的沟通技巧,以确保信息的准确传递。
- 向上沟通:汇报工作时要有清晰的结构,确保上级能够快速理解工作进展和遇到的问题。
- 向下沟通:布置工作时需明确责任、要求和时间,激励下属积极参与工作。
- 平级沟通:在同级之间,寻求支持和化解冲突的能力至关重要,需保持良好的沟通氛围。
通过高效的沟通,管理者能够推动工作计划的实施,促进团队的协作与信息共享。
六、激励机制的建立
有效的激励机制能够提升员工的积极性,从而提高工作计划的执行力。管理者需了解不同的激励方式,选择最适合团队的激励策略。
- 奖胜于罚:在激励机制中,适当的奖励能够激发员工的工作热情,使他们更愿意为工作目标付出努力。
- 心胜于物:除了物质奖励,心理上的认同和尊重同样重要,能够增强员工的归属感和责任感。
- 动态化激励:根据员工的不同需求,提供个性化的激励方案,确保激励措施的有效性。
通过建立科学合理的激励机制,管理者可以有效提升团队的凝聚力与战斗力,确保工作计划的顺利实施。
结语
在当今竞争激烈的商业环境中,工作计划的制定与实施是每位管理者必须掌握的重要技能。通过深入理解管理者的角色、有效的时间管理、科学的计划流程、过程追踪与调整、高品质的沟通及合理的激励机制,管理者能够提升团队绩效,实现组织目标。未来的企业管理者需要不断学习新知识、新方法,提升自身的管理水平,以适应日益变化的市场需求。
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