袁沐风：高效沟通 ——项目管理人员的关键沟通场景技能提升

课程背景：

高效沟通在项目管理中起着至关重要的作用，项目管理人员常见的沟通问题包括：

• 缺乏明确的项目目标和任务理解，导致项目成员不理解任务
• 沟通渠道不畅通，出现信息丢失、误解或错误的情况
• 没有适当的项目状态汇报技巧，导致无法清晰了解项目进展和风险，引发不满和误解
• 缺乏有效的沟通技巧，导致沟通障碍和误解常有发生
• 没有有效的沟通反馈机制，导致信息断层和沟通失效
• 跨国或跨文化项目的文化和语言差异，导致沟通障碍和误解的发生

这些是项目管理中常见的沟通问题，项目管理人员作为项目团队的核心和沟通枢纽，需要具备一系列关键的沟通场景技能，以确保项目顺利推进、达到预期目标。

本课程旨在帮助项目管理人员提升沟通技巧，有效应对项目管理中的关键沟通场景。通过理论讲解、案例分析和实践演练，学员将学习如何在指派任务、任务过程管控、变更管理、项目评审会议、向关键干系人汇报、团队协作和问题解决等场景中进行高效沟通，从而提高项目管理的效率和成果，并增强与项目团队成员、项目发起人以及其他相关方的合作关系，从而推动项目成功的实现。

课程时间：2天，6小时/天

课程对象：适用于各领域专业人士，无论是否具备项目管理经验或担任过项目经理角色等

授课方式：范例分享、现场演练、小组讨论、引导式建构主义教学

课程收益：

1. 掌握高效的项目任务接收技巧，减少误解和沟通障碍
2. 掌握正确指派任务给项目成员的技巧，减少项目任务返工
3. 掌握项目过程管控的技巧，减少项目执行中的偏差和风险
4. 掌握有效管理变更的沟通技巧，减少变更对项目的影响，并确保变更的顺利实施。
5. 掌握定期汇报技巧，提供有价值信息给项目发起人，增加项目发起人的信任和支持
6. 掌握团队协作和问题解决的沟通技巧，提高项目团队的合作能力，减少冲突和摩擦

课程模型：项目管理全过程图

课程中涉及使用的表单：

1. 《项目任务接受五步法》实操表单
2. 《项目指派任务六步法》实操表单
3. 《项目过程管控之汇报》实操表单

课程大纲

课程导入

【范例分享】一次婚庆的筹备到交付、一次房子的装修

职场箴言：项目管理是人人必备技能，人人都是项目经理

1.项目管理全过程

（1）项目管理五大过程组

（2）一次典型的项目任务实施到成果交付

2.非项目经理的项目管理的技能修炼

（1）第一讲：奠定基石，正确认知沟通能力是项目管理人员的核心能力

（2）第二讲：项目任务接收，高效接收项目发起人的需求的技巧

（3）第三讲：项目任务指派，正确指派任务给项目成员的技巧

（4）第四讲：项目过程管控，确保项目执行不走歪（不返工）的技巧

（5）第五讲：变更管理沟通，有效管理项目变更的技巧

（6）第六讲：项目定期汇报，提供有价值信息给项目发起人的技巧

第一讲：奠定基石，正确认知沟通能力是项目管理人员的核心能力

1.项目沟通：项目管理人员80%的时间都是在沟通

2.沟通在项目管理中的重要性

3.常见沟通场景

（1）项目任务接收沟通;（2）项目任务指派沟通;（3）项目过程管控沟通;

（4）变更管理沟通;（5）项目状态定期汇报;（6）团队协作和问题解决沟通

第二讲：项目任务接收，高效接收项目发起人的需求的技巧

（一）案例导入

【案例导入】SHUIJING的故事及原因分析

【案例讲解】听听樊登解读日本人接受任务的关键点

【角色扮演】怎么接受项目发起人下达的任务

（二）接受任务的基本功——五步法

1.如何接受任务

【工作技巧】6W3H记录法

【课堂实操】使用6W3H记录接受任务的关键点

2.接受任务五步法

①被召唤时→②认真记录→③确认事实→④全面复述→⑤询问疑问

3.接受任务的实操要点

（1）接受任务时的常提的5个问题

（2）接受任务时复述的4个好处

（3）项目发起人意图不明确的4个处理技巧

a.当场确认；b.复述引导更多信息；c.运用任务计划的再次确认；d.运用中间汇报来再次确认

4.接受任务没到位的原因分析

（1）项目发起人没说清原因分析与4个处理技巧

（2）项目管理人员没听懂原因分析与3个处理技巧

（三）接受任务的常见典型场景处理技巧

1.接受任务的6个典型场景分析

（1）集体会议（2）单独谈（3）电话（4）微信（5）邮件（6）让别人传达给项目管理人员

2.通过微信群接受项目发起人的任务

3.巧妙拒绝项目发起人的任务

【视频】项目发起人布置任务时没表达清楚怎么办

【采取行动】接受任务五步法

第三讲：项目任务指派，正确指派任务给项目成员的技巧

（一）指派任务导入

1.项目那么多返工的原因分析

2.真实视频案例分享

【案例分析】项目经理的任务意图是什么

3.典型职场管理场景

【案例分析】听听樊登解读日本人指派任务

【角色扮演】怎么指派任务给项目成员

【课堂讨论】项目管理中的返工现象是如何造成的

（二）项目管理的基本功——指派任务六步法

1.指派任务六步法

【实操演练】给项目成员指派任务

①明确任务→②交付标准→③汇报要求→④询问疑问→⑤全面复述→⑥探寻方案

2.指派任务时实操要点

（1）指派任务时的常提的8个问题

（2）指派任务时复述的4个好处

（3）指派任务时确保对方明白任务意图的2个技巧

4.小结

【采取行动】指派任务六步法

（1）应用“参与式”指派任务

（2）应用“指派任务六步法”技巧

（3）应用“指派任务”时的常见提问技巧

【箴言】你把希望对方办的事交代越清楚，对方办理的结果越贴近你的目标

第四讲：项目过程管控，确保项目执行不走歪（不返工）的技巧

（一）导入：汇报在在职场中的现状

1.职场典型场景

【案例分析】月度任务没完成是谁的问题

【案例分析】项目管理人员有指示时项目成员该如何做

2.职场汇报的2大现状

3.项目管理人员对项目成员的汇报现状的三大烦恼

（1）不来汇报——项目成员不来汇报

（2）空手来汇报——项目成员来汇报只讲问题，没有对策

（3）干完才来汇报——项目成员擅自行动，不懂得事前该来请示

（二） 正确认识汇报

1.什么是汇报

2.项目管理人员期望的汇报

（1）结果汇报：只是60分的汇报

（2）中间汇报：能让项目管理人员满意的汇报

（三）明确汇报时机：中间汇报（WHEN）

1.为什么要中间汇报

【案例分析】小明的工作事项

【课堂讨论】小明怎样汇报才让管理者才放心？

2.中间汇报的时间选择

（1）工作开始时要报计划，让项目管理人员知情安心

（2）一切正常时要报进展，让项目管理人员知道状态

（3）工作进行中要报信息，与项目管理人员共享环境

（4）遇到问题时要报方法，和项目管理人员商讨对策

（5）有所变更时要报预测，让项目管理人员了解走向

（6）去汇报时要先说结果，避免让项目管理人员焦虑

（7）项目管理人员问及时才报过程，让TA知道细节

（8）工作结束后多报感想，和项目管理人员共享心得

3.需要向项目管理人员做中间汇报的6个场合

4.项目成员怠于汇报的9种心态分析

5.让项目成员汇报的好处

（四）工作汇报中，项目管理人员期待得到什么

1.项目管理人员需要项目成员持续汇报的原因

（1）项目管理人员对项目成员所有工作承担终极责任

（2）对员工输出不放心

（3）项目管理人员对工作状态需要尽在掌控中

2.小结

【采取行动】能让项目管理人员满意的汇报是如何达成的

第五讲：变更管理沟通，有效管理项目变更的技巧

1.变更请求的识别和记录

（1）变更评估和分析

（2）变更批准和实施

（3）变更跟踪和控制

（4）项目管理人员的角色与责任

2.变更管理计划的制定

（1）相关方参与和沟通

（2）风险评估和管理

3.变更管理中定期汇报

（1）清晰和明确地传达变更信息

（2）运用有效的非语言沟通技巧

（3）变更管理的有效监控

【案例分析】真实案例中的变更管理沟通问题

【工具】变更管理的记录表单

第六讲：项目状态定期汇报，提供有价值信息给项目发起人的技巧

1.定期更新进展

（1）确定适当的汇报频率，如每周、每月或每季度

（2）确保汇报内容准确、实时和完整

（3）遵守汇报时间表并及时更新项目发起人

2.强调项目的价值和成果

（1）高亮项目的成果和达到的里程碑

（2）阐明项目对组织和业务目标的贡献

（3）强调项目的价值，包括效益、成本节约和风险管理

3.提供问题和挑战的解决方案

（1）识别项目遇到的问题和挑战

（2）提供解决方案和改进计划

（3）寻求项目发起人的反馈和支持

4.提供行动计划和下一步的建议

（1）提供下一阶段的计划和行动项

（2）阐明项目的优先事项和关键任务

（3）提供建议和寻求项目发起人的指导

【采取行动】能让项目关键干系人满意的汇报是如何达成的

课程回顾

1.总结

2.课后转化：后续落实措施

3.答疑解惑

说明：课程内容可根据客户需求调整